4.6.3 计划
引用
变更摘要
自 1987 年以来《项目管理标准》一直代表着基于过程的项目管理标准《 PMBOK 指南》中包含的《项目管理标准》与一系列业务过程有关的项目管理准则和职能相保持一致。这些业务过程支持以下持续且可预测的实践:
▶ 可被记录;
▶ 通过这些实践可对过程的绩效作出评估;
▶ 通过这些实践可对过程做出改进,从而最大化效率并最小化威胁。
在支持良好实践方面,虽然这些做法是有效的,但从本质上看,基于过程的项目管理标准是规定性的。随着项目管理在按比以往更快的速度发展,过去基于过程导向的版本难以为继,无法反映价值交付的整个大环境。因此,本版指南转而采用基于原则的标准,为有效的项目管理提供支持,并更多地关注预期成果,而非可交付物。
在本版标准部分逐步发展过程中,来自全球各地不同行业和组织、担任不同职位、实施不同类型项目的从业者为该标准的草案编撰贡献了力量,并/或提供了反馈意见。此外,参与第 7 版《 PMBOK 指南》编写的各位负责人和工作人员还审阅了其他知识体系和专注于项目管理的著作,来探究这些资料中蕴含的有关项目管理原则的概念。这些共同的努力凸显了各界对我们的强有力支持,为我们确认本版指南中的指导原则以适用于项目管理涉及的整个范围提供了支持。
迄今为止,全球项目管理界已认同应将该标准转变为一份原则声明。这些原则声明充分体现并总结了项目管理实践的公认目标及其核心功能。这些原则声明还提供了广泛的参考因素,项目团队能够在这些参考因素范围内开展工作,并提供众多方法来契合这些原则的意图。
借助这些原则声明,PMI 提供了整个价值交付环境中有效的项目管理方法:从预测型到适应型,以及中间的各种方法。这些基于原则的方法还与《项目集管理标准(第 3 版和第 4 版)和《项目组合管理标准》(第 4 版)的发展保持一致《项目组合、项目集和项目的风险管理标准》和《收益实现管理:实践指南》,这两个标准是全球主题专家团队基于原则的方法开发的新产品的代表。
本版《项目管理标准》或《项目管理知识体系指南》中的任何内容都不否定与过去版本中基于过程的方法的一致性。对于指导其项目管理能力、调整其方法论并评估其项目管理能力,很多组织和从业人员仍然认为基于过程的方法非常有用。这种方法与新版本的内容仍是相关的。
本版《 PMBOK 指南》的另一个重要变化是从系统视角论述项目管理。这一转变始于将系统视角的价值交付作为《项目管理标准》的一部分,并继续呈现《 PMBOK 指南》的内容。该“价值交付系统”部分改变了原有视角,即从项目组合、项目集和项目治理到重点关注将它们与其他业务能力结合在一起的价值链,再进一步推进到组织的战略、价值和商业目标。在项目管理的背景下《项目管理标准》和《 PMBOK 指南》强调,项目不只是产生输出,更重要的是要促使这些输出推动实现成果,而这些成果最终会将价值交付给组织及其干系人。
这种系统视角反映了从过去版本的《 PMBOK 指南》中的“知识领域”转变为八个绩效域。绩效域是一组对有效地交付项目成果至关重要的相关活动。总的来说,绩效域所代表的项目管理系统体现了彼此交互、相互关联且相互依赖的管理能力,这些能力只有协调一致才能实现期望的项目成果。随着各个绩效域彼此交互和相互作用,变化也会随之发生。项目团队要有整体系统思维的意识,不断审查、讨论、适应并应对这些变化,而非只是关注发生变化的具体绩效域。遵照《项目管理标准》中的“价值交付系统”这一概念,团队会通过以成果为中心的测量指标,而非按照各个过程或生成的工件、计划等来对各绩效域中的有效绩效作出评估。
原先版本的《 PMBOK 指南》强调必须对项目管理方法进行裁剪,使之适应于各项目的独有特征及其运行背景。第 6 版明确包括了相关考虑因素,以帮助项目团队思考如何对其项目管理方法进行裁剪。这些内容包含在各知识领域章节的前言部分,同时介绍了各类项目环境的考虑因素。本版《 PMBOK 指南》特设“裁剪”一章,对这项内容作出了进一步阐述。
本版指南新增了“模型、方法和工件”一章,为支持项目管理提供了高层级组合的模型、方法和工件。
这一章中有原先版本指南中为项目管理提供支持的工具、技术和输出的链接,但对团队应在何时、如何使用哪种工具未做出规定。
最后一个变化反映了《 PMBOK 指南》发行史上最重要的创新,即推出了 PMIstandards+™ 这一交互式数字平台,该平台融合了当下、新兴和未来的实践、方法、工件及其他有用的信息。这些数字内容更好地反映了项目管理知识体系的动态性PMIstandards+ 向项目管理从业人员和其他干系人提供了更加丰富、范围更加广泛的信息和资源,这些信息和资源能够更加快速地顺应项目管理领域中的发展和变化。这些内容根据行业板块、项目类型或其他特征阐述了具体实践、方法或工具如何适用于具体的项目PMIstandards+首先介绍了《 PMBOK 指南》第 6 版的输入、工具和技术以及输出,同时会继续纳入支持项目管理发展的新资源。展望未来《项目管理标准》和 《 PMBOK 指南》的用户可以在 PMIstandards+ 中找到补充印刷版出版物的丰富信息。
下图说明了项目《项目管理标准》的修订内容,以及《 PMBOK 指南》从第 6 版到第 7 版的变化,此外还有与 PMIstandards+ 数字平台的连接。
修订了《项目管理标准》 ,并将《 PMBOK 指南》和 PMIstandards+ 数字内容平台从第 6 版过渡到第 7 版
2.4.1 内部环境
组织的内部因素可能来自组织自身、项目组合、项目集、其他项目或这些来源的组合。它们包括工件、
实践或内部知识。知识包括从先前项目吸取的经验教训和已完成的工件。示例包括(但不限于):
▶ 过程资产。过程资产可能包括工具、方法论、方法、模板、框架、模式或 PMO 资源。
▶ 治理文件。此文件包括政策和流程。
▶ 数据资产。数据资产可能包括以前项目的数据库、文件库、度量指标、数据和工件。
▶ 知识资产。知识资产可能包括项目团队成员、主题专家和其他员工的隐性知识。
▶ 安保和安全。安保和安全措施可能包括针对设施访问、数据保护、保密级别和专有秘密的程序和实践。
▶ 组织文化、结构和治理。组织的这些方面包括愿景、使命、价值观、信念、文化规范、领导力风格、等级制度和职权关系、组织风格、道德和行为规范。
▶ 设施和资源的地理分布。这些资源包括工作地点、虚拟项目团队和共享系统。
▶ 基础设施。基础设施包括现有设施、设备、组织和电信通道、信息技术硬件、可用性和功能。
▶ 信息技术软件。示例包括进度计划软件、配置管理系统、在线自动化系统的网络接口、协作工具和工作授权系统。
▶ 资源可用性。示例包括签订合同和采购制约因素、获得批准的供应商和分包商以及合作协议。与人员和材料相关的可用性包括签订合同和采购制约因素、获得批准的供应商和分包商,以及时间线。
▶ 员工能力。示例包括通用和特定的专业知识、技能、能力、技术和知识。
3.1 成为勤勉、尊重和关心他人的管家
图 3-2. 成为勤勉、尊重和关心他人的管家
在不同的环境中,管家式管理 (stewardship) 的含义和应用会略有不同。管家式管理一方面涉及被委托看管某项事物,另一方面侧重于以负责任的方式规划、使用和管理资源,还有一方面是维护价值观和道德。
管家式管理包括在组织内部和外部的职责。在组织内,管家式管理包括:
▶ 运营时要做到与组织及其目标、战略、愿景、使命保持一致并维持其长期价值;
▶ 承诺并尊重项目团队成员的参与,包括薪酬、机会获得和公平对待;
▶ 勤于监督项目中使用的组织资金、材料和其他资源;
▶ 了解职权、担责和职责的运用是否适当(特别是身居领导岗位时)。组织外部的管家式管理包括在以下领域的职责:
▶ 环境可持续性以及组织对材料和自然资源的使用;
▶ 组织与外部干系人(例如其合作伙伴和渠道)的关系;
▶ 组织或项目对市场、社会和经营所在地区的影响;
▶ 提升专业化行业的实践水平。
管家式管理反映了对信任的理解和接受度以及产生和维持信任的行动和决定。管家既需遵守明确的职责,也需要遵守隐含的职责。这些职责可能包括以下方面:
▶ 诚信。管家在所有参与和沟通中都应做到诚实且合乎道德。管家需秉持最高标准,并反映组织员工所应坚守的价值观、原则和行为。管家作为楷模,并通过在其参与、工作活动和决策中践行和展现个人和组织价值观来建立信任。在项目管理背景下,这一职责通常要求管家建议团队成员、同职级人员和其他干系人考虑他们的言行、展现同理心、进行自我反思并乐于接受反馈。
▶ 关心。管家是其负责的组织事务的受托人,他们会认真监督这些事务。具有高绩效项目的专业人士总是会在严格规定的责任范围外也这样做。管家需密切关注这些事务,且需达到对个人事务相同的关心程度“关心”涉及与组织内部业务相关的事务。组织政策和原则应反映对环境和自然资源可持续利用的关心以及对全球公众状况的关切。项目带来的变化可能会有意想不到或不想要的后果。项目从业者应识别、分析和管理项目成果的潜在负面影响,以便干系人注意到并告知相关情况。“关心”包括营造透明的工作环境、开放的沟通渠道以及让干系人有机会在不受惩罚或不害怕遭到报复的情况下提出顾虑。
▶ 可信。管家需在组织内外准确地说明自己的身份、角色、所在项目团队及其职权。这种行为使人们能够了解个人在多大程度上可以投入资源、做出决策或批准某件事。可信还要求个人主动识别个人利益与其组织或客户利益之间的冲突。此类冲突可能会削弱信任和信心,导致不道德或非法行为,造成混乱或带来次优的成果。管家需保护项目免受此类失信行为的影响。
▶ 合规。管家需遵守其组织内外得到适当授权的法律、规则、法规和要求。但高绩效项目会寻求通过各种方法将合规性更充分地融入项目文化,从而与可能相互冲突的各种准则更好地保持一致性。
管家需努力遵守旨在保护他们及其组织、干系人和广大公众的准则。如果管家在行动或计划是否符合既定准则方面遇到了相互冲突的准则或问题,他们需要寻求适当的建议和指导。管家式管理需要以透明且可信赖的方式进行领导。项目会影响到交付项目的人员以及受项目可交付物和成果影响的人员的生活。项目可以产生某些效果,例如缓解交通堵塞、生产新药物或为人们创造互动机会。这些效果可能会产生负面的影响和后果,例如绿地减少、药物副作用或个人信息泄露。项目团队及其所在组织的领导应仔细考虑这些因素和影响,以便他们可以通过权衡组织和项目目标与全球干系人更大的需求和期望来做出负责任的决定。
越来越多的组织从整体角度看待业务,它们会同时而不是按顺序考虑财务、技术、社会和环境绩效。由于世界现在比以往任何时候都更加相互关联,而且面临有限的资源和共同的环境,因此管家式管理的决策会有超出项目之外的影响。
3.3 有效地干系人参与
图 3-4. 有效地干系人参与
干系人可能是能影响项目组合、项目集或项目的决策、活动或成果的个人、群体或组织,以及会受或自认为会受这些决策、活动或成果影响的个人、群体或组织。干系人还以积极或消极的方式直接或间接影响项目,及其绩效或成果。
干系人可以影响项目的许多方面,包括,但不限于:
▶ 范围 / 需求 — 通过表明需要增加、调整或删除范围和/或项目需求的要素;
▶ 进度 — 通过提出加快交付的想法,或者放慢或停止交付关键项目活动;
▶ 成本 — 通过帮助减少或取消计划支出,或者增加会提高成本或需要额外资源的步骤、需求或限制;
▶ 项目团队 — 通过限制或允许接触具备交付预期成果所需技能、知识和经验并可推动学习型文化的人员;
▶ 计划 — 通过为计划提供信息,或倡导对商定的活动和工作作出变更;
▶ 成果 — 通过开展或阻止实现为期望成果所需的工作;
▶ 文化 — 通过建立或影响甚至定义项目团队和更广泛组织参与的程度和特点;
▶ 收益实现 — 通过制定和确定长期目标,从而使项目交付预期的确定价值;
▶ 风险 — 通过界定项目的风险临界值,并参与后续的风险管理活动;
▶ 质量 — 通过识别和要求提供质量需求;
▶ 成功 — 通过定义成功因素并参与对成功的评估。
在项目的整个生命周期内,干系人可能会参与进来,也可能会退出。此外,随着时间的推移,干系人的利益、影响或作用可能也会有所变化。干系人(特别是那些影响力高且对项目持不赞同或中立观点的干系人)
需要有效地参与进来,以便项目团队了解他们的利益、顾虑和权利。然后,项目团队可以通过有效参与和支持来应对这些顾虑,这样就可能会成功地实现项目成果。
从项目开始到结束,识别、分析并主动争取干系人参与有助于项目取得成功。
项目团队是一组干系人。这些干系人会与其他干系人互动,以理解、思考、沟通并回应他们的利益、需要和意见。
有效果且有效率的参与和沟通包括确定干系人想要或应该进行参与的方式、时间、频率和情形。沟通是参与的关键部分,但深入的参与可让人了解他人的想法,吸收其他观点以及协同努力制定共同的解决方案。参与包括通过频繁的双向沟通建立和维持牢固的关系。它鼓励通过互动会议、面对面会议、非正式对话和知识共享活动进行协作。
干系人参与在很大程度上依赖于人际关系技能,包括积极主动、正直、诚实、协作、尊重、同理心和信心。这些技能和态度可以帮助每个人适应工作和彼此适应,从而增加成功的可能性。
参与有助于项目团队发现、收集和评估信息、数据和意见。这可形成共识和一致性,从而实现项目成果。此外,这些活动还有助于项目团队对项目进行裁剪,以识别、调整和应对不断变化的环境。
在整个项目进行期间,项目团队会积极让其他干系人参与,以最小化潜在消极影响并最大化积极影响。除了提高干系人满意度外,让干系人参与还使项目团队有机会取得更出色的项目绩效和成果。最后,其他干系人的参与有助于项目团队找到更能为更广泛的干系人接受的解决方案。
3.4 聚焦于价值
图 3-5. 聚焦于价值
价值(包括从客户或最终用户的角度看的成果)是项目的最终成功指标和驱动因素。价值聚焦于可交付物的成果。项目的价值可以表示为对发起组织或接收组织的财务贡献。价值也可以是对所取得的公共利益的测量,例如,社会收益或客户从项目结果中所感知到的收益。当项目是项目集的组件时,项目对项目集成果的贡献可以表示为价值。
许多项目(尽管不是所有项目)都是基于商业论证而启动。也可能由于任何确定的交付需要,或者修改流程、产品或服务(如合同、工作说明书或其他文件)的需要而启动项目。在所有情况下,项目的目的就是提供预期成果,该成果通过有价值的解决方案满足需要。商业论证可以包含有关战略一致性、风险敞口评估、经济可行性研究、投资回报率、预期关键绩效测量、评估和替代方法的信息。商业论证可以从定性或定量的方面,或者同时从这两方面来说明项目成果的预期价值贡献。商业论证至少包含以下支持性和相互关联的要素:
▶ 商业需要。商业为项目提供理由,并解释为什么开展该项目。它源于初步的业务需求,这些需求反映在项目章程或其他授权文件中。商业需要提供了有关商业目的和目标的详细信息,它可能针对执行组织、客户组织、组织的合伙方或公共福利。明确说明商业需要有助于项目团队了解未来状态的商业驱动因素,并使项目团队能够识别机会或问题,从而提高项目成果的潜在价值。
▶ 项目理由。项目理由与商业需要相关。它解释了为什么商业需要值得投资以及为什么在此时应该满足商业需要。项目理由会附有成本效益分析和假设条件。
▶ 商业战略。商业战略是开展项目的原因,所有需要都与实现价值的战略相关。
除了收益和可能的协议之外,商业需要、项目理由和商业战略一起为项目团队提供信息,使他们能够做出知情决策,以达到或超过预期的商业价值。
在整个项目期间,应清晰描述、以迭代方式评估并更新期望成果。在项目生命周期内,项目可能会发生变更,然后项目团队会作出应对调整。项目团队会根据期望的输出、基准和商业论证不断评估项目进展情况和方向,以确定该项目仍与商业需要保持一致,并将交付预期成果。另外,干系人可以更新商业论证以获取机会,或者将项目团队和其他干系人确定的问题最小化。如果项目或其干系人不再与商业需要保持一致,或者如果项目似乎不可能提供预期价值,则组织可以选择终止此项投入。
价值是指某种事物的作用、重要性或实用性。价值具有主观性,从某种意义上说,同一个概念对于不同的人和组织具有不同的价值。之所以会发生这种情况,是因为所谓的收益取决于组织战略,包含从短期财务收益、到长期收益、甚至是非财务要素。由于所有项目都有一系列干系人,因此必须考虑为每个干系人群体产生的不同价值,并将这些价值与整体价值进行平衡,同时优先考虑客户价值。
在某些项目的背景下,可能存在不同形式的价值工程,这些价值工程可以将客户、执行组织或其他干系人的价值最大化。这方面的一个示例包括在可接受的风险敞口的情况下交付所需的功能和质量水平,同时尽可能少地使用资源,并避免浪费。有时,特别是在没有预先确定范围的适应型项目中,项目团队可以与客户共同努力,确定哪些功能值得投资,哪些功能可能缺乏足够的价值,无需增加到输出之中,从而优化价值。
为了支持从项目中实现价值,项目团队可将重点从可交付物转到预期成果。这样做可以让项目团队实现项目的愿景或目标,而不是简单地创建特定可交付物。虽然可交付物可能会支持预期的项目成果,但它可能无法完全实现项目的愿景或目标。例如,客户可能需要某一特定的软件解决方案,因为他们认为该解决方案可以满足提高生产力这一商业需要。软件是项目的输出,但软件本身并不能实现预期的生产力成果。在这种情况下,增加一项新的可交付物,即提供使用软件的培训和教练,就可以实现更好的生产力成果。如果项目的输出未能提高生产力,干系人可能会认为项目已经失败。因此,项目团队和其他干系人都应该了解可交付物及其预期成果。
项目工作的价值贡献可能是一种短期或长期的测量。由于价值贡献可能与运营活动的贡献相混合,因此很难将其分开。当项目是项目集的一个组件时,也可能需要在项目集层级对价值作出评估,以便以适当的方式对项目进行指导。可靠的价值评估应考虑项目输出的全部背景和整个生命周期。虽然价值会随着时间的推移而实现,但有效的过程可以帮助早日实现收益。通过有效率且有效果地实施项目,项目团队可以展示或实现诸如优先交付、更好的客户服务或改善工作环境等成果。通过与负责将项目可交付物投入使用的组织领导者合作,项目领导者可以确保可交付物能够实现所计划的成果。
3.5 识别、评估和响应系统交互
项目生命周期中项目阶段的类型和数量取决于许多变量,其中主要是交付节奏和开发方法(如上所述)。生命周期中阶段的示例包括:
▶ 可行性阶段。此阶段会确定商业论证是否有效以及组织是否有能力交付预期成果。
▶ 设计阶段。通过规划和分析,可以设计将要开发的项目可交付物。
▶ 构建阶段。通过整合的质量保证活动实施构建可交付物。
▶ 测试阶段。在移交、上线或客户验收之前,会对可交付物进行最终质量审查和检查。
▶ 部署阶段。项目可交付物投入使用,而且持续稳定、实现收益和组织变革管理所需的移交活动均已完成。
▶ 收尾阶段。项目收尾了,要存档项目知识和工件,解散项目团队成员,并关闭合同。
项目阶段通常设有阶段关口,以便在进入下一阶段之前检查是否已达到预期成果或满足当前阶段的退出标准。退出标准可能与可交付物、合同义务、满足特定绩效目标或其他有形措施的验收标准密切相关。
图 2-9 显示了各个阶段依次完成的生命周期。这种类型的生命周期与预测型开发方法非常匹配,因为每个阶段只进行一次,每个阶段都侧重于某一特定类型的工作。但有些情况(例如增加范围、需求变化或市场变化)则会导致某些阶段重复进行。
图 2-9. 预测型生命周期示例
图 2-10 显示了一个采用增量型开发方法的生命周期。本示例中显示了由计划、设计和构建组成的三次迭代。每个后续的构建都将在初始构建上增加功能。
图 2-10. 采用增量型开发方法的生命周期
图 2-11 显示了一个采用适应型开发方法的生命周期。在每次迭代(有时称为“冲刺”)结束时,客户会对具有功能性的可交付物进行审查。在审查时,关键干系人会提供反馈,项目团队会更新项目待办事项列表,以确定下一次迭代中特性和功能的优先级。
图 2-11. 采用适应型开发方法的生命周期
可对此方法做出调整,以便在持续交付情况下使用此方法,具体如第 2.3.2 节(交付节奏)所述。
有几种适应型方法论(包括敏捷方法)会进行基于工作流的进度规划,这种进度规划不会采用生命周期或阶段的概念。此举的一个目标是根据资源能力、材料和其他输入优化交付流程。另一个目标是最大限度地减少时间和资源浪费,并优化过程效率和可交付物的产出量。采用这些实践和方法的项目通常采用在精益和准时制(JIT)中使用的看板进度规划系统。
3.9 驾驭复杂性
图 3-10. 驾驭复杂性
项目是由相互作用的要素组成的系统。复杂性是由于人类行为、系统行为和模糊性而难以管理的项目或其环境的特征。交互的性质和数量决定了项目的复杂程度。复杂性源于项目要素、项目要素之间的交互以及与其他系统和项目环境的交互。虽然复杂性无法控制,但项目团队可以对其活动作出调整,以应对复杂性造成的影响。
项目团队通常无法预见复杂性的出现,因为它是风险、依赖性、事件或相互关系等许多因素交互的结果。另外,一些原因可能交汇在一起,产生单一的复杂影响,这使得很难分离出造成复杂性的特定原因。
项目复杂性是由项目和整个项目系统中的单个要素造成的。例如,项目的复杂性可能会随着更大数量和多样性的干系人(例如监管机构、国际金融机构、多个供应商、多个专业分包商或当地社区)而加深。这些干系人可以单独或共同对项目的复杂性产生重大影响。
一些更常见的复杂性来源包括:
▶ 人类行为。人类行为是人的行为、举止、态度和经验的相互作用。主观因素(例如与项目目的和目标相冲突的个人议程)的引入也可能会使人类行为的复杂性加深。位于偏远地区的干系人可能地处不同的时区,讲不同的语言,遵守不同的文化规范。
▶ 系统行为。系统行为是项目要素内部和项目要素之间动态相互依赖的结果。例如,不同技术系统的集成可能会导致威胁,从而影响项目的成果和成功。项目系统各组件之间的交互可能导致相互关联的风险,造成新出现或不可预见的问题,并产生不清晰和不相称的因果关系。
▶ 不确定性和模糊性。模糊性是一种不清晰、不知道会发生什么情况或如何理解某种情况的状态。选项众多或不清楚哪个是最佳选项可能会导致模糊性。不清晰或误导性事件、新出现的问题或主观情况也可能会导致模糊性。不确定性是指缺乏对问题、事件、要遵循的路径或要追求的解决方案的理解和认识。它涉及替代行动、反应和成果的概率,其中包括未知的未知和黑天鹅事件,它们是完全超出了现有的知识或经验的新兴因素。在复杂的环境中,不确定性和模糊性可以混合在一起,使因果关系模糊,以至于概率和影响定义不清。不确定性和模糊性很难降低到使因果关系可以很好定义并加以有效处理的程度。
▶ 技术创新。技术创新可能导致产品、服务、工作方式、流程、工具、技术、程序等的颠覆。台式电脑和社交媒体的出现是技术创新的范例,它们从根本上改变了项目工作的执行方式。新技术及其使用方式存在的不确定性会增加复杂性。创新有可能有助于项目产生解决方案,但若与其有关的不确定性未得到确定,则可能会导致项目混乱,从而使复杂性增加。
复杂性可能会出现在任何领域和项目生命周期的任何时点,并使项目受到影响。通过持续关注项目组件和整个项目,项目团队可以留意出现复杂性的迹象,从而识别贯穿整个项目的复杂性要素。如能了解系统思考、复杂的自适应系统、过往项目工作的经验,项目团队就能增强驾驭复杂性的能力。如能警惕出现复杂性的迹象,项目团队就能够调整自己的方法和计划,驾驭潜在的混乱,以有效地交付项目。
3.11 拥抱适应性和韧性
图 3-12. 拥抱适应性和韧性
大多数项目在某个阶段都会遇到挑战或障碍。如果项目团队开展项目的方法同时具备适应性和韧性,则有助于项目适应各种影响并蓬勃发展。适应性是指应对不断变化的情形的能力。韧性由两个具有互补性的特质组成:吸收冲击的能力和从挫折或失败中快速恢复的能力。适应性和韧性是任何开展项目的人员应具备的有益特征。
项目很少会按最初的计划执行。项目会受到内部和外部因素(新需求、问题、干系人影响等因素)影响,这些因素存在于一个有各种相互作用的系统中。项目中的某些要素可能会失败或达不到预期,这需要项目团队重新组合、重新思考和重新规划。例如,在基础设施项目中,法院在项目执行期间的裁决可能会导致设计和计划的变更。在技术项目中,技术方面的电脑化模型可能会显示各个组件可以正常协同工作,但它们在实际应用时却发生故障。在这两个案例中,项目团队都需要应对此情形,以便推进项目。有一种观点认为,项目应严格遵守早期阶段的计划和承诺,即使在出现新的或不可预见的因素之后亦是如此。这种观点对包括客户和最终用户在内的干系人是没有益处的,因为这束缚了产生价值的可能性。但是,应该从整体的角度做到适应性,例如应采用适当的变更控制过程,以避免诸如范围蔓延等问题。在项目环境中,支持适应性和韧性的能力包括:
▶ 较短的反馈循环,以便快速适应;
▶ 持续学习和改进;
▶ 拥有宽泛技能组合的项目团队,同时还有在每个所需技能领域具有广博知识的个人;
▶ 定期检查和调整项目工作,以识别改进机会;
▶ 多样化的项目团队,以获得广泛的经验;
▶ 开放和透明的规划,让内部和外部干系人参与;
▶ 小规模的原型法和实验,以测试想法和尝试新方法;
▶ 充分运用新的思考方式和工作方式的能力;
▶ 平衡工作速度和需求稳定性的过程设计;
▶ 组织的开放式对话;
▶ 具有宽泛的技能组合、文化和经验的多样性项目团队,同时还有各个所需技能领域的主题专家;
▶ 对过去相同或类似工作中所获学习成果的理解力;
▶ 预测多种潜在情景,并为多种可能的情况做好准备的能力和意愿;
▶ 将决策推迟到最后责任时刻;
▶ 管理层支持;
▶ 平衡速度和稳定性的开放式设计。
预期的成果而非可交付物能够促成解决方案,进而可利用比原始计划更好的结果。例如,项目团队可找到替代解决方案,以提供比原始定义的可交付物更优的成果。虽然探寻替代方案通常属于商业论证的范畴,但技术和其他能力的演变非常快,以至于在商业论证完成和项目收尾之间的任何时候都可能会出现解决方案。项目期间可能会出现适应项目的机会,届时项目团队应向项目发起人、产品负责人或客户说明为何要抓住这一机会。根据合同类型,因适应项目而进行的某些变更可能需要客户批准。在项目发起人、产品负责人或客户的支持下,项目团队应准备好调整其计划和活动以利用这一机会。
项目系统中的意外变更和情况也可能会带来机会。为了优化价值交付,项目团队应该针对变更和计划外事件运用问题解决和整体思维方法。发生计划外事件时,项目团队应寻找可能获得的潜在积极成果。
例如,将项目时间线后期发生的变更包含进来,这样就可以成为市场上第一个提供该功能的产品,从而增加竞争优势。
在项目中保持适应性和韧性,可使项目团队在内部和外部因素发生变化时聚焦于期望成果,这有助于他们从挫折中恢复过来。这些特征还有助于项目团队学习和改进,以便他们能够从失败或挫折中快速恢复,并继续在交付价值方面取得进展。
2.2.1 项目团队的管理和领导力
实物资源适用于人员以外的任何资源。实物资源可以包括材料、设备、软件、测试环境、许可证等。如第2.4.2.2 节所述,实物资源规划涉及估算以及供应链、物流和管理。拥有大量实物资源的项目(例如工程和建筑项目)将需要为采购活动制定计划,以获取资源。这可能与使用基本订购协议一样简单,也可能与管理、协调和整合多项大型采购活动一样复杂。
规划实物资源包括考虑到材料交付、移动、存储和处置的提前期,以及跟踪从抵达现场到交付集成产品的材料库存的手段。其项目需要大量实物材料的项目团队,会从战略角度思考和规划从订单到交付再到使用的时间安排。这可能包括评估批量订购对比存储成本、全球物流、可持续性,以及将实物资产与项目的其余部分进行整合管理。
2.3.2 交付节奏
交付节奏是指项目可交付物的时间安排和频率。项目可以一次性交付、多次交付或定期交付。
▶ 一次性交付。一次性交付的项目只在项目结束时交付。例如,对于流程再造项目,在项目接近收尾、新过程推出之前,可能不会进行任何交付。
▶ 多次交付。有些项目会进行多次交付。一个项目可能包含多个组件,这些组件会在整个项目期间的不同时间交付。新药开发项目可能会进行多次交付,例如临床前提交、第 1 阶段临床试验结果、第 2 阶段临床试验结果、第 3 阶段临床试验结果、注册和上市。在此示例中,交付是按顺序进行的。有些项目的交付是单独而非按顺序进行的,例如更新建筑安全措施的项目。交付物可能包括进入建筑的物理屏障、新工作证、新密码门禁盘等。每件交付物都是单独交付的,无需按特定顺序交付。所有交付物都在项目被视为完成之前交付完毕。
▶ 定期交付。定期交付与多次交付非常相似,但定期交付是按固定的交付进度计划进行,例如每月或每两个月交付一次。新的软件应用程序可能每两周进行一次内部交付,然后定期向市场发布。
另一种交付方案被称为持续交付。持续交付是将特性增量立即交付给客户(通常是使用小批量的工作和自动化技术)的实践。持续交付可用于数字化产品。从产品管理的角度看,持续交付强调在整个产品生命周期内产生收益和价值。与项目类似,持续交付的各个方面都是以开发为导向的。然而与项目集类似,持续交付中可能存在许多开发周期和维护活动。这种交付类型更适合于稳定且保持原班人马的项目团队。
由于项目团队专注于一种产品,因此他们可以充分应用关于产品、干系人和市场的知识。这使团队能够应对市场趋势并聚焦于价值交付。DevOps、#NoProject和 Continuous Digital 等多种方法中都包含了这种<716>实践。
2.3.4.3 组织
所有项目中必然存在不确定性。因此,任何活动的影响都无法准确预测,而且可能会产生一系列结果。对项目目标有益的潜在结果称为机会;对目标产生负面影响的潜在结果称为威胁。这些机会和威胁共同构成了项目风险。有多种方案应对不确定性:
▶ 收集信息。有时,可以通过发现更多信息(如进行研究、争取专家参与或进行市场分析)减少不确定性。进一步的信息收集和分析何时会超过获得额外信息的益处,认识到这一点也很重要。
▶ 为多种结果做好准备。在源自某一不确定性的领域只有几个可能的结果的情况下,项目团队可以为每一个结果做好准备。这就需要制定可用的主要解决方案,以及在初始解决方案不可行或无效时有可用的备份或应急计划。如果存在大量潜在结果,项目团队可以对潜在原因进行分类和评估,以便估算其发生的可能性。这使项目团队能够确定最可能的潜在结果,并专注于这些结果。
▶ 基于集合的设计。可以在项目早期研究多种设计或备选方案,以减少不确定性。这使项目团队能够考虑权衡因素,例如时间与成本、质量与成本、风险与进度、进度与质量。其目的是探索各种选项,以便项目团队能够从使用各种备选方案中有所收获。在整个过程中,无效或次优的替代方案将被舍弃。
▶ 增加韧性。韧性是对意外变化快速适应和应对的能力。韧性既适用于项目团队成员,也适用于组织过程。如果对产品设计的初始方法或原型无效,则项目团队和组织需要能够快速学习、适应和应对。
2.3.5 生命周期和阶段的定义
项目生命周期中项目阶段的类型和数量取决于许多变量,其中主要是交付节奏和开发方法(如上所述)。生命周期中阶段的示例包括:
▶ 可行性阶段。此阶段会确定商业论证是否有效以及组织是否有能力交付预期成果。
▶ 设计阶段。通过规划和分析,可以设计将要开发的项目可交付物。
▶ 构建阶段。通过整合的质量保证活动实施构建可交付物。
▶ 测试阶段。在移交、上线或客户验收之前,会对可交付物进行最终质量审查和检查。
▶ 部署阶段。项目可交付物投入使用,而且持续稳定、实现收益和组织变革管理所需的移交活动均已完成。
▶ 收尾阶段。项目收尾了,要存档项目知识和工件,解散项目团队成员,并关闭合同。
项目阶段通常设有阶段关口,以便在进入下一阶段之前检查是否已达到预期成果或满足当前阶段的退出标准。退出标准可能与可交付物、合同义务、满足特定绩效目标或其他有形措施的验收标准密切相关。
图 2-9 显示了各个阶段依次完成的生命周期。这种类型的生命周期与预测型开发方法非常匹配,因为每个阶段只进行一次,每个阶段都侧重于某一特定类型的工作。但有些情况(例如增加范围、需求变化或市场变化)则会导致某些阶段重复进行。
图 2-9. 预测型生命周期示例
图 2-10 显示了一个采用增量型开发方法的生命周期。本示例中显示了由计划、设计和构建组成的三次迭代。每个后续的构建都将在初始构建上增加功能。
图 2-10. 采用增量型开发方法的生命周期
图 2-11 显示了一个采用适应型开发方法的生命周期。在每次迭代(有时称为“冲刺”)结束时,客户会对具有功能性的可交付物进行审查。在审查时,关键干系人会提供反馈,项目团队会更新项目待办事项列表,以确定下一次迭代中特性和功能的优先级。
图 2-11. 采用适应型开发方法的生命周期
可对此方法做出调整,以便在持续交付情况下使用此方法,具体如第 2.3.2 节(交付节奏)所述。
有几种适应型方法论(包括敏捷方法)会进行基于工作流的进度规划,这种进度规划不会采用生命周期或阶段的概念。此举的一个目标是根据资源能力、材料和其他输入优化交付流程。另一个目标是最大限度地减少时间和资源浪费,并优化过程效率和可交付物的产出量。采用这些实践和方法的项目通常采用在精益和准时制(JIT)中使用的看板进度规划系统。
2.3.6 协调交付节奏、开发方法和生命周期
我们将重温第 2.3.3 节中描述的社区中心示例,以揭示交付节奏、开发方法和生命周期是如何融合在一起的。在该示例中,共有四种产品和服务:建筑物、社区行动巡查 (CAP) 培训、老年人服务和网站。表 2-4 描述了交付节奏和开发方法。
表 2-4. 交付节奏和开发方法
根据这些信息,潜在的生命周期可能为:
▶ 启动阶段。此阶段的进入标准是:商业论证已获批准,而且项目章程已获审批。这一阶段将制定高层级路线图,确定初步的资金需求,定义项目团队和资源需求,制定里程碑进度计划,及采购战略规划。这些可交付物应在退出启动阶段之前完成。退出标准将在初始阶段关口审查会议上进行审查。
▶ 规划阶段。在这一阶段,示例中建筑物的高层级信息将被分解为各个详细的计划CAP 培训的详细设计文件将编制完成。并将完成对面向老年人的产品/服务的分析,与差距分析。还将创建网站的初始线框图。这些可交付物应在退出规划阶段之前完成。退出标准将在规划阶段关口审查会议上进行审查。
▶ 开发阶段。此阶段将与测试阶段和部署阶段重叠,因为可交付物有着不同的交付节奏和不同的方法。在此将提前交付网站的部分内容,以便向公众通报社区中心的进展情况。一些老年人服务和CAP 培训的活动可能会在社区中心开放之前开始。在进入测试阶段之前,每项可交付物都可能受到单独的审查。
▶ 测试阶段。此阶段将与开发阶段和部署阶段重叠。测试的类型取决于可交付物。这一阶段包括对建筑物的检查、对 CAP 课程的测试交付、对老年人服务的小规模试验以及在网站每个版本的测试环境中运行。在进入部署阶段之前,每项可交付物都将经过应用的测试。
▶ 部署阶段。此阶段将与开发和测试阶段重叠。网站的首次部署可能在项目早期进行。随着更多可交付物可以使用,此阶段中的活动将重复进行。在社区中心开放运营的时候,项目将进行最终部署。
社区中心开放后,对网站和老年人服务进行持续更新将成为运营活动的一部分。
▶ 收尾阶段。随着可交付物的完成,此阶段会定期进行。在初始网站部署后,项目人员(包括承包商)将会被解散,每项可交付物的回顾或经验教训总结也将完成。当整个项目完成时,将获得各个阶段关口审查的信息,并对比基准来完成项目绩效的总体评价。在最终收尾之前,将对项目章程和商业论证进行审查,以确定可交付物是否实现了预期的收益和价值。
图 2-12 显示了社区中心项目可能的生命周期。启动和计划阶段是按顺序进行的。开发、测试和部署这几个阶段可能会相互重叠,因为不同的可交付物将在不同的时间进行开发、测试和部署,而某些可交付物会进行多次交付。该图更详细地展示了开发阶段,以说明不同的时间安排和交付节奏。测试阶段的节奏将遵循开发阶段的节奏。交付将在部署阶段显示。
图 2-12. 社区中心项目生命周期
询问生命周期中各个阶段的名称并非所有项目从业者都能区分清楚开发方法和生命周期。在一些从业者谈到开发方法时,会说一个项目遵循敏捷生命周期。一些从业者将预测型方法称为“瀑布式方法”。适应型开发方法也可称为演进的方法。
由于项目管理在不断发展,因此所用的语言也在不断演变。要想了解某人所指的到底是哪种方法,最好要确定其可交付物的开发方式,并向其询问生命周期中各个阶段的名称。这有助于构建项目框架并了解人们是如何使用术语的。
2.3.7 与其他绩效域的相互作用
开发方法和生命周期绩效域与干系人绩效域、规划绩效域、不确定性绩效域、交付绩效域、项目工作绩效域和团队绩效域相互作用。所选的生命周期会影响进行规划的方式。预测型生命周期会提前进行大部分规划工作,然后继续使用滚动式规划和渐进明细来重新规划。随着威胁和机会的发生,计划也会得到更新。
开发方法和交付节奏是减少项目不确定性的一种方法。如果一个可交付物存在要满足监管要求相关的大量风险,则可能会选择一种预测型方法来增加额外测试、文档编写以及健全的流程和程序。如果一个可交付物存在要与干系人验收相关的大量风险,则可能会选择一种迭代方法,并向市场发布最小可行产品,以便在开发其他特性和功能之前获得反馈。
在考虑交付节奏和开发方法时,开发方法和生命周期绩效域与交付绩效域有很多重叠。交付节奏是确保价值交付与商业论证和收益实现计划保持一致的主要驱动因素之一。启发产品需求并满足交付绩效域所述的质量要求对开发方法有着重大影响。
在项目团队能力和项目团队领导力技能方面,团队绩效域与开发方法和生命周期绩效域会相互作用。项目团队的工作方式和项目经理的风格会因开发方法的不同而有很大差异。采用预测型方法时,通常需要更加重视预先规划、测量和控制。在开发方法频谱图另一端,适应型方法(特别是在使用敏捷方法时)需要更多的服务型领导风格,而且可能会形成自我管理的项目团队。
2.4.2 规划的变量
由于每个项目都是独特的,因此规划的数量、时间安排和频率各不相同。影响项目规划方式的变量包括(但不限于):
▶ 开发方法。开发方法会影响如何规划、规划多少及何时实施规划。范例包括:
▹ 生命周期早期进行规划或组织的特定阶段。在这些情况下,大部分规划都是预先进行的。在整个项目期间,最初的计划会渐进明细地制定,但对原来的范围没有什么改变。
▹ 一种预先进行高层级规划的方法,随后是使用原型的设计阶段。在项目团队和干系人对设计表示同意后,项目团队将完成更详细的规划。
▹ 项目团队实施迭代的适应型方法。一些规划会提前进行,以制定发布计划,而进一步的规划会在每个迭代开始时进行。
▶ 项目可交付物。通常需要以特定方式规划项目可交付物。建筑项目需要进行大量的前期规划,以便对设计、审批、材料采购、物流和交付做出说明。产品开发或高技术项目可以采用持续性和适应性的规划,以便根据干系人的反馈和技术进步进行演变和变更。
▶ 组织需求。组织治理、政策、程序、流程和文化可能会要求项目经理提供特定的规划工件。
▶ 市场条件。产品开发项目可能会在竞争激烈的环境中进行。在这种情况下,项目团队可以进行最低限度的前期规划,因为重点是加快投入市场的速度。过量的规划必然造成延迟的成本会超过潜在返工的风险。
▶ 法律或法规限制。监管机构或法规可能要求必须先提供特定的规划文件,然后才能得到进行实施的相关授权或者获得批准向市场发布项目可交付物。
2.4.2.2 估算
项目团队通过预测来考虑未来可能发生的情况,以便他们可以考虑并讨论是否相应地调整计划和项目工作。预测可以是定性的,例如使用专家判断来预测未来会怎么样。在试图了解现在特定事件/条件对未来事件的影响时,要考虑它们也可能有因果关系。定量预测试图利用过去的信息来估算未来发生的情况。定量预测包括:
▶ 完工尚需估算 (ETC)。一种挣值管理测量指标,可预测完成所有剩余项目工作的预期成本。有许多不同的方法可以用来计算完工尚需估算。假设过去的绩效可反映未来的绩效,那么,一个常见的测量方法是:完工预算减去挣值,然后除以成本绩效指数。有关确定 ETC 的更多计算方法,请参阅《挣值管理标准》[2]。
▶ 完工估算 (EAC)。此挣值管理测量指标可预测完成所有工作的预期总成本(请参见图 2-26)。有许多不同的方法可以用来计算完工估算。假设过去的绩效可反映未来的绩效,那么一个常见的测量方法是:完工预算除以成本绩效指数。有关确定 EAC 的更多计算方法,请参阅《挣值管理标准》[2]。
图 2-26. 完工估算和完工尚需估算的预测
▶ 完工偏差 (VAC)。一种挣值管理测量指标,用于预测预算赤字或盈余金额。它表示为完工预算(BAC) 和完工估算 (EAC) 之差。
▶ 完工尚需绩效指数 (TCPI)。一种挣值管理测量指标,用于估算达到特定的管理目标所需的成本绩效TCPI 表示为完成剩余工作所需的成本与剩余预算的比率。
▶ 回归分析。通过考察一系列输入变量及其对应的输出结果,建立数学或统计关系的一种分析方法。
这种关系可以用来推断未来的绩效。
▶ 产量分析。这种分析方法可评估在固定时间范围内已完成事项的数量。采用适应型实践的项目团队使用产量度量指标(例如对比已完成特性与剩余特性、速度和故事点)来评估其进展情况,并估算可能的完成日期。项目团队稳定情况下的持续时间估算和燃烧率有助于核实和更新成本估算。
2.4.2.4 预算
储备是为应对风险而预留的时间或预算。应急储备将用于应对可能发生的已识别风险。管理储备是针对未知事件(如未计划的、范围内的工作)的预算类别。
2.4.5 实物资源
实物资源适用于人员以外的任何资源。实物资源可以包括材料、设备、软件、测试环境、许可证等。如第2.4.2.2 节所述,实物资源规划涉及估算以及供应链、物流和管理。拥有大量实物资源的项目(例如工程和建筑项目)将需要为采购活动制定计划,以获取资源。这可能与使用基本订购协议一样简单,也可能与管理、协调和整合多项大型采购活动一样复杂。
规划实物资源包括考虑到材料交付、移动、存储和处置的提前期,以及跟踪从抵达现场到交付集成产品的材料库存的手段。其项目需要大量实物材料的项目团队,会从战略角度思考和规划从订单到交付再到使用的时间安排。这可能包括评估批量订购对比存储成本、全球物流、可持续性,以及将实物资产与项目的其余部分进行整合管理。
2.4.6 采购
采购可以在项目期间的任何时候进行。但预先规划有助于设定期望,确保采购过程顺利进行。一旦了解了高层级范围,项目团队就会进行自制或外购分析。这包括确定将在内部开发的可交付物和服务,以及将从外部资源购买的可交付物和服务。这些信息会影响项目团队和进度计划。合同签订专业人士需要事先了解所需货物类型、何时需要这些货物以及所采购货物或服务所需的任何技术规范。
2.4.8 度量指标
图 2-23. 测量绩效域
测量涉及评估项目绩效和实施适当的应对措施,以保持最佳绩效。
以下定义与测量绩效域相关:
度量指标。对项目或产品属性及其测量方式的描述。
基准。经过批准的工作产品的版本,用作与实际结果进行比较的依据。
仪表盘。一组图表和图形,显示相对于项目的重要指标所取得的进展或绩效。
测量绩效域会评估交付绩效域中完成的工作在多大程度上符合规划绩效域中确定的度量指标。例如,可以使用规划绩效域中确定的基准来测量和评估绩效。拥有关于项目工作和绩效的及时和准确信息,可使项目团队能够了解并确定采取哪些适当措施来解决与预期绩效相比的当前或预期偏差。
人们会出于多种原因使用测量指标,包括:
▶ 对比计划评估绩效;
▶ 跟踪资源利用情况、已完成的工作、支出的预算等;
▶ 表明担责情况;
▶ 向干系人提供信息;
▶ 评估项目可交付物是否处于正轨,能否交付计划收益;
▶ 聚焦关于权衡、威胁、机会和选项的对话;
▶ 确保项目可交付物符合客户验收标准。
测量的价值不在于收集和传播数据,而在于关于如何使用数据以采取适当行动的对话。因此,虽然这一绩效域的大部分内容涉及可以捕获的各种类型的测量,但这些测量指标的使用是在其他绩效域的活动背景中发生的,例如项目团队和干系人讨论、协调项目工作等。
此绩效域聚焦于进展中项目的测量指标。项目组合领导者可能希望包含涉及项目完成后项目成功的测量指标,例如项目是否交付了预期成果和收益。项目组合的领导可以评估项目成果是否提高了客户满意度或降低了单位成本,还可以评估项目结束前无法获得的其他测量指标。同样,业务经理也可以从成果对组织的价值的角度来评估项目。业务测量指标可能包括市场份额增加、利润增加或单位成本下降。测量绩效域涉及项目期间使用的测量指标和度量指标。
2.4.10 与其他绩效域的相互作用
规划会在整个项目期间进行,并与各个绩效域相互整合。在项目开始时,会确定预期成果,并制定实现这些成果的高层级计划。根据选定的开发方法和生命周期,可以提前进行详细的规划,然后可对计划做出调整,以反映实际环境。其他生命周期鼓励在整个项目期间的各个时点进行足够的规划,而且这些计划预期会有所演变。
在整个项目期间,规划将指导项目工作、成果和商业价值的交付。项目团队和干系人将制定进展和成功的测量指标,并将绩效与计划进行比较。在项目团队规划如何应对不确定性和风险时,不确定性和规划会相互作用。考虑到出现的事件或情况,可能需要修订计划或制定新计划。项目团队成员、环境和项目的细节会影响项目团队有效合作以及干系人积极参与的计划。
2.5.4 项目沟通和参与
大部分项目工作都与沟通和参与(特别是与使项目团队成员和其他干系人始终参与相关的工作)息息相关。如干系人绩效域所述,除了需要进行口头和书面沟通外,沟通还涉及正式和非正式沟通。可以在会议、对话中以及通过从电子存储库中提取信息的方式,来收集信息。一旦收集完毕,信息就会按照项目管理沟通计划的说明进行分发。
在日常工作中,有人会提出特别沟通请求,要求提供信息、演示文稿、报告和其他形式的材料。大量特别沟通请求可能表明,沟通规划不足以满足干系人的需要。在这种情况下,可能需要干系人进一步参与,以确保满足干系人的信息需求。
2.5.5 管理实物资源
有些项目需要第三方提供材料和用品。规划、订购、运输、存储、跟踪和控制这些实物资源可能需要投入大量时间和精力。
大量实物资源需要一个集成化的物流系统。这通常记录在公司政策中,然后会在项目中实施。物流计划描述了如何在项目中实施公司政策。支持性文档包括关于材料类型的估算、估算依据、一段时间内的预期使用量、等级规范以及交付时间和地点。
从实物资源角度看的目标是:
▶ 减少或消除现场的材料搬运和储存;
▶ 消除材料等待时间;
▶ 最小化报废和浪费;
▶ 促进安全的工作环境。
所有这些工作都应与主项目进度计划整合在一起,以便为所有涉及方提供明确的期望和沟通。
2.5.6.2 签订合同
最后,双方达成协议并签订合同。签订合同工具的类型取决于采购规模、工作范围的稳定性以及各组织的风险承受力。
对于某些可交付物采用适应型方法,而其他可交付物采用预测型方法的项目,总体合同可以使用主协议,适应性工作可以放在附录或增补中。这样一来,如果变更发生在适应性范围中,而不会对总体合同造成影响。
一旦选定供应商,就会对项目计划和文件进行更新,以包含供应商日期、资源、成本、质量要求、风险等。从这时起,供应商将成为项目干系人。在整个项目期间,干系人绩效域和测量绩效域中的信息将适用于供应商。
采购可以在项目期间的任何时候进行。所有采购活动都将被整合进项目运行之中。
2.6.1 价值的交付
对于其使用的开发方法支持在整个项目生命周期内发布可交付物的项目,可以在项目期间开始向业务、客户或其他干系人交付价值。在项目生命周期结束时交付大量可交付物的项目会在初始部署后产生价值。
在原先的项目结束后的很长时间内,往往还可以继续获得商业价值。通常,较长的产品和项目集生命周期用于测量早期项目带来的收益和价值。
商业论证文件通常会提供商业理由和对项目预期商业价值的预测。这种商业论证的格式会基于所选的开发方法和生命周期而异。示例包括具有详细估算投资回报的商业论证文件,或是描述问题、解决方案、收入流和成本结构等高层级要素的精益创业画布。这些商业文件说明了项目成果如何与组织的商业目标保持一致。
项目授权文件试图量化项目的预期成果,以便进行定期测量。这些文件可能包括详细的基准计划或高层级路线图,这些计划或路线图会概述项目生命周期、主要发布、关键可交付物、评审和其他顶层信息。
2.6.2.1 需求
大部分项目工作都与沟通和参与(特别是与使项目团队成员和其他干系人始终参与相关的工作)息息相关。如干系人绩效域所述,除了需要进行口头和书面沟通外,沟通还涉及正式和非正式沟通。可以在会议、对话中以及通过从电子存储库中提取信息的方式,来收集信息。一旦收集完毕,信息就会按照项目管理沟通计划的说明进行分发。
在日常工作中,有人会提出特别沟通请求,要求提供信息、演示文稿、报告和其他形式的材料。大量特别沟通请求可能表明,沟通规划不足以满足干系人的需要。在这种情况下,可能需要干系人进一步参与,以确保满足干系人的信息需求。
2.6.2.3 完成的目标不断移动
在不确定和快速变化的环境中运行的项目面临着“足够好可以发布”或“已完成”的目标可能会发生变化的情况。在竞争对手频繁发布新产品的市场中,新的发布中计划的特性可能会有所更新。同样,新的技术趋势(例如移动设备或可穿戴设备)可能会触发方向变化或引入新的需求。
在这些环境中,正在交付或“已完成”的项目目标的定义正在不断移动。项目团队会跟踪计划的项目目标实现率(相对于进度完成率)。完成项目耗费的时间越长,与“完成”的项目目标的距离就越远。这有时被称为“完成漂移”。
图 2-21 显示了一个开发新智能手表的场景。初始进度计划显示,开发具有一组初始功能和特性的手表需要 12 个月。随着竞争对手类似产品的上市,在这组初始功能和特性的基础上不断扩增,以便紧跟市场变化,这将上市日期推迟至第 14 个月。第 13 个月,另一个竞争对手上市了一款功能更多的产品。增加这些功能会将上市日期延迟到第 16 个月。项目团队将在某个时点决定是否发布产品(即使它没有最新特性),或者在上市之前继续对这些特性做出更新。
图 2-21. 开发智能手表的场景
在更加稳定的环境中运行的项目通常会面临“范围蔓延”。在这种情况下,将接受额外的范围或需求,而不对相应的进度、预算或资源需要等做出调整。为了应对范围蔓延,项目团队会使用变更控制系统,在该系统中评估所有变更,以了解变更为项目带来的潜在价值,及实现该价值所需的潜在资源、时间和预算。然后,项目团队将这些变更提交给项目治理机构、产品负责人或高管发起人,以待其正式批准。
2.7.2.3 基准绩效
最常见的基准是成本和进度。跟踪范围或技术基准的项目可以使用可交付物测量指标中的信息。
大多数进度测量指标会根据以下相关的计划绩效来跟踪实际绩效:
▶ 开始日期和完成日期。将实际开始日期与计划开始日期进行比较,并将实际完成日期与计划完成日期进行比较,可以测量工作按计划完成的程度。即使工作不在项目的最长路径(关键路径)上,延迟的开始日期和完成日期也表明项目未按计划执行。
▶ 人力投入和持续时间。实际人力投入和持续时间与计划人力投入和持续时间相比较,可表明工作量估算和工作所需时间估算是否有效。
▶ 进度偏差 (SV)。通过查看关键路径上的绩效来确定简单的进度偏差。使用挣值管理时,进度偏差表示为挣值与计划价值之差。图 2-24 显示了说明进度偏差的挣值图。
▶ 进度绩效指数 (SPI)。进度绩效指数是一种挣值管理测量指标,可表明计划工作的执行效率。
▶ 特性完成率。在频繁审查期间,检查特性验收比率有助于评估进展情况并估算完成日期和成本。
常见的成本测量指标包括:
▶ 与计划成本相比的实际成本。此成本测量指标将实际人工或资源的成本与估算成本进行比较。此术语也可称为燃烧率。
▶ 成本偏差 (CV)。通过比较可交付物的实际成本和估算成本来确定简单的成本偏差。使用挣值管理时,成本偏差表示为挣值与实际成本之差。图 2-24 显示了一张说明成本偏差的挣值图。
▶ 成本绩效指数 (CPI)。一种挣值管理测量指标,可表明相对于工作的预算成本,执行工作的效率。
图 2-24. 表明进度偏差和成本偏差的挣值分析
2.7.2.5 商业价值
商业价值测量指标用于确保项目可交付物与商业论证和收益实现计划保持一致。商业价值有许多方面,包括财务的和非财务的。测量财务的商业价值的度量指标包括:
▶ 成本效益比。这是针对具有初始成本的投资的预期现值的测量指标。成本效益比用于确定项目的成本是否超过其收益。如果成本高于收益,结果将大于 1.0。在这种情况下,除非有监管、社会利益或其他原因来做该项目,否则不应考虑该项目。一个类似的测量指标是效益成本比。效益成本比使用相同的测量指标,但分子是收益,分母是成本。对于此测量指标,如果比率大于 1.0,则应考虑该项目。
▶ 与实际收益交付相比的计划收益交付。作为商业论证的一部分,组织可以把价值确定为做该项目将交付的收益。对于预期在项目生命周期内交付收益的项目,测量所交付的收益和这些收益的价值,然后将这些信息与商业论证进行比较,可以提供信息用以证明继续开展项目,或在某些情况下取消项目的合理性。
▶ 投资回报率 (ROI)。ROI 是一种将财务回报金额与成本相比较的测量指标,它通常是作为开展项目决策的一种输入而开发的。在整个项目生命周期中,可能会在不同时点对 ROI 进行估算。通过在整个项目期间测量 ROI,项目团队可以确定继续投入组织资源是否有意义。
▶ 净现值 (NPV)。NPV 是一段时间内资本流入的现值与资本流出的现值之差,通常是在决定开展项目时开发的。通过在整个项目期间测量 NPV,项目团队可以确定继续投入组织资源是否有意义。
2.7.3.3 目视管理
在精益环境中,信息发射源被称为目视管理。目视管理说明了较容易地比较实际和预期绩效的过程,它使用可视化提示来显示一个过程。从要交付的商业价值到已开始的任务,可以对其中所有层级的信息进行目视管理。它们应该是显而易见的,让任何人都能看到。
▶ 任务板。任务板是对计划工作的可视化表示,使每个人都能看到各项任务的状态。任务板可以显示已准备就绪并可以开始(待办)的工作、在制品和已完成的工作(参见图 2-29)。借助任务板,任何人都能一目了然地查看特定任务的状态或每个工作阶段中的任务数。不同颜色的便利贴可以代表不同类型的工作,并且可以使用圆点来显示任务已处于其当前位置的天数。基于工作流的项目(如使用看板的项目)可以使用这些图表来限制在制品的数量。如果看板中某列的任务接近在制品限值,那么项目团队成员可以对当前工作采取“蜂拥模式”,以帮助那些人来处理使流程减缓的任务。
▶ 燃烧图。燃烧图(例如燃起图或燃尽图)可以显示项目团队的速度“速度”可测量在预先定义的时间间隔内生成、确认和接受可交付物的生产率。燃起图可以对照预期应完成的工作来跟踪已完成的工作量(参见图 2-30)。燃尽图可以显示剩余故事点的数量或已减少的风险敞口的数量。
▶ 其他类型的图表。可视化图表还可以包括诸如障碍因素清单之类的信息,该清单描述了完成工作所面临的障碍因素、严重程度以及为应对障碍因素而采取的行动。
图 2-29. 任务板或看板
图 2-30. 燃起图
2.7.5 对绩效问题进行故障诊断
针对超出临界值区间的测量指标的计划达成一致是测量的一部分。可以针对各种度量指标(如进度、预算、速度和项目特有的其它测量指标)制定临界值。偏差程度将取决于干系人的风险承受力。
图 2-31 显示了预算临界值设置为预测支出率的 +10%(橙色)和 -20%(绿色)的示例。蓝线代表实际支出跟踪;1 月份,它超过了+10% 的公差上限,这会触发例外计划。
图 2-31. 计划支出率和实际支出率
理想情况下,项目团队不应等到突破临界值才采取行动。如果可以通过趋势或新信息预测会超过临界值,项目团队就可以主动解决预期的偏差。
例外计划是在超过临界值或预测时采取的一组商定行动。例外计划不必是正式的;它们可以像召集干系人开会讨论问题一样简单。例外计划的重要性在于讨论问题并针对需要做的事情制定计划,然后持续跟进,确保计划得到实施并确定计划是否有效。
2.7.7 与其他绩效域的相互作用
测量绩效域与规划绩效域、项目工作绩效域和交付绩效域相互作用,因为计划构成了将交付和计划进行比较的基础。测量绩效域可以通过提供最新信息来支持作为规划绩效域一部分的活动,从而使经验教训能够反映针对更新计划的有利或不利信息。在项目团队成员制定计划并创建可测量的可交付物时,团队绩效域和干系人绩效域会相互作用。
当不可预测的事件发生时(无论是积极事件还是消极事件),它们会影响项目绩效,从而影响项目的测量和度量指标。应对已发生的不确定事件造成的变更包括了更新受此影响的测量。不确定性绩效域中的活动(例如识别风险和机会)可以根据绩效测量启动。
作为项目工作的一部分,应与项目团队和其他干系人合作,以便制定度量指标、收集数据、分析数据、做出决策并报告项目状态。
2.8.1 普遍的不确定性
所有项目中必然存在不确定性。因此,任何活动的影响都无法准确预测,而且可能会产生一系列结果。对项目目标有益的潜在结果称为机会;对目标产生负面影响的潜在结果称为威胁。这些机会和威胁共同构成了项目风险。有多种方案应对不确定性:
▶ 收集信息。有时,可以通过发现更多信息(如进行研究、争取专家参与或进行市场分析)减少不确定性。进一步的信息收集和分析何时会超过获得额外信息的益处,认识到这一点也很重要。
▶ 为多种结果做好准备。在源自某一不确定性的领域只有几个可能的结果的情况下,项目团队可以为每一个结果做好准备。这就需要制定可用的主要解决方案,以及在初始解决方案不可行或无效时有可用的备份或应急计划。如果存在大量潜在结果,项目团队可以对潜在原因进行分类和评估,以便估算其发生的可能性。这使项目团队能够确定最可能的潜在结果,并专注于这些结果。
▶ 基于集合的设计。可以在项目早期研究多种设计或备选方案,以减少不确定性。这使项目团队能够考虑权衡因素,例如时间与成本、质量与成本、风险与进度、进度与质量。其目的是探索各种选项,以便项目团队能够从使用各种备选方案中有所收获。在整个过程中,无效或次优的替代方案将被舍弃。
▶ 增加韧性。韧性是对意外变化快速适应和应对的能力。韧性既适用于项目团队成员,也适用于组织过程。如果对产品设计的初始方法或原型无效,则项目团队和组织需要能够快速学习、适应和应对。
2.8.2 模糊性
模糊性有两类:概念模糊性和情景模糊性。当人们以不同的方式使用类似的术语或论点时,就会出现概念模糊性,即缺乏有效的理解。例如“上周报告的进度处于正轨”这句话不明确。到底是上周进度处于正轨,还是这个情况是上周报告的,这些都不明确。此外,对于何谓“处于正轨”,人们可能也会有疑问。通过正式确立共同的规则并定义术语(例如“处于正轨”的含义),可以减少这种类型的模糊性。
当可能出现多个结果时,就会出现情景模糊性。有多个选项解决一个问题是情景模糊性的一种形式。探究模糊性的解决方案包括渐进明细、实验和使用原型法。
▶ 渐进明细。这是随着信息越来越多、估算越来越准确,而不断提高项目管理计划的详细程度的迭代过程。
▶ 实验。精心设计的一系列实验可以帮助识别因果关系,或者至少可以减少模糊性数量。
▶ 原型法。原型法可以测试出不同解决方案所产生的不同结果。
2.8.5 风险
从产品或可交付物的角度看,不确定性绩效域与规划绩效域、项目工作绩效域、交付绩效域和测量绩效域相互作用。随着规划的进行,可将减少不确定性和风险的活动纳入计划。这些工作是在交付绩效域中执行的。测量可以表明随着时间的推移风险级别是否有所变化。
项目团队成员和其他干系人是不确定性的主要信息来源。在应对各种形式的不确定性方面,他们可以提供信息、建议和协助。
生命周期和开发方法的选择将影响不确定性的应对方式。在范围相对稳定的预测型项目中,可以使用进度和预算中的储备来应对风险。在采用适应型方法的项目中,需求可能会演变,在系统如何互动或干系人如何反应方面可能存在模糊性,项目团队可以调整计划,以反映对不断演变情况的理解,还可以使用储备来抵消已发生的风险的影响。
2.8.5.1 威胁
图 3-4. 有效地干系人参与
干系人可能是能影响项目组合、项目集或项目的决策、活动或成果的个人、群体或组织,以及会受或自认为会受这些决策、活动或成果影响的个人、群体或组织。干系人还以积极或消极的方式直接或间接影响项目,及其绩效或成果。
干系人可以影响项目的许多方面,包括,但不限于:
▶ 范围 / 需求 — 通过表明需要增加、调整或删除范围和/或项目需求的要素;
▶ 进度 — 通过提出加快交付的想法,或者放慢或停止交付关键项目活动;
▶ 成本 — 通过帮助减少或取消计划支出,或者增加会提高成本或需要额外资源的步骤、需求或限制;
▶ 项目团队 — 通过限制或允许接触具备交付预期成果所需技能、知识和经验并可推动学习型文化的人员;
▶ 计划 — 通过为计划提供信息,或倡导对商定的活动和工作作出变更;
▶ 成果 — 通过开展或阻止实现为期望成果所需的工作;
▶ 文化 — 通过建立或影响甚至定义项目团队和更广泛组织参与的程度和特点;
▶ 收益实现 — 通过制定和确定长期目标,从而使项目交付预期的确定价值;
▶ 风险 — 通过界定项目的风险临界值,并参与后续的风险管理活动;
▶ 质量 — 通过识别和要求提供质量需求;
▶ 成功 — 通过定义成功因素并参与对成功的评估。
在项目的整个生命周期内,干系人可能会参与进来,也可能会退出。此外,随着时间的推移,干系人的利益、影响或作用可能也会有所变化。干系人(特别是那些影响力高且对项目持不赞同或中立观点的干系人)
需要有效地参与进来,以便项目团队了解他们的利益、顾虑和权利。然后,项目团队可以通过有效参与和支持来应对这些顾虑,这样就可能会成功地实现项目成果。
从项目开始到结束,识别、分析并主动争取干系人参与有助于项目取得成功。
项目团队是一组干系人。这些干系人会与其他干系人互动,以理解、思考、沟通并回应他们的利益、需要和意见。
有效果且有效率的参与和沟通包括确定干系人想要或应该进行参与的方式、时间、频率和情形。沟通是参与的关键部分,但深入的参与可让人了解他人的想法,吸收其他观点以及协同努力制定共同的解决方案。参与包括通过频繁的双向沟通建立和维持牢固的关系。它鼓励通过互动会议、面对面会议、非正式对话和知识共享活动进行协作。
干系人参与在很大程度上依赖于人际关系技能,包括积极主动、正直、诚实、协作、尊重、同理心和信心。这些技能和态度可以帮助每个人适应工作和彼此适应,从而增加成功的可能性。
参与有助于项目团队发现、收集和评估信息、数据和意见。这可形成共识和一致性,从而实现项目成果。此外,这些活动还有助于项目团队对项目进行裁剪,以识别、调整和应对不断变化的环境。
在整个项目进行期间,项目团队会积极让其他干系人参与,以最小化潜在消极影响并最大化积极影响。除了提高干系人满意度外,让干系人参与还使项目团队有机会取得更出色的项目绩效和成果。最后,其他干系人的参与有助于项目团队找到更能为更广泛的干系人接受的解决方案。
2.8.5.3 管理储备和应急储备
储备是为应对风险而预留的时间或预算。应急储备将用于应对可能发生的已识别风险。管理储备是针对未知事件(如未计划的、范围内的工作)的预算类别。
2.8.6 与其他绩效域的相互作用
从产品或可交付物的角度看,不确定性绩效域与规划绩效域、项目工作绩效域、交付绩效域和测量绩效域相互作用。随着规划的进行,可将减少不确定性和风险的活动纳入计划。这些工作是在交付绩效域中执行的。测量可以表明随着时间的推移风险级别是否有所变化。
项目团队成员和其他干系人是不确定性的主要信息来源。在应对各种形式的不确定性方面,他们可以提供信息、建议和协助。
生命周期和开发方法的选择将影响不确定性的应对方式。在范围相对稳定的预测型项目中,可以使用进度和预算中的储备来应对风险。在采用适应型方法的项目中,需求可能会演变,在系统如何互动或干系人如何反应方面可能存在模糊性,项目团队可以调整计划,以反映对不断演变情况的理解,还可以使用储备来抵消已发生的风险的影响。
3.4.2 对组织进行裁剪
对于许多企业而言,不确定性加大、变革速度加快、竞争愈发激烈以及客户赋能增加意味着它们需要在日益复杂的环境中创造价值。实施新战略举措和快速变革的能力正在成为一个关键的差异化因素。这些变革也正在对 PMO 产生更大的压力,以展示它们对收益实现和价值创造的贡献PMO 通过以下方式不断演变,以应对这些挑战:
▶ 专注于关键计划。虽然所有项目都很重要,但战略举措可以对组织的未来、组织与干系人的关系及其能力产生重大影响PMO 正在从项目监督者转变到指挥协调高层领导、业务部门主管、产品负责人和项目团队之间的对话。这些对话提供了关于项目绩效、威胁和机会的准确洞察,这些洞察可对重要的战略举措产生影响。这种专注有助于对新出现的问题予以澄清和纠正,并尽可能充分地实现商业成果。
▶ 建立智能而简单的过程PMO 通过建立足够的过程和实践规范来合理调整其组织的能力,从而在减少浪费性步骤或支持产生价值的过程的前提下,实现有效的沟通、协作和持续改进。
▶ 培养人才和能力PMO 在招聘和留住有才能的团队成员方面发挥着更加积极的作用。他们正在项目团队和整个组织内开发和培育技术、战略、管理和领导技能。
▶ 鼓励和促使变革文化。通过积极地将整个组织对以成果和收益为中心的绩效和组织变革管理的支持和承诺,打造差异化的竞争优势,这些 PMO 从而成为变革领导者。
3.4.3.2 项目团队
Allan Drexler 和 David Sibbet 开发了团队绩效模型,共有七个步骤。第 1 步至第 4 步描述了建立项目团队过程中的各个阶段,第 5 步至第 7 步则涵盖了项目团队的可持续性和绩效。
▶ 第 1 步 : 确定方向“确定方向”回答了为什么这个问题。在这一阶段,项目团队会了解项目的目的和使命。这通常发生在开工会议上,或者会记录在商业论证、项目章程或精益创业画布中。
▶ 第 2 步 : 建立信任“建立信任”回答了谁这个问题。这一阶段阐明了谁会加入项目团队以及每个人会带来什么样的技能和能力。它还可以包括关于可能未加入项目团队但对项目团队有影响的关键干系人的信息。
▶ 第 3 步 : 澄清目标“澄清目标”回答了什么这个问题。在这一阶段,项目团队详细阐述了高层级的项目信息。这可能包括进一步了解干系人的期望、需求、假设条件和可交付物的验收标准。
▶ 第 4 步 : 承诺“承诺”解决了如何这个问题。在这一阶段,项目团队开始定义实现目标的计划。这可以包括里程碑进度计划、发布计划、高层级预算、资源需求等。
▶ 第 5 步 : 实施。高层级计划会分解为更详细的层级,例如详细的进度计划或待办事项列表。项目团队开始共同努力生成可交付物。
▶ 第 6 步 : 高绩效。项目团队合作一段时间后,项目团队成员的绩效达到了很高的水平。他们可以很好地协同工作,无需太多监督,并且项目团队会产生协同效应。
▶ 第 7 步 : 重新开始“重新开始”是应对项目团队或项目变更的阶段。可交付物、干系人、环境、项目团队领导或团队成员资格可能会发生变化。这会使项目团队考虑过去的行为和行动是否仍然足够,或者团队是否需要返回到以前的某一阶段,以重新设立期望和合作方式。
3.5.4 规划
Barry Boehm 开发了一种模型,该模型比较了为降低风险而制定计划所投入的时间和精力,包括与过度规划相关的延迟和其他成本。通过花费更多时间提前规划,许多项目可以减少不确定性、疏忽和返工。但花在规划上的时间越长,获得投资回报所需的时间越长,失去的市场份额就越大,而且在交付产出时情况发生变化的可能性就越大。该模型旨在帮助确定最佳的规划投入量,有时称为“最佳结合点(sweet spot)。每个项目的最佳结合点各不相同;因此,总体而言,规划投入量多少为宜没有正确答案。这一模型表明,如果超过一定的限度,额外的规划会适得其反。
4.2.1.2 OSCAR 模型
OSCAR 教练和辅导模型由 Karen Whittleworth 和 Andrew Gilbert 开发。它可帮助个人调整其教练或领导风格,以便为已有发展行动计划的个人提供支持。此模型涉及五个促成因素:
▶ 成果。成果确定了个人的长期目标以及每次交流会议后的期望结果。
▶ 情境。情境可促成就相关内容展开对话,如项目团队成员的当前技能、能力和知识水平、人员为何处于该水平以及该水平如何影响个人的绩效和同伴关系。
▶ 选择/后果。选择和/或后果确定了实现预期成果的所有潜在途径以及每种选择的后果,以便个人可以选择实现其长期目标的可行途径。
▶ 行动。在特定时限内,行动是指个人通过专注于眼前和可实现目标,以致力于具体改进的措施。
▶ 评审。定期举行会议可提供支持,并有助于确保个人保持积极状态和正确方向。
4.2.6.2 Drexler/Sibbet 团队绩效模型
Allan Drexler 和 David Sibbet 开发了团队绩效模型,共有七个步骤。第 1 步至第 4 步描述了建立项目团队过程中的各个阶段,第 5 步至第 7 步则涵盖了项目团队的可持续性和绩效。
▶ 第 1 步 : 确定方向“确定方向”回答了为什么这个问题。在这一阶段,项目团队会了解项目的目的和使命。这通常发生在开工会议上,或者会记录在商业论证、项目章程或精益创业画布中。
▶ 第 2 步 : 建立信任“建立信任”回答了谁这个问题。这一阶段阐明了谁会加入项目团队以及每个人会带来什么样的技能和能力。它还可以包括关于可能未加入项目团队但对项目团队有影响的关键干系人的信息。
▶ 第 3 步 : 澄清目标“澄清目标”回答了什么这个问题。在这一阶段,项目团队详细阐述了高层级的项目信息。这可能包括进一步了解干系人的期望、需求、假设条件和可交付物的验收标准。
▶ 第 4 步 : 承诺“承诺”解决了如何这个问题。在这一阶段,项目团队开始定义实现目标的计划。这可以包括里程碑进度计划、发布计划、高层级预算、资源需求等。
▶ 第 5 步 : 实施。高层级计划会分解为更详细的层级,例如详细的进度计划或待办事项列表。项目团队开始共同努力生成可交付物。
▶ 第 6 步 : 高绩效。项目团队合作一段时间后,项目团队成员的绩效达到了很高的水平。他们可以很好地协同工作,无需太多监督,并且项目团队会产生协同效应。
▶ 第 7 步 : 重新开始“重新开始”是应对项目团队或项目变更的阶段。可交付物、干系人、环境、项目团队领导或团队成员资格可能会发生变化。这会使项目团队考虑过去的行为和行动是否仍然足够,或者团队是否需要返回到以前的某一阶段,以重新设立期望和合作方式。
4.2.7.3 规划
Barry Boehm 开发了一种模型,该模型比较了为降低风险而制定计划所投入的时间和精力,包括与过度规划相关的延迟和其他成本。通过花费更多时间提前规划,许多项目可以减少不确定性、疏忽和返工。但花在规划上的时间越长,获得投资回报所需的时间越长,失去的市场份额就越大,而且在交付产出时情况发生变化的可能性就越大。该模型旨在帮助确定最佳的规划投入量,有时称为“最佳结合点(sweet spot)。每个项目的最佳结合点各不相同;因此,总体而言,规划投入量多少为宜没有正确答案。这一模型表明,如果超过一定的限度,额外的规划会适得其反。
4.2.7.4 过程组
项目管理过程可以按逻辑分组,分为项目管理输入、工具和技术以及输出,为了满足组织、干系人和项目的需要会对它们进行裁剪。
过程组不是项目阶段。在项目生命周期的每个阶段内,各个过程组会相互作用。所有这些过程都有可能在一个阶段内发生。在一个阶段或生命周期内,各个过程可能会迭代发生。过程迭代的次数和过程间的相互作用因具体项目的需要而有所不同。
采用基于过程的方法的项目可以将以下五个过程组作为组织结构:
▶ 启动。定义一个新项目或现有项目的一个新阶段,授权开始该项目或阶段的一组过程。
▶ 规划。明确项目范围,完善目标,为实现目标制定行动方案的一组过程。
▶ 执行。完成项目管理计划中确定的工作,以满足项目需求的一组过程。
▶ 监控。跟踪、审查和调整项目进展与绩效的一组过程,该过程识别任何计划需要变更的领域,并启动相应变更。
▶ 收尾。正式完成或结束项目、阶段或合同时所执行的过程。
这些过程组与交付方法、应用领域(例如市场营销、信息服务和会计)或行业(例如建筑、航空航天和电信)相互独立。在基于过程的方法中,一个过程的输出通常成为另一个过程的输入,或者成为项目或项目阶段的可交付物。例如,在规划过程组中生成的项目管理计划和项目文档(例如风险登记册、假设日志等)是执行过程组的输入,在执行过程组中会对相关工件进行更新。
4.4.1 数据收集和分析
最常见的基准是成本和进度。跟踪范围或技术基准的项目可以使用可交付物测量指标中的信息。
大多数进度测量指标会根据以下相关的计划绩效来跟踪实际绩效:
▶ 开始日期和完成日期。将实际开始日期与计划开始日期进行比较,并将实际完成日期与计划完成日期进行比较,可以测量工作按计划完成的程度。即使工作不在项目的最长路径(关键路径)上,延迟的开始日期和完成日期也表明项目未按计划执行。
▶ 人力投入和持续时间。实际人力投入和持续时间与计划人力投入和持续时间相比较,可表明工作量估算和工作所需时间估算是否有效。
▶ 进度偏差 (SV)。通过查看关键路径上的绩效来确定简单的进度偏差。使用挣值管理时,进度偏差表示为挣值与计划价值之差。图 2-24 显示了说明进度偏差的挣值图。
▶ 进度绩效指数 (SPI)。进度绩效指数是一种挣值管理测量指标,可表明计划工作的执行效率。
▶ 特性完成率。在频繁审查期间,检查特性验收比率有助于评估进展情况并估算完成日期和成本。
常见的成本测量指标包括:
▶ 与计划成本相比的实际成本。此成本测量指标将实际人工或资源的成本与估算成本进行比较。此术语也可称为燃烧率。
▶ 成本偏差 (CV)。通过比较可交付物的实际成本和估算成本来确定简单的成本偏差。使用挣值管理时,成本偏差表示为挣值与实际成本之差。图 2-24 显示了一张说明成本偏差的挣值图。
▶ 成本绩效指数 (CPI)。一种挣值管理测量指标,可表明相对于工作的预算成本,执行工作的效率。
图 2-24. 表明进度偏差和成本偏差的挣值分析
4.4.2 估算
估算方法用于对某一项目的工作、时间或成本进行近似估算。
▶ 亲和分组。亲和分组涉及根据相似程度将各项内容归入类似的类别或组合。常见的亲和分组包括T 恤尺码和斐波纳契数列。
▶ 类比估算。类比估算使用相似活动或项目的历史数据,来评估某一活动或项目的持续时间或成本。
▶ 功能点。功能点是对信息系统中业务功能数量的估算。功能点用于计算软件系统的功能规模测量 (FSM)。
▶ 多点估算。当单个活动估算存在不确定性时,多点估算通过应用乐观估算、悲观估算和最可能估算的平均值或加权平均值来评估成本或工期。
▶ 参数估算。参数估算是指基于历史数据和项目参数,使用某种算法来计算成本或持续时间。
▶ 相对估算。相对估算可用于创建估算,这些估算源自在考虑人力投入、复杂性和不确定性的基础上针对类似工作进行的对比。相对估算不一定基于成本或时间的绝对单位。故事点是相对估算中使用的一种常见的无单位的测量方法。
▶ 单点估算。单点估算涉及使用数据来计算一个可反映最佳估算的值。单点估算与范围估算相反,后者包括最好情况和最差情况。
▶ 故事点估算。故事点估算涉及分配项目团队成员实施用户故事所需的抽象的但相关联的人力投入的点数。它可使项目团队在考虑所涉及的复杂性、风险和人力投入的前提下了解故事的难度。
▶ 宽带德尔菲。宽带德尔菲估算方法是 Delphi 估算的一种变化方式,即主题专家会完成多轮估算,每轮之后与项目团队展开讨论,直至达成共识。对于宽带德尔菲估算方法,那些提出了最高和最低估算的人会解释自己的理由,然后每个人又都重新估算。该过程会不断重复,直到接近一致。计划扑克牌是宽带德尔菲估算方法的一种变化形式。
4.4.3 会议和活动
会议是吸引项目团队和其他干系人参与的重要方式。它们是整个项目的主要沟通方式。
▶ 待办事项列表细化。在待办事项列表的细化会议上,项目团队会以渐进明细方式编制待办事项列表并(重新)明确其中各事项的优先级,以确定在即将到来的迭代中完成的工作。
▶ 投标人会议。在准备投标或建议书之前,与潜在卖方举行的会议,以便确保所有潜在供应商对本次采购都有清楚且一致的理解。该会议也称承包商会议、供应商会议或投标前会议。
▶ 变更控制委员会。变更控制委员会会议包括负责审核、评估、批准、推迟或拒绝项目变更的人员。
本次会议上所做的决定将被记录下来并传达给有关的干系人。此会议也可称为变更控制会议。
▶ 每日站会。每日站会是简短的协作会议,在该会议期间,项目团队会审查前一天的进展,宣布当天的计划,并强调指出遇到或预见的任何障碍。该会议也可称为“每日例会”。
▶ 迭代规划会议。迭代规划会议用于澄清待办事项列表中事项的详细信息、验收标准以及实现即将履行的迭代承诺所需的工作投入。此会议也可称为冲刺规划会议。
▶ 迭代审查会议。迭代审查会议是在一个迭代结束时举行,旨在展示在该迭代期间完成的工作。此会议也可称为冲刺审查会议。
▶ 开工。开工会议是项目开始执行时举行的会议,项目团队成员和其他关键干系人会聚在一起,正式设定期望、达成共识并开始工作。它会确立项目、阶段或迭代的开始。
▶ 经验教训会议。经验教训会议用于识别和分享在项目、阶段或迭代过程中获得的知识,其重点是关注提高项目团队的绩效。除了良好的做法和产生非常有利结果的情况外,此会议还可以讨论原本可以处理得更好的事情。
▶ 规划会议。规划会议用于创建、详细制订或审核计划,并获得对计划的承诺。
▶ 项目收尾。项目收尾会议用于获得发起人、产品负责人或客户对交付范围的最终验收。此会议表明了产品交付工作已完成。
▶ 项目审查。项目审查会议是一种在过程或项目结束时开展的活动,旨在评估状态、评估所交付的价值,并确定项目是否已准备好进入下一个阶段或移交至运营。
▶ 发布规划。发布规划会议是确定发布或改变产品、可交付物或价值增量的高层级计划。
▶ 回顾会议。回顾会议是定期举行的研讨会,参会者探讨其工作和结果,以便改进流程和产品。回顾会议是经验教训会议的一种形式。
▶ 风险审查。一种分析现有风险的状态并识别新风险的会议。这包括确定风险是否仍处于活跃状态以及风险属性(如概率、影响、紧急程度等)是否已发生了变化。并对风险应对措施进行评估,以确定它们是否有效或是否应更新。可能会识别和分析新的风险,也可能会关闭不再活跃的风险。风险再评估是风险审查会议的一个示例。
▶ 状态会议。状态会议是定期举行的会议,旨在交流和分析项目当前进展情况及其绩效方面的信息。
▶ 指导委员会。资深的干系人为项目团队提供指导和支持,并做出项目团队权限以外的决策的会议。
4.6.2 日志和登记册
日志和登记册用于记录项目不断演变的方面。它们会在整个项目期间得到更新。日志和登记册这两个词有时可以互换使用。我们经常看到用风险登记册或风险日志这两个词是指同一个工件。
▶ 假设日志。假设条件是没有证据或证明即被认为正确、真实或确定的因素。制约因素是对管理项目、项目集、项目组合或过程的方案进行限制的因素。假设日志记录了整个项目期间的所有假设条件和制约因素。
▶ 待办事项列表。待办事项列表是待完成工作的有序列表。项目可能有产品待办事项列表、需求待办事项列表、障碍因素待办事项列表等。待办事项列表中的事项会被确定优先级。然后为即将到来的迭代安排优先级高的工作。
▶ 变更日志。变更日志是项目过程中提交的变更及其当前状态的综合清单。变更可以是对任何正式受控的可交付物、项目管理计划组件或项目文件的修改。
▶ 问题日志。问题是可以对项目目标产生影响的当前条件或情形。问题日志会被用于记录和监督与尚未解决的问题相关的信息。问题将被分配给责任方进行跟进和解决。
▶ 经验教训登记册。经验教训登记册可被用于记录在某一项目、阶段或迭代期间所获知识的项目文件,以便未来可将这些知识用于提高团队和组织的绩效。
▶ 风险调整待办事项列表。风险调整待办事项列表包含了产品所需工作,以及应对威胁和机会的行动。
▶ 风险登记册。风险登记册是记录风险管理过程输出的存储文件。风险登记册中的信息可以包括相关管理风险的负责人,概率、影响、风险评分、计划的风险应对,和用来获得关于单个风险的高层级理解的其他信息。
▶ 干系人登记册。干系人登记册会记录与项目干系人有关的信息,其中包括对项目干系人的评估和分类。
4.6.5 基准
基准是经过批准的工作产品或计划的版本。会将实际绩效与基准进行比较,以识别偏差。
▶ 预算。成本基准是对整个项目、任一工作分解结构组件或任一进度活动所做的经批准的估算。
▶ 里程碑进度计划。用于显示有计划日期的里程碑,是一种进度计划类型。
▶ 绩效测量基准。整合在一起的范围、进度和成本基准被用来与项目执行情况相比较,以管理、测量和控制项目绩效。
▶ 项目进度计划。项目进度计划是进度模型的输出,为各个相互关联的活动标注了计划日期、持续时间、里程碑和资源等信息。
▶ 范围基准。此基准是经过批准的范围说明书、工作分解结构 (WBS) 和相应的 WBS 词典,能够通过正式的变更控制程序进行变更,并被用作与实际结果进行比较的依据。
4.6.6 可视化数据和信息
在精益环境中,信息发射源被称为目视管理。目视管理说明了较容易地比较实际和预期绩效的过程,它使用可视化提示来显示一个过程。从要交付的商业价值到已开始的任务,可以对其中所有层级的信息进行目视管理。它们应该是显而易见的,让任何人都能看到。
▶ 任务板。任务板是对计划工作的可视化表示,使每个人都能看到各项任务的状态。任务板可以显示已准备就绪并可以开始(待办)的工作、在制品和已完成的工作(参见图 2-29)。借助任务板,任何人都能一目了然地查看特定任务的状态或每个工作阶段中的任务数。不同颜色的便利贴可以代表不同类型的工作,并且可以使用圆点来显示任务已处于其当前位置的天数。基于工作流的项目(如使用看板的项目)可以使用这些图表来限制在制品的数量。如果看板中某列的任务接近在制品限值,那么项目团队成员可以对当前工作采取“蜂拥模式”,以帮助那些人来处理使流程减缓的任务。
▶ 燃烧图。燃烧图(例如燃起图或燃尽图)可以显示项目团队的速度“速度”可测量在预先定义的时间间隔内生成、确认和接受可交付物的生产率。燃起图可以对照预期应完成的工作来跟踪已完成的工作量(参见图 2-30)。燃尽图可以显示剩余故事点的数量或已减少的风险敞口的数量。
▶ 其他类型的图表。可视化图表还可以包括诸如障碍因素清单之类的信息,该清单描述了完成工作所面临的障碍因素、严重程度以及为应对障碍因素而采取的行动。
图 2-29. 任务板或看板
图 2-30. 燃起图
附录X2 发起人
在不确定和快速变化的环境中运行的项目面临着“足够好可以发布”或“已完成”的目标可能会发生变化的情况。在竞争对手频繁发布新产品的市场中,新的发布中计划的特性可能会有所更新。同样,新的技术趋势(例如移动设备或可穿戴设备)可能会触发方向变化或引入新的需求。
在这些环境中,正在交付或“已完成”的项目目标的定义正在不断移动。项目团队会跟踪计划的项目目标实现率(相对于进度完成率)。完成项目耗费的时间越长,与“完成”的项目目标的距离就越远。这有时被称为“完成漂移”。
图 2-21 显示了一个开发新智能手表的场景。初始进度计划显示,开发具有一组初始功能和特性的手表需要 12 个月。随着竞争对手类似产品的上市,在这组初始功能和特性的基础上不断扩增,以便紧跟市场变化,这将上市日期推迟至第 14 个月。第 13 个月,另一个竞争对手上市了一款功能更多的产品。增加这些功能会将上市日期延迟到第 16 个月。项目团队将在某个时点决定是否发布产品(即使它没有最新特性),或者在上市之前继续对这些特性做出更新。
图 2-21. 开发智能手表的场景
在更加稳定的环境中运行的项目通常会面临“范围蔓延”。在这种情况下,将接受额外的范围或需求,而不对相应的进度、预算或资源需要等做出调整。为了应对范围蔓延,项目团队会使用变更控制系统,在该系统中评估所有变更,以了解变更为项目带来的潜在价值,及实现该价值所需的潜在资源、时间和预算。然后,项目团队将这些变更提交给项目治理机构、产品负责人或高管发起人,以待其正式批准。
X3.4 为更强大的收益实现而演变
对于许多企业而言,不确定性加大、变革速度加快、竞争愈发激烈以及客户赋能增加意味着它们需要在日益复杂的环境中创造价值。实施新战略举措和快速变革的能力正在成为一个关键的差异化因素。这些变革也正在对 PMO 产生更大的压力,以展示它们对收益实现和价值创造的贡献PMO 通过以下方式不断演变,以应对这些挑战:
▶ 专注于关键计划。虽然所有项目都很重要,但战略举措可以对组织的未来、组织与干系人的关系及其能力产生重大影响PMO 正在从项目监督者转变到指挥协调高层领导、业务部门主管、产品负责人和项目团队之间的对话。这些对话提供了关于项目绩效、威胁和机会的准确洞察,这些洞察可对重要的战略举措产生影响。这种专注有助于对新出现的问题予以澄清和纠正,并尽可能充分地实现商业成果。
▶ 建立智能而简单的过程PMO 通过建立足够的过程和实践规范来合理调整其组织的能力,从而在减少浪费性步骤或支持产生价值的过程的前提下,实现有效的沟通、协作和持续改进。
▶ 培养人才和能力PMO 在招聘和留住有才能的团队成员方面发挥着更加积极的作用。他们正在项目团队和整个组织内开发和培育技术、战略、管理和领导技能。
▶ 鼓励和促使变革文化。通过积极地将整个组织对以成果和收益为中心的绩效和组织变革管理的支持和承诺,打造差异化的竞争优势,这些 PMO 从而成为变革领导者。
X5.2 向基于原则的标准转变
自 2010 年以来,PMI 的标准计划除了包括从业者开发标准的经验外,还包括了相关研究。在更新许多标准文件(包括《项目管理标准》)时,学术研究、市场研究、焦点小组和从业者经验都已作为这些标准文件的输入。
早在 2012 年,研究表明项目管理标准正从规定性、基于过程的标准转变为需要反思才能应用于实践的标准。自那时以来,PMI 的许多标准都已转变为基于原则的标准,例如《项目集管理标准》第 3 版和《项目组合管理标准》第 4 版。此外,在为ISO 标准的开发提供支持过程中,PMI 参与了 ISO/TC 258 的讨论,该讨论指出需要转向基于叙述或基于原则的方法,而不是基于过程的方法。
审阅团队和征求意见稿参与者的评论意见一致确认《项目管理标准》将从基于过程的方法转向基于原则的标准,以符合研究结果和从业者的需要。
2 常用缩写
自 1987 年以来《项目管理标准》一直代表着基于过程的项目管理标准《 PMBOK 指南》中包含的《项目管理标准》与一系列业务过程有关的项目管理准则和职能相保持一致。这些业务过程支持以下持续且可预测的实践:
▶ 可被记录;
▶ 通过这些实践可对过程的绩效作出评估;
▶ 通过这些实践可对过程做出改进,从而最大化效率并最小化威胁。
在支持良好实践方面,虽然这些做法是有效的,但从本质上看,基于过程的项目管理标准是规定性的。随着项目管理在按比以往更快的速度发展,过去基于过程导向的版本难以为继,无法反映价值交付的整个大环境。因此,本版指南转而采用基于原则的标准,为有效的项目管理提供支持,并更多地关注预期成果,而非可交付物。
在本版标准部分逐步发展过程中,来自全球各地不同行业和组织、担任不同职位、实施不同类型项目的从业者为该标准的草案编撰贡献了力量,并/或提供了反馈意见。此外,参与第 7 版《 PMBOK 指南》编写的各位负责人和工作人员还审阅了其他知识体系和专注于项目管理的著作,来探究这些资料中蕴含的有关项目管理原则的概念。这些共同的努力凸显了各界对我们的强有力支持,为我们确认本版指南中的指导原则以适用于项目管理涉及的整个范围提供了支持。
迄今为止,全球项目管理界已认同应将该标准转变为一份原则声明。这些原则声明充分体现并总结了项目管理实践的公认目标及其核心功能。这些原则声明还提供了广泛的参考因素,项目团队能够在这些参考因素范围内开展工作,并提供众多方法来契合这些原则的意图。
借助这些原则声明,PMI 提供了整个价值交付环境中有效的项目管理方法:从预测型到适应型,以及中间的各种方法。这些基于原则的方法还与《项目集管理标准(第 3 版和第 4 版)和《项目组合管理标准》(第 4 版)的发展保持一致《项目组合、项目集和项目的风险管理标准》和《收益实现管理:实践指南》,这两个标准是全球主题专家团队基于原则的方法开发的新产品的代表。
本版《项目管理标准》或《项目管理知识体系指南》中的任何内容都不否定与过去版本中基于过程的方法的一致性。对于指导其项目管理能力、调整其方法论并评估其项目管理能力,很多组织和从业人员仍然认为基于过程的方法非常有用。这种方法与新版本的内容仍是相关的。
本版《 PMBOK 指南》的另一个重要变化是从系统视角论述项目管理。这一转变始于将系统视角的价值交付作为《项目管理标准》的一部分,并继续呈现《 PMBOK 指南》的内容。该“价值交付系统”部分改变了原有视角,即从项目组合、项目集和项目治理到重点关注将它们与其他业务能力结合在一起的价值链,再进一步推进到组织的战略、价值和商业目标。在项目管理的背景下《项目管理标准》和《 PMBOK 指南》强调,项目不只是产生输出,更重要的是要促使这些输出推动实现成果,而这些成果最终会将价值交付给组织及其干系人。
这种系统视角反映了从过去版本的《 PMBOK 指南》中的“知识领域”转变为八个绩效域。绩效域是一组对有效地交付项目成果至关重要的相关活动。总的来说,绩效域所代表的项目管理系统体现了彼此交互、相互关联且相互依赖的管理能力,这些能力只有协调一致才能实现期望的项目成果。随着各个绩效域彼此交互和相互作用,变化也会随之发生。项目团队要有整体系统思维的意识,不断审查、讨论、适应并应对这些变化,而非只是关注发生变化的具体绩效域。遵照《项目管理标准》中的“价值交付系统”这一概念,团队会通过以成果为中心的测量指标,而非按照各个过程或生成的工件、计划等来对各绩效域中的有效绩效作出评估。
原先版本的《 PMBOK 指南》强调必须对项目管理方法进行裁剪,使之适应于各项目的独有特征及其运行背景。第 6 版明确包括了相关考虑因素,以帮助项目团队思考如何对其项目管理方法进行裁剪。这些内容包含在各知识领域章节的前言部分,同时介绍了各类项目环境的考虑因素。本版《 PMBOK 指南》特设“裁剪”一章,对这项内容作出了进一步阐述。
本版指南新增了“模型、方法和工件”一章,为支持项目管理提供了高层级组合的模型、方法和工件。
这一章中有原先版本指南中为项目管理提供支持的工具、技术和输出的链接,但对团队应在何时、如何使用哪种工具未做出规定。
最后一个变化反映了《 PMBOK 指南》发行史上最重要的创新,即推出了 PMIstandards+™ 这一交互式数字平台,该平台融合了当下、新兴和未来的实践、方法、工件及其他有用的信息。这些数字内容更好地反映了项目管理知识体系的动态性PMIstandards+ 向项目管理从业人员和其他干系人提供了更加丰富、范围更加广泛的信息和资源,这些信息和资源能够更加快速地顺应项目管理领域中的发展和变化。这些内容根据行业板块、项目类型或其他特征阐述了具体实践、方法或工具如何适用于具体的项目PMIstandards+首先介绍了《 PMBOK 指南》第 6 版的输入、工具和技术以及输出,同时会继续纳入支持项目管理发展的新资源。展望未来《项目管理标准》和 《 PMBOK 指南》的用户可以在 PMIstandards+ 中找到补充印刷版出版物的丰富信息。
下图说明了项目《项目管理标准》的修订内容,以及《 PMBOK 指南》从第 6 版到第 7 版的变化,此外还有与 PMIstandards+ 数字平台的连接。
修订了《项目管理标准》 ,并将《 PMBOK 指南》和 PMIstandards+ 数字内容平台从第 6 版过渡到第 7 版
3 定义
自 1987 年以来《项目管理标准》一直代表着基于过程的项目管理标准《 PMBOK 指南》中包含的《项目管理标准》与一系列业务过程有关的项目管理准则和职能相保持一致。这些业务过程支持以下持续且可预测的实践:
▶ 可被记录;
▶ 通过这些实践可对过程的绩效作出评估;
▶ 通过这些实践可对过程做出改进,从而最大化效率并最小化威胁。
在支持良好实践方面,虽然这些做法是有效的,但从本质上看,基于过程的项目管理标准是规定性的。随着项目管理在按比以往更快的速度发展,过去基于过程导向的版本难以为继,无法反映价值交付的整个大环境。因此,本版指南转而采用基于原则的标准,为有效的项目管理提供支持,并更多地关注预期成果,而非可交付物。
在本版标准部分逐步发展过程中,来自全球各地不同行业和组织、担任不同职位、实施不同类型项目的从业者为该标准的草案编撰贡献了力量,并/或提供了反馈意见。此外,参与第 7 版《 PMBOK 指南》编写的各位负责人和工作人员还审阅了其他知识体系和专注于项目管理的著作,来探究这些资料中蕴含的有关项目管理原则的概念。这些共同的努力凸显了各界对我们的强有力支持,为我们确认本版指南中的指导原则以适用于项目管理涉及的整个范围提供了支持。
迄今为止,全球项目管理界已认同应将该标准转变为一份原则声明。这些原则声明充分体现并总结了项目管理实践的公认目标及其核心功能。这些原则声明还提供了广泛的参考因素,项目团队能够在这些参考因素范围内开展工作,并提供众多方法来契合这些原则的意图。
借助这些原则声明,PMI 提供了整个价值交付环境中有效的项目管理方法:从预测型到适应型,以及中间的各种方法。这些基于原则的方法还与《项目集管理标准(第 3 版和第 4 版)和《项目组合管理标准》(第 4 版)的发展保持一致《项目组合、项目集和项目的风险管理标准》和《收益实现管理:实践指南》,这两个标准是全球主题专家团队基于原则的方法开发的新产品的代表。
本版《项目管理标准》或《项目管理知识体系指南》中的任何内容都不否定与过去版本中基于过程的方法的一致性。对于指导其项目管理能力、调整其方法论并评估其项目管理能力,很多组织和从业人员仍然认为基于过程的方法非常有用。这种方法与新版本的内容仍是相关的。
本版《 PMBOK 指南》的另一个重要变化是从系统视角论述项目管理。这一转变始于将系统视角的价值交付作为《项目管理标准》的一部分,并继续呈现《 PMBOK 指南》的内容。该“价值交付系统”部分改变了原有视角,即从项目组合、项目集和项目治理到重点关注将它们与其他业务能力结合在一起的价值链,再进一步推进到组织的战略、价值和商业目标。在项目管理的背景下《项目管理标准》和《 PMBOK 指南》强调,项目不只是产生输出,更重要的是要促使这些输出推动实现成果,而这些成果最终会将价值交付给组织及其干系人。
这种系统视角反映了从过去版本的《 PMBOK 指南》中的“知识领域”转变为八个绩效域。绩效域是一组对有效地交付项目成果至关重要的相关活动。总的来说,绩效域所代表的项目管理系统体现了彼此交互、相互关联且相互依赖的管理能力,这些能力只有协调一致才能实现期望的项目成果。随着各个绩效域彼此交互和相互作用,变化也会随之发生。项目团队要有整体系统思维的意识,不断审查、讨论、适应并应对这些变化,而非只是关注发生变化的具体绩效域。遵照《项目管理标准》中的“价值交付系统”这一概念,团队会通过以成果为中心的测量指标,而非按照各个过程或生成的工件、计划等来对各绩效域中的有效绩效作出评估。
原先版本的《 PMBOK 指南》强调必须对项目管理方法进行裁剪,使之适应于各项目的独有特征及其运行背景。第 6 版明确包括了相关考虑因素,以帮助项目团队思考如何对其项目管理方法进行裁剪。这些内容包含在各知识领域章节的前言部分,同时介绍了各类项目环境的考虑因素。本版《 PMBOK 指南》特设“裁剪”一章,对这项内容作出了进一步阐述。
本版指南新增了“模型、方法和工件”一章,为支持项目管理提供了高层级组合的模型、方法和工件。
这一章中有原先版本指南中为项目管理提供支持的工具、技术和输出的链接,但对团队应在何时、如何使用哪种工具未做出规定。
最后一个变化反映了《 PMBOK 指南》发行史上最重要的创新,即推出了 PMIstandards+™ 这一交互式数字平台,该平台融合了当下、新兴和未来的实践、方法、工件及其他有用的信息。这些数字内容更好地反映了项目管理知识体系的动态性PMIstandards+ 向项目管理从业人员和其他干系人提供了更加丰富、范围更加广泛的信息和资源,这些信息和资源能够更加快速地顺应项目管理领域中的发展和变化。这些内容根据行业板块、项目类型或其他特征阐述了具体实践、方法或工具如何适用于具体的项目PMIstandards+首先介绍了《 PMBOK 指南》第 6 版的输入、工具和技术以及输出,同时会继续纳入支持项目管理发展的新资源。展望未来《项目管理标准》和 《 PMBOK 指南》的用户可以在 PMIstandards+ 中找到补充印刷版出版物的丰富信息。
下图说明了项目《项目管理标准》的修订内容,以及《 PMBOK 指南》从第 6 版到第 7 版的变化,此外还有与 PMIstandards+ 数字平台的连接。
修订了《项目管理标准》 ,并将《 PMBOK 指南》和 PMIstandards+ 数字内容平台从第 6 版过渡到第 7 版