2.7.2.4 资源
引用
变更摘要
自 1987 年以来《项目管理标准》一直代表着基于过程的项目管理标准《 PMBOK 指南》中包含的《项目管理标准》与一系列业务过程有关的项目管理准则和职能相保持一致。这些业务过程支持以下持续且可预测的实践:
▶ 可被记录;
▶ 通过这些实践可对过程的绩效作出评估;
▶ 通过这些实践可对过程做出改进,从而最大化效率并最小化威胁。
在支持良好实践方面,虽然这些做法是有效的,但从本质上看,基于过程的项目管理标准是规定性的。随着项目管理在按比以往更快的速度发展,过去基于过程导向的版本难以为继,无法反映价值交付的整个大环境。因此,本版指南转而采用基于原则的标准,为有效的项目管理提供支持,并更多地关注预期成果,而非可交付物。
在本版标准部分逐步发展过程中,来自全球各地不同行业和组织、担任不同职位、实施不同类型项目的从业者为该标准的草案编撰贡献了力量,并/或提供了反馈意见。此外,参与第 7 版《 PMBOK 指南》编写的各位负责人和工作人员还审阅了其他知识体系和专注于项目管理的著作,来探究这些资料中蕴含的有关项目管理原则的概念。这些共同的努力凸显了各界对我们的强有力支持,为我们确认本版指南中的指导原则以适用于项目管理涉及的整个范围提供了支持。
迄今为止,全球项目管理界已认同应将该标准转变为一份原则声明。这些原则声明充分体现并总结了项目管理实践的公认目标及其核心功能。这些原则声明还提供了广泛的参考因素,项目团队能够在这些参考因素范围内开展工作,并提供众多方法来契合这些原则的意图。
借助这些原则声明,PMI 提供了整个价值交付环境中有效的项目管理方法:从预测型到适应型,以及中间的各种方法。这些基于原则的方法还与《项目集管理标准(第 3 版和第 4 版)和《项目组合管理标准》(第 4 版)的发展保持一致《项目组合、项目集和项目的风险管理标准》和《收益实现管理:实践指南》,这两个标准是全球主题专家团队基于原则的方法开发的新产品的代表。
本版《项目管理标准》或《项目管理知识体系指南》中的任何内容都不否定与过去版本中基于过程的方法的一致性。对于指导其项目管理能力、调整其方法论并评估其项目管理能力,很多组织和从业人员仍然认为基于过程的方法非常有用。这种方法与新版本的内容仍是相关的。
本版《 PMBOK 指南》的另一个重要变化是从系统视角论述项目管理。这一转变始于将系统视角的价值交付作为《项目管理标准》的一部分,并继续呈现《 PMBOK 指南》的内容。该“价值交付系统”部分改变了原有视角,即从项目组合、项目集和项目治理到重点关注将它们与其他业务能力结合在一起的价值链,再进一步推进到组织的战略、价值和商业目标。在项目管理的背景下《项目管理标准》和《 PMBOK 指南》强调,项目不只是产生输出,更重要的是要促使这些输出推动实现成果,而这些成果最终会将价值交付给组织及其干系人。
这种系统视角反映了从过去版本的《 PMBOK 指南》中的“知识领域”转变为八个绩效域。绩效域是一组对有效地交付项目成果至关重要的相关活动。总的来说,绩效域所代表的项目管理系统体现了彼此交互、相互关联且相互依赖的管理能力,这些能力只有协调一致才能实现期望的项目成果。随着各个绩效域彼此交互和相互作用,变化也会随之发生。项目团队要有整体系统思维的意识,不断审查、讨论、适应并应对这些变化,而非只是关注发生变化的具体绩效域。遵照《项目管理标准》中的“价值交付系统”这一概念,团队会通过以成果为中心的测量指标,而非按照各个过程或生成的工件、计划等来对各绩效域中的有效绩效作出评估。
原先版本的《 PMBOK 指南》强调必须对项目管理方法进行裁剪,使之适应于各项目的独有特征及其运行背景。第 6 版明确包括了相关考虑因素,以帮助项目团队思考如何对其项目管理方法进行裁剪。这些内容包含在各知识领域章节的前言部分,同时介绍了各类项目环境的考虑因素。本版《 PMBOK 指南》特设“裁剪”一章,对这项内容作出了进一步阐述。
本版指南新增了“模型、方法和工件”一章,为支持项目管理提供了高层级组合的模型、方法和工件。
这一章中有原先版本指南中为项目管理提供支持的工具、技术和输出的链接,但对团队应在何时、如何使用哪种工具未做出规定。
最后一个变化反映了《 PMBOK 指南》发行史上最重要的创新,即推出了 PMIstandards+™ 这一交互式数字平台,该平台融合了当下、新兴和未来的实践、方法、工件及其他有用的信息。这些数字内容更好地反映了项目管理知识体系的动态性PMIstandards+ 向项目管理从业人员和其他干系人提供了更加丰富、范围更加广泛的信息和资源,这些信息和资源能够更加快速地顺应项目管理领域中的发展和变化。这些内容根据行业板块、项目类型或其他特征阐述了具体实践、方法或工具如何适用于具体的项目PMIstandards+首先介绍了《 PMBOK 指南》第 6 版的输入、工具和技术以及输出,同时会继续纳入支持项目管理发展的新资源。展望未来《项目管理标准》和 《 PMBOK 指南》的用户可以在 PMIstandards+ 中找到补充印刷版出版物的丰富信息。
下图说明了项目《项目管理标准》的修订内容,以及《 PMBOK 指南》从第 6 版到第 7 版的变化,此外还有与 PMIstandards+ 数字平台的连接。
修订了《项目管理标准》 ,并将《 PMBOK 指南》和 PMIstandards+ 数字内容平台从第 6 版过渡到第 7 版
1.3 本标准的受众
本标准为参与项目的干系人提供了基础性的参考资料。这包括(但不限于)以下项目从业者、顾问、教育工作者、学生、发起人、干系人和供应商:
▶ 负责交付项目成果或对其担责;
▶ 全职或兼职为项目工作;
▶ 在项目组合、项目集或项目管理办公室 (PMO) 工作;
▶ 参与发起项目、负责产品、管理产品、高管领导或项目治理;
▶ 参与项目组合管理或项目集管理;
▶ 为项目工作提供资源;
▶ 聚焦于项目组合、项目集和项目的价值交付;
▶ 讲授或研究项目管理;
▶ 参与项目价值交付链的任何方面。
2.3.6 提供业务方向和洞察
具有此职能的人员会指导并澄清项目方向或产品成果。它涉及根据商业价值、依赖关系以及技术或运营风险来确定需求或待办事项的优先级。具有此职能的人员向项目团队提供反馈,并为要开发或交付的下一个增量或要素设定方向。此职能涉及与其他干系人、客户及其项目团队互动,以定义产品方向。其目标是使项目可交付物的价值最大化。
在适应型和混合型环境中,可以使用特定的节奏提供方向和洞察。在预测型环境中,可以设定指定的检查点来呈现项目进展并提供有关项目进展的反馈。在某些情况下,业务方向可以与资金提供职能和资源提供职能相互影响。
2.3.7 提供资源和方向
具有此职能的人员会推动项目的开展,并与项目团队和更广泛的干系人群体沟通组织的愿景、目标和期望。他们是项目和项目团队的倡导者,可帮助项目活动得以推进所需的决策、资源和职权。
这些人员充当高级管理层和项目团队之间的联络人,在使项目与商业目标保持一致方面发挥支持作用,消除障碍并解决项目团队决策权范围之外的问题。具有此职能的人员为项目团队无法自行解决或管理的问题或风险(例如资金或其他资源短缺或无法满足的截止日期)提供上报路径。
此职能可以识别项目中出现的机会并将这些机会沟通给高级管理层,从而促进创新。他们可以在项目收尾后监督项目成果,以确保实现预期的商业收益。
2.4.1 内部环境
组织的内部因素可能来自组织自身、项目组合、项目集、其他项目或这些来源的组合。它们包括工件、
实践或内部知识。知识包括从先前项目吸取的经验教训和已完成的工件。示例包括(但不限于):
▶ 过程资产。过程资产可能包括工具、方法论、方法、模板、框架、模式或 PMO 资源。
▶ 治理文件。此文件包括政策和流程。
▶ 数据资产。数据资产可能包括以前项目的数据库、文件库、度量指标、数据和工件。
▶ 知识资产。知识资产可能包括项目团队成员、主题专家和其他员工的隐性知识。
▶ 安保和安全。安保和安全措施可能包括针对设施访问、数据保护、保密级别和专有秘密的程序和实践。
▶ 组织文化、结构和治理。组织的这些方面包括愿景、使命、价值观、信念、文化规范、领导力风格、等级制度和职权关系、组织风格、道德和行为规范。
▶ 设施和资源的地理分布。这些资源包括工作地点、虚拟项目团队和共享系统。
▶ 基础设施。基础设施包括现有设施、设备、组织和电信通道、信息技术硬件、可用性和功能。
▶ 信息技术软件。示例包括进度计划软件、配置管理系统、在线自动化系统的网络接口、协作工具和工作授权系统。
▶ 资源可用性。示例包括签订合同和采购制约因素、获得批准的供应商和分包商以及合作协议。与人员和材料相关的可用性包括签订合同和采购制约因素、获得批准的供应商和分包商,以及时间线。
▶ 员工能力。示例包括通用和特定的专业知识、技能、能力、技术和知识。
3.1 成为勤勉、尊重和关心他人的管家
图 3-2. 成为勤勉、尊重和关心他人的管家
在不同的环境中,管家式管理 (stewardship) 的含义和应用会略有不同。管家式管理一方面涉及被委托看管某项事物,另一方面侧重于以负责任的方式规划、使用和管理资源,还有一方面是维护价值观和道德。
管家式管理包括在组织内部和外部的职责。在组织内,管家式管理包括:
▶ 运营时要做到与组织及其目标、战略、愿景、使命保持一致并维持其长期价值;
▶ 承诺并尊重项目团队成员的参与,包括薪酬、机会获得和公平对待;
▶ 勤于监督项目中使用的组织资金、材料和其他资源;
▶ 了解职权、担责和职责的运用是否适当(特别是身居领导岗位时)。组织外部的管家式管理包括在以下领域的职责:
▶ 环境可持续性以及组织对材料和自然资源的使用;
▶ 组织与外部干系人(例如其合作伙伴和渠道)的关系;
▶ 组织或项目对市场、社会和经营所在地区的影响;
▶ 提升专业化行业的实践水平。
管家式管理反映了对信任的理解和接受度以及产生和维持信任的行动和决定。管家既需遵守明确的职责,也需要遵守隐含的职责。这些职责可能包括以下方面:
▶ 诚信。管家在所有参与和沟通中都应做到诚实且合乎道德。管家需秉持最高标准,并反映组织员工所应坚守的价值观、原则和行为。管家作为楷模,并通过在其参与、工作活动和决策中践行和展现个人和组织价值观来建立信任。在项目管理背景下,这一职责通常要求管家建议团队成员、同职级人员和其他干系人考虑他们的言行、展现同理心、进行自我反思并乐于接受反馈。
▶ 关心。管家是其负责的组织事务的受托人,他们会认真监督这些事务。具有高绩效项目的专业人士总是会在严格规定的责任范围外也这样做。管家需密切关注这些事务,且需达到对个人事务相同的关心程度“关心”涉及与组织内部业务相关的事务。组织政策和原则应反映对环境和自然资源可持续利用的关心以及对全球公众状况的关切。项目带来的变化可能会有意想不到或不想要的后果。项目从业者应识别、分析和管理项目成果的潜在负面影响,以便干系人注意到并告知相关情况。“关心”包括营造透明的工作环境、开放的沟通渠道以及让干系人有机会在不受惩罚或不害怕遭到报复的情况下提出顾虑。
▶ 可信。管家需在组织内外准确地说明自己的身份、角色、所在项目团队及其职权。这种行为使人们能够了解个人在多大程度上可以投入资源、做出决策或批准某件事。可信还要求个人主动识别个人利益与其组织或客户利益之间的冲突。此类冲突可能会削弱信任和信心,导致不道德或非法行为,造成混乱或带来次优的成果。管家需保护项目免受此类失信行为的影响。
▶ 合规。管家需遵守其组织内外得到适当授权的法律、规则、法规和要求。但高绩效项目会寻求通过各种方法将合规性更充分地融入项目文化,从而与可能相互冲突的各种准则更好地保持一致性。
管家需努力遵守旨在保护他们及其组织、干系人和广大公众的准则。如果管家在行动或计划是否符合既定准则方面遇到了相互冲突的准则或问题,他们需要寻求适当的建议和指导。管家式管理需要以透明且可信赖的方式进行领导。项目会影响到交付项目的人员以及受项目可交付物和成果影响的人员的生活。项目可以产生某些效果,例如缓解交通堵塞、生产新药物或为人们创造互动机会。这些效果可能会产生负面的影响和后果,例如绿地减少、药物副作用或个人信息泄露。项目团队及其所在组织的领导应仔细考虑这些因素和影响,以便他们可以通过权衡组织和项目目标与全球干系人更大的需求和期望来做出负责任的决定。
越来越多的组织从整体角度看待业务,它们会同时而不是按顺序考虑财务、技术、社会和环境绩效。由于世界现在比以往任何时候都更加相互关联,而且面临有限的资源和共同的环境,因此管家式管理的决策会有超出项目之外的影响。
3.3 有效地干系人参与
图 3-4. 有效地干系人参与
干系人可能是能影响项目组合、项目集或项目的决策、活动或成果的个人、群体或组织,以及会受或自认为会受这些决策、活动或成果影响的个人、群体或组织。干系人还以积极或消极的方式直接或间接影响项目,及其绩效或成果。
干系人可以影响项目的许多方面,包括,但不限于:
▶ 范围 / 需求 — 通过表明需要增加、调整或删除范围和/或项目需求的要素;
▶ 进度 — 通过提出加快交付的想法,或者放慢或停止交付关键项目活动;
▶ 成本 — 通过帮助减少或取消计划支出,或者增加会提高成本或需要额外资源的步骤、需求或限制;
▶ 项目团队 — 通过限制或允许接触具备交付预期成果所需技能、知识和经验并可推动学习型文化的人员;
▶ 计划 — 通过为计划提供信息,或倡导对商定的活动和工作作出变更;
▶ 成果 — 通过开展或阻止实现为期望成果所需的工作;
▶ 文化 — 通过建立或影响甚至定义项目团队和更广泛组织参与的程度和特点;
▶ 收益实现 — 通过制定和确定长期目标,从而使项目交付预期的确定价值;
▶ 风险 — 通过界定项目的风险临界值,并参与后续的风险管理活动;
▶ 质量 — 通过识别和要求提供质量需求;
▶ 成功 — 通过定义成功因素并参与对成功的评估。
在项目的整个生命周期内,干系人可能会参与进来,也可能会退出。此外,随着时间的推移,干系人的利益、影响或作用可能也会有所变化。干系人(特别是那些影响力高且对项目持不赞同或中立观点的干系人)
需要有效地参与进来,以便项目团队了解他们的利益、顾虑和权利。然后,项目团队可以通过有效参与和支持来应对这些顾虑,这样就可能会成功地实现项目成果。
从项目开始到结束,识别、分析并主动争取干系人参与有助于项目取得成功。
项目团队是一组干系人。这些干系人会与其他干系人互动,以理解、思考、沟通并回应他们的利益、需要和意见。
有效果且有效率的参与和沟通包括确定干系人想要或应该进行参与的方式、时间、频率和情形。沟通是参与的关键部分,但深入的参与可让人了解他人的想法,吸收其他观点以及协同努力制定共同的解决方案。参与包括通过频繁的双向沟通建立和维持牢固的关系。它鼓励通过互动会议、面对面会议、非正式对话和知识共享活动进行协作。
干系人参与在很大程度上依赖于人际关系技能,包括积极主动、正直、诚实、协作、尊重、同理心和信心。这些技能和态度可以帮助每个人适应工作和彼此适应,从而增加成功的可能性。
参与有助于项目团队发现、收集和评估信息、数据和意见。这可形成共识和一致性,从而实现项目成果。此外,这些活动还有助于项目团队对项目进行裁剪,以识别、调整和应对不断变化的环境。
在整个项目进行期间,项目团队会积极让其他干系人参与,以最小化潜在消极影响并最大化积极影响。除了提高干系人满意度外,让干系人参与还使项目团队有机会取得更出色的项目绩效和成果。最后,其他干系人的参与有助于项目团队找到更能为更广泛的干系人接受的解决方案。
3.4 聚焦于价值
图 3-5. 聚焦于价值
价值(包括从客户或最终用户的角度看的成果)是项目的最终成功指标和驱动因素。价值聚焦于可交付物的成果。项目的价值可以表示为对发起组织或接收组织的财务贡献。价值也可以是对所取得的公共利益的测量,例如,社会收益或客户从项目结果中所感知到的收益。当项目是项目集的组件时,项目对项目集成果的贡献可以表示为价值。
许多项目(尽管不是所有项目)都是基于商业论证而启动。也可能由于任何确定的交付需要,或者修改流程、产品或服务(如合同、工作说明书或其他文件)的需要而启动项目。在所有情况下,项目的目的就是提供预期成果,该成果通过有价值的解决方案满足需要。商业论证可以包含有关战略一致性、风险敞口评估、经济可行性研究、投资回报率、预期关键绩效测量、评估和替代方法的信息。商业论证可以从定性或定量的方面,或者同时从这两方面来说明项目成果的预期价值贡献。商业论证至少包含以下支持性和相互关联的要素:
▶ 商业需要。商业为项目提供理由,并解释为什么开展该项目。它源于初步的业务需求,这些需求反映在项目章程或其他授权文件中。商业需要提供了有关商业目的和目标的详细信息,它可能针对执行组织、客户组织、组织的合伙方或公共福利。明确说明商业需要有助于项目团队了解未来状态的商业驱动因素,并使项目团队能够识别机会或问题,从而提高项目成果的潜在价值。
▶ 项目理由。项目理由与商业需要相关。它解释了为什么商业需要值得投资以及为什么在此时应该满足商业需要。项目理由会附有成本效益分析和假设条件。
▶ 商业战略。商业战略是开展项目的原因,所有需要都与实现价值的战略相关。
除了收益和可能的协议之外,商业需要、项目理由和商业战略一起为项目团队提供信息,使他们能够做出知情决策,以达到或超过预期的商业价值。
在整个项目期间,应清晰描述、以迭代方式评估并更新期望成果。在项目生命周期内,项目可能会发生变更,然后项目团队会作出应对调整。项目团队会根据期望的输出、基准和商业论证不断评估项目进展情况和方向,以确定该项目仍与商业需要保持一致,并将交付预期成果。另外,干系人可以更新商业论证以获取机会,或者将项目团队和其他干系人确定的问题最小化。如果项目或其干系人不再与商业需要保持一致,或者如果项目似乎不可能提供预期价值,则组织可以选择终止此项投入。
价值是指某种事物的作用、重要性或实用性。价值具有主观性,从某种意义上说,同一个概念对于不同的人和组织具有不同的价值。之所以会发生这种情况,是因为所谓的收益取决于组织战略,包含从短期财务收益、到长期收益、甚至是非财务要素。由于所有项目都有一系列干系人,因此必须考虑为每个干系人群体产生的不同价值,并将这些价值与整体价值进行平衡,同时优先考虑客户价值。
在某些项目的背景下,可能存在不同形式的价值工程,这些价值工程可以将客户、执行组织或其他干系人的价值最大化。这方面的一个示例包括在可接受的风险敞口的情况下交付所需的功能和质量水平,同时尽可能少地使用资源,并避免浪费。有时,特别是在没有预先确定范围的适应型项目中,项目团队可以与客户共同努力,确定哪些功能值得投资,哪些功能可能缺乏足够的价值,无需增加到输出之中,从而优化价值。
为了支持从项目中实现价值,项目团队可将重点从可交付物转到预期成果。这样做可以让项目团队实现项目的愿景或目标,而不是简单地创建特定可交付物。虽然可交付物可能会支持预期的项目成果,但它可能无法完全实现项目的愿景或目标。例如,客户可能需要某一特定的软件解决方案,因为他们认为该解决方案可以满足提高生产力这一商业需要。软件是项目的输出,但软件本身并不能实现预期的生产力成果。在这种情况下,增加一项新的可交付物,即提供使用软件的培训和教练,就可以实现更好的生产力成果。如果项目的输出未能提高生产力,干系人可能会认为项目已经失败。因此,项目团队和其他干系人都应该了解可交付物及其预期成果。
项目工作的价值贡献可能是一种短期或长期的测量。由于价值贡献可能与运营活动的贡献相混合,因此很难将其分开。当项目是项目集的一个组件时,也可能需要在项目集层级对价值作出评估,以便以适当的方式对项目进行指导。可靠的价值评估应考虑项目输出的全部背景和整个生命周期。虽然价值会随着时间的推移而实现,但有效的过程可以帮助早日实现收益。通过有效率且有效果地实施项目,项目团队可以展示或实现诸如优先交付、更好的客户服务或改善工作环境等成果。通过与负责将项目可交付物投入使用的组织领导者合作,项目领导者可以确保可交付物能够实现所计划的成果。
3.5 识别、评估和响应系统交互
项目生命周期中项目阶段的类型和数量取决于许多变量,其中主要是交付节奏和开发方法(如上所述)。生命周期中阶段的示例包括:
▶ 可行性阶段。此阶段会确定商业论证是否有效以及组织是否有能力交付预期成果。
▶ 设计阶段。通过规划和分析,可以设计将要开发的项目可交付物。
▶ 构建阶段。通过整合的质量保证活动实施构建可交付物。
▶ 测试阶段。在移交、上线或客户验收之前,会对可交付物进行最终质量审查和检查。
▶ 部署阶段。项目可交付物投入使用,而且持续稳定、实现收益和组织变革管理所需的移交活动均已完成。
▶ 收尾阶段。项目收尾了,要存档项目知识和工件,解散项目团队成员,并关闭合同。
项目阶段通常设有阶段关口,以便在进入下一阶段之前检查是否已达到预期成果或满足当前阶段的退出标准。退出标准可能与可交付物、合同义务、满足特定绩效目标或其他有形措施的验收标准密切相关。
图 2-9 显示了各个阶段依次完成的生命周期。这种类型的生命周期与预测型开发方法非常匹配,因为每个阶段只进行一次,每个阶段都侧重于某一特定类型的工作。但有些情况(例如增加范围、需求变化或市场变化)则会导致某些阶段重复进行。
图 2-9. 预测型生命周期示例
图 2-10 显示了一个采用增量型开发方法的生命周期。本示例中显示了由计划、设计和构建组成的三次迭代。每个后续的构建都将在初始构建上增加功能。
图 2-10. 采用增量型开发方法的生命周期
图 2-11 显示了一个采用适应型开发方法的生命周期。在每次迭代(有时称为“冲刺”)结束时,客户会对具有功能性的可交付物进行审查。在审查时,关键干系人会提供反馈,项目团队会更新项目待办事项列表,以确定下一次迭代中特性和功能的优先级。
图 2-11. 采用适应型开发方法的生命周期
可对此方法做出调整,以便在持续交付情况下使用此方法,具体如第 2.3.2 节(交付节奏)所述。
有几种适应型方法论(包括敏捷方法)会进行基于工作流的进度规划,这种进度规划不会采用生命周期或阶段的概念。此举的一个目标是根据资源能力、材料和其他输入优化交付流程。另一个目标是最大限度地减少时间和资源浪费,并优化过程效率和可交付物的产出量。采用这些实践和方法的项目通常采用在精益和准时制(JIT)中使用的看板进度规划系统。
3.6 展现领导力行为
图 3-7. 展现领导力行为
项目对有效领导力有独特的需要。有别于通用业务运营(角色和职责通常已经确定并保持一致),项目通常涉及多个组织、部门、职能或供应商,他们会不定期互动。此外,项目的利害关系和期望可能高于常规的运营职能。因此,更广泛的经理、高管、资深贡献者和其他干系人会试图影响项目,这往往造成更大程度的困惑和冲突。因此,与大多数项目相比,高绩效项目会有更多的人,更频繁地表现出有效的领导力行为。
优先考虑愿景、创造力、激励、热情、鼓励和同理心的项目环境可以支持更好的成果,这些特质往往与领导力有关。领导力包括对项目团队内外的个人施加影响以便实现预期成果的态度、才能、性格和行为。
领导力并非任何特定角色所独有。高绩效项目可能会有多名成员表现出有效的领导力技能,例如项目经理、发起人、干系人、高级管理层甚至项目团队成员。任何开展项目工作的人员都可以展现有效的领导力特质、风格和技能,以帮助项目团队执行和交付所要求的结果。
必须指出的是,当太多的参与者试图在多个、不一致的方向上施加项目影响时,可能会出现更多的冲突和困惑。但是,高绩效的项目会表现出一种由更多影响者组成的看似矛盾的联合体,每位影响者以互补的方式贡献更多的领导力技能。例如,如果发起人清楚地说明了优先级,那么技术主管就会开启关于交付选项的讨论。在该讨论中,个人贡献者会坚定地陈述利弊,直到项目经理使对话达成策略共识。成功的领导力使人能够在任何情况下影响、激励、指导和教练他人。它还包含了源自组织的文化和实践的很多特征。
领导力不应与职权混淆,后者是指向组织内人员赋予控制地位,以促进其以有效果和有效率的方式全面履行职能。职权是指行使权力的权利,通常通过正式手段(例如章程文件或指定的职务)授予某人。然后,此人即可拥有可表明其职权的某种角色或职位。职权是指对特定活动、个人行为或在某些情况下的决策承担责任。虽然个人可利用自己的职权来影响、激励、指导他人,或在他人未按要求或指示行事时采取行动,但这与领导力不同。例如,组织的高管可能授予某人组建项目团队以交付某项成果的职权。然而,仅仅拥有职权是不够的,还需要领导力来激励团队实现共同目标,影响他们调整个人利益以支持集体努力,取得项目团队成功而非个人成功。
有效的领导力会借鉴或结合各种领导力风格的要素。根据文献,有各种各样的领导力风格,从专制型、民主型、放任型、指令型、参与型、自信型、支持型到共识型等。在所有这些领导力风格中,没有一种领导力风格已被证明是公认为最好或得到普遍推荐的方法。相反,有效的领导力只有在最适合的特定情况时才会表现出来。例如:
▶ 在混乱无序的时刻,指令型的行动比协作型解决问题更清晰、更有推动力。
▶ 对于拥有高度胜任且敬业员工的环境,授权比集中式协调更有效。
当这些高级经理的优先事项发生冲突时,中立的引导要比提出详细建议更有帮助。有效的领导力技能是可以培养的,也是可以学习和发展的,从而成为个人的专业资产,为项目及其干系人带来收益。高绩效项目显示出一种持续改进的普遍模式,该模式直至个人层面。项目团队成员通过增加或实践各种技能或技术的组合,以加深领导力智慧,具体方法包括,但不限于:
▶ 让项目团队聚焦于商定的目标;
▶ 阐明项目成果的激励性愿景;
▶ 为项目寻求资源和支持;
▶ 就最好的前进方式达成共识;
▶ 克服项目进展的障碍;
▶ 协商并解决项目团队内部以及项目团队与其他干系人之间的冲突;
▶ 调整沟通风格和消息传递方式,使之与受众相关;
▶ 教练和辅导项目团队成员;
▶ 欣赏并奖励积极行为和贡献;
▶ 为技能增长和发展提供机会;
▶ 引导协同决策;
▶ 运用有效对话和积极倾听;
▶ 向项目团队成员赋能并向他们授予职责;
▶ 建立勇于担责、有凝聚力的项目团队;
▶ 对项目团队和干系人的观点表现出同理心;
▶ 对自己的偏见和行为有自我意识;
▶ 在项目生命周期内管理和适应变革;
▶ 通过承认错误,促进快速失败/快速学习的思维方式;
▶ 就期望的行为进行角色示范。
领导者的个性很重要。一个人可能具有很强的领导力技能,但随后可能会因给人留下自私自利或不可信赖的感觉而削弱其影响力。有效的领导者寻求成为在诚实、正直和合乎道德行为方面的角色楷模。他们专注于保持透明,行为无私,并能够寻求帮助。他们也明白,项目团队成员会仔细审视并仿效领导者所展现的价值观、道德和行为。因此,领导者还有额外的职责,即通过自身的行动展示期望的行为。
当领导者了解激励他人的因素时,项目会达到最佳的运作状态。当项目团队成员展现出符合干系人特定需要和期望的适当领导力特质、技能和特征时,项目团队就可以蓬勃发展。应了解如何以最佳方式与他人沟通、激励他人或者在必要时采取行动,这样有助于提高项目团队绩效并应对项目取得成功所面临的障碍。当一个项目中有多人发挥领导力时,这种领导力可以促使大家对项目目标担起共同的责任,而从另一方面又可以促进营造健康和充满活力的环境。激励因素包括资金、认可、自主权、令人信服的目标、成长机会和个人贡献等动力。
有效的领导力可促成项目取得成功,且有助于项目取得积极成果。在领导有方的项目中,单个项目团队、项目团队成员和其他干系人都会积极参与其中。每名项目团队成员都会心系共同的愿景,努力实现共享的成果,从而聚焦于交付结果。有效的领导力对于帮助项目团队维护有职业道德且易于适应的环境至关重要。
此外,各干系人可以根据被委派的职责和职权来履行商业义务。共享型领导力不会削弱或减少组织指定的领导者的角色或职权,也不会减少该领导者在适当的时间运用适当的领导力风格和技能的必要性。
通过融合各种风格、持续增长技能和利用激励因素,任何项目团队成员或干系人,不论其角色或职位如何,都可以激励、影响、教练和培养项目团队。
3.7 根据环境进行裁剪
图 3-8. 根据环境进行裁剪
适应独特的目标、干系人和环境的复杂性有助于项目取得成功。裁剪是对有关项目管理方法、治理和过程做出深思熟虑的调整,使之更适合特定环境和当前任务。项目团队对适当的框架进行裁剪,该框架带来灵活性,在项目生命周期的环境内持续产生积极的成果。商业环境、团队规模、不确定性程度和项目复杂性都是如何裁剪项目系统的考虑因素。项目系统可以从整体角度进行裁剪,包括应考虑相互关联的复杂性。通过使用“刚好够”的过程、方法、模板和工件以实现项目期望的成果。裁剪旨在最大化价值、管理制约因素并提高绩效。
项目团队和 PMO 一起,并考虑治理因素,按每个项目逐一讨论并确定交付方法以及产生成果所需的资源。这包括选择要使用的过程、开发方式、方法和交付项目成果所需的工件。裁剪决策可以是接受既定方法论的隐性行动。相反,裁剪也可以是选择并混合特定要素以适应项目和项目环境的独特特征的显性行动。在一定程度上,每个项目都需要裁剪,因为每个项目都存在于特定环境中。
项目通常是独特的,即使项目可交付物看起来并不独特。这是因为项目环境不同之处在于组织及其客户、渠道、和环境都是动态要素。这些变化和不断发展的学问可能会导致项目团队使用或开发不同的方法或方式来追求成功。项目团队应审视每个项目的各种独特条件,以便他们能够确定产生期望成果的最适当方法。
现有的方法论或常见的工作方式可以使我们了解如何对项目进行裁剪。方法论是由专门学科的从业者所采用的实践、技术、程序和规则所组成的体系。项目团队可能需要采取上级组织的方法论,这就是说,项目团队采用的方法论体系由过程、治理、方法和模板组成,它们为如何开展项目提供指导。虽然这使组织内的项目保持了一定程度的一致性,但该方法论本身可能仍需要根据每个项目的情况进行裁剪。组织政策和程序规定了项目团队授权的可以裁剪的边界。
项目团队还可以考虑项目管理过程的时间和成本。未进行裁剪的过程可能对项目或其成果几乎没有什么价值,同时会导致成本增加和进度延长。对项目方法以及适当的过程、方法和工件进行裁剪,可以帮助项目团队就与过程相关的成本和与项目成果相关的价值贡献做出决策。
除了决定如何对方法进行裁剪外,项目团队还需要向与该方法有关的干系人沟通裁剪决策,每个团队成员都应了解与这些干系人及其角色相关的所选方法和过程。
项目团队应该对项目方法进行裁剪,以适应项目及其环境的独特特征,这有助于提高项目的绩效水平,增加项目成功的概率。经过裁剪的项目方法可以为组织产生直接和间接的收益,例如:
▶ 项目团队成员会做出更深入的承诺,因为他们参与了方法的定义;
▶ 行动或资源方面的浪费会有所减少;
▶ 以客户为本(因为客户和其他干系人的需要是项目裁剪的重要影响因素);
▶ 项目资源得到更有效的利用,因为项目团队意识到各个项目过程的权重。
裁剪项目可以带来以下积极成果:
▶ 提高创新、效率和生产力;
▶ 吸取经验教训,以便可以分享特定交付方法的改进之处,并将它们应用于下一轮工作或未来的项目;
▶ 采用新的实践、方法和工件,组织的方法论得到进一步改进;
▶ 通过实验发现了改进的成果、过程或方法;
▶ 在具有多个专业背景的项目团队内,用于交付项目结果的方法和实践得到有效整合;
▶ 从长远来看组织的适应性有所增强。
对方法进行裁剪具有迭代性,因此,在项目生命周期中它是一个持续的过程。项目团队需要收集所有干系人的反馈,了解在项目进展过程中各种方法和经裁剪的过程对他们有何效果,以评估这些方法和过程的有效性,并给组织增加价值。
2.2.1 项目团队的管理和领导力
实物资源适用于人员以外的任何资源。实物资源可以包括材料、设备、软件、测试环境、许可证等。如第2.4.2.2 节所述,实物资源规划涉及估算以及供应链、物流和管理。拥有大量实物资源的项目(例如工程和建筑项目)将需要为采购活动制定计划,以获取资源。这可能与使用基本订购协议一样简单,也可能与管理、协调和整合多项大型采购活动一样复杂。
规划实物资源包括考虑到材料交付、移动、存储和处置的提前期,以及跟踪从抵达现场到交付集成产品的材料库存的手段。其项目需要大量实物材料的项目团队,会从战略角度思考和规划从订单到交付再到使用的时间安排。这可能包括评估批量订购对比存储成本、全球物流、可持续性,以及将实物资产与项目的其余部分进行整合管理。
2.3.5 生命周期和阶段的定义
项目生命周期中项目阶段的类型和数量取决于许多变量,其中主要是交付节奏和开发方法(如上所述)。生命周期中阶段的示例包括:
▶ 可行性阶段。此阶段会确定商业论证是否有效以及组织是否有能力交付预期成果。
▶ 设计阶段。通过规划和分析,可以设计将要开发的项目可交付物。
▶ 构建阶段。通过整合的质量保证活动实施构建可交付物。
▶ 测试阶段。在移交、上线或客户验收之前,会对可交付物进行最终质量审查和检查。
▶ 部署阶段。项目可交付物投入使用,而且持续稳定、实现收益和组织变革管理所需的移交活动均已完成。
▶ 收尾阶段。项目收尾了,要存档项目知识和工件,解散项目团队成员,并关闭合同。
项目阶段通常设有阶段关口,以便在进入下一阶段之前检查是否已达到预期成果或满足当前阶段的退出标准。退出标准可能与可交付物、合同义务、满足特定绩效目标或其他有形措施的验收标准密切相关。
图 2-9 显示了各个阶段依次完成的生命周期。这种类型的生命周期与预测型开发方法非常匹配,因为每个阶段只进行一次,每个阶段都侧重于某一特定类型的工作。但有些情况(例如增加范围、需求变化或市场变化)则会导致某些阶段重复进行。
图 2-9. 预测型生命周期示例
图 2-10 显示了一个采用增量型开发方法的生命周期。本示例中显示了由计划、设计和构建组成的三次迭代。每个后续的构建都将在初始构建上增加功能。
图 2-10. 采用增量型开发方法的生命周期
图 2-11 显示了一个采用适应型开发方法的生命周期。在每次迭代(有时称为“冲刺”)结束时,客户会对具有功能性的可交付物进行审查。在审查时,关键干系人会提供反馈,项目团队会更新项目待办事项列表,以确定下一次迭代中特性和功能的优先级。
图 2-11. 采用适应型开发方法的生命周期
可对此方法做出调整,以便在持续交付情况下使用此方法,具体如第 2.3.2 节(交付节奏)所述。
有几种适应型方法论(包括敏捷方法)会进行基于工作流的进度规划,这种进度规划不会采用生命周期或阶段的概念。此举的一个目标是根据资源能力、材料和其他输入优化交付流程。另一个目标是最大限度地减少时间和资源浪费,并优化过程效率和可交付物的产出量。采用这些实践和方法的项目通常采用在精益和准时制(JIT)中使用的看板进度规划系统。
2.3.6 协调交付节奏、开发方法和生命周期
我们将重温第 2.3.3 节中描述的社区中心示例,以揭示交付节奏、开发方法和生命周期是如何融合在一起的。在该示例中,共有四种产品和服务:建筑物、社区行动巡查 (CAP) 培训、老年人服务和网站。表 2-4 描述了交付节奏和开发方法。
表 2-4. 交付节奏和开发方法
根据这些信息,潜在的生命周期可能为:
▶ 启动阶段。此阶段的进入标准是:商业论证已获批准,而且项目章程已获审批。这一阶段将制定高层级路线图,确定初步的资金需求,定义项目团队和资源需求,制定里程碑进度计划,及采购战略规划。这些可交付物应在退出启动阶段之前完成。退出标准将在初始阶段关口审查会议上进行审查。
▶ 规划阶段。在这一阶段,示例中建筑物的高层级信息将被分解为各个详细的计划CAP 培训的详细设计文件将编制完成。并将完成对面向老年人的产品/服务的分析,与差距分析。还将创建网站的初始线框图。这些可交付物应在退出规划阶段之前完成。退出标准将在规划阶段关口审查会议上进行审查。
▶ 开发阶段。此阶段将与测试阶段和部署阶段重叠,因为可交付物有着不同的交付节奏和不同的方法。在此将提前交付网站的部分内容,以便向公众通报社区中心的进展情况。一些老年人服务和CAP 培训的活动可能会在社区中心开放之前开始。在进入测试阶段之前,每项可交付物都可能受到单独的审查。
▶ 测试阶段。此阶段将与开发阶段和部署阶段重叠。测试的类型取决于可交付物。这一阶段包括对建筑物的检查、对 CAP 课程的测试交付、对老年人服务的小规模试验以及在网站每个版本的测试环境中运行。在进入部署阶段之前,每项可交付物都将经过应用的测试。
▶ 部署阶段。此阶段将与开发和测试阶段重叠。网站的首次部署可能在项目早期进行。随着更多可交付物可以使用,此阶段中的活动将重复进行。在社区中心开放运营的时候,项目将进行最终部署。
社区中心开放后,对网站和老年人服务进行持续更新将成为运营活动的一部分。
▶ 收尾阶段。随着可交付物的完成,此阶段会定期进行。在初始网站部署后,项目人员(包括承包商)将会被解散,每项可交付物的回顾或经验教训总结也将完成。当整个项目完成时,将获得各个阶段关口审查的信息,并对比基准来完成项目绩效的总体评价。在最终收尾之前,将对项目章程和商业论证进行审查,以确定可交付物是否实现了预期的收益和价值。
图 2-12 显示了社区中心项目可能的生命周期。启动和计划阶段是按顺序进行的。开发、测试和部署这几个阶段可能会相互重叠,因为不同的可交付物将在不同的时间进行开发、测试和部署,而某些可交付物会进行多次交付。该图更详细地展示了开发阶段,以说明不同的时间安排和交付节奏。测试阶段的节奏将遵循开发阶段的节奏。交付将在部署阶段显示。
图 2-12. 社区中心项目生命周期
询问生命周期中各个阶段的名称并非所有项目从业者都能区分清楚开发方法和生命周期。在一些从业者谈到开发方法时,会说一个项目遵循敏捷生命周期。一些从业者将预测型方法称为“瀑布式方法”。适应型开发方法也可称为演进的方法。
由于项目管理在不断发展,因此所用的语言也在不断演变。要想了解某人所指的到底是哪种方法,最好要确定其可交付物的开发方式,并向其询问生命周期中各个阶段的名称。这有助于构建项目框架并了解人们是如何使用术语的。
2.4.5 实物资源
实物资源适用于人员以外的任何资源。实物资源可以包括材料、设备、软件、测试环境、许可证等。如第2.4.2.2 节所述,实物资源规划涉及估算以及供应链、物流和管理。拥有大量实物资源的项目(例如工程和建筑项目)将需要为采购活动制定计划,以获取资源。这可能与使用基本订购协议一样简单,也可能与管理、协调和整合多项大型采购活动一样复杂。
规划实物资源包括考虑到材料交付、移动、存储和处置的提前期,以及跟踪从抵达现场到交付集成产品的材料库存的手段。其项目需要大量实物材料的项目团队,会从战略角度思考和规划从订单到交付再到使用的时间安排。这可能包括评估批量订购对比存储成本、全球物流、可持续性,以及将实物资产与项目的其余部分进行整合管理。
2.4.6 采购
采购可以在项目期间的任何时候进行。但预先规划有助于设定期望,确保采购过程顺利进行。一旦了解了高层级范围,项目团队就会进行自制或外购分析。这包括确定将在内部开发的可交付物和服务,以及将从外部资源购买的可交付物和服务。这些信息会影响项目团队和进度计划。合同签订专业人士需要事先了解所需货物类型、何时需要这些货物以及所采购货物或服务所需的任何技术规范。
2.4.7 变更
适应型项目中,可以预期到工作会有所演变和调整。因此,可以根据需要将新工作增加到产品待办事项列表中。但是,如果增加的工作多于正在完成的工作,或者增加的工作与正在完成的工作数量相同,项目将继续进行而不会结束。对于增加范围、对预算的影响以及项目团队成员可用性,项目经理会与产品负责人合作,管理这方面的期望。产品负责人会持续对项目待办事项列表进行优先级排序,以便完成优先级高的事项。如果进度或预算受到限制,当优先级最高的事项交付完毕,产品负责人即可认为项目已完成。
在预测型项目中,项目团队会积极管理工作变更,以确保范围基准中仅包含已批准的变更。然后,对范围的任何变更都将伴随对人员、资源、进度和预算的适当变更。范围变更可能会增加不确定性;因此,任何变更请求都应伴随对因范围扩大或变更而造成的任何新风险的评估。项目经理应与变更控制委员会和变更的请求者合作,通过变更控制流程指导变更请求。已批准的变更会被整合到适用的项目规划文件、产品待办事项列表和项目范围中,也会与适合的干系人沟通这些变更。
2.4.8 度量指标
图 2-23. 测量绩效域
测量涉及评估项目绩效和实施适当的应对措施,以保持最佳绩效。
以下定义与测量绩效域相关:
度量指标。对项目或产品属性及其测量方式的描述。
基准。经过批准的工作产品的版本,用作与实际结果进行比较的依据。
仪表盘。一组图表和图形,显示相对于项目的重要指标所取得的进展或绩效。
测量绩效域会评估交付绩效域中完成的工作在多大程度上符合规划绩效域中确定的度量指标。例如,可以使用规划绩效域中确定的基准来测量和评估绩效。拥有关于项目工作和绩效的及时和准确信息,可使项目团队能够了解并确定采取哪些适当措施来解决与预期绩效相比的当前或预期偏差。
人们会出于多种原因使用测量指标,包括:
▶ 对比计划评估绩效;
▶ 跟踪资源利用情况、已完成的工作、支出的预算等;
▶ 表明担责情况;
▶ 向干系人提供信息;
▶ 评估项目可交付物是否处于正轨,能否交付计划收益;
▶ 聚焦关于权衡、威胁、机会和选项的对话;
▶ 确保项目可交付物符合客户验收标准。
测量的价值不在于收集和传播数据,而在于关于如何使用数据以采取适当行动的对话。因此,虽然这一绩效域的大部分内容涉及可以捕获的各种类型的测量,但这些测量指标的使用是在其他绩效域的活动背景中发生的,例如项目团队和干系人讨论、协调项目工作等。
此绩效域聚焦于进展中项目的测量指标。项目组合领导者可能希望包含涉及项目完成后项目成功的测量指标,例如项目是否交付了预期成果和收益。项目组合的领导可以评估项目成果是否提高了客户满意度或降低了单位成本,还可以评估项目结束前无法获得的其他测量指标。同样,业务经理也可以从成果对组织的价值的角度来评估项目。业务测量指标可能包括市场份额增加、利润增加或单位成本下降。测量绩效域涉及项目期间使用的测量指标和度量指标。
2.5.5 管理实物资源
有些项目需要第三方提供材料和用品。规划、订购、运输、存储、跟踪和控制这些实物资源可能需要投入大量时间和精力。
大量实物资源需要一个集成化的物流系统。这通常记录在公司政策中,然后会在项目中实施。物流计划描述了如何在项目中实施公司政策。支持性文档包括关于材料类型的估算、估算依据、一段时间内的预期使用量、等级规范以及交付时间和地点。
从实物资源角度看的目标是:
▶ 减少或消除现场的材料搬运和储存;
▶ 消除材料等待时间;
▶ 最小化报废和浪费;
▶ 促进安全的工作环境。
所有这些工作都应与主项目进度计划整合在一起,以便为所有涉及方提供明确的期望和沟通。
2.5.6.2 签订合同
最后,双方达成协议并签订合同。签订合同工具的类型取决于采购规模、工作范围的稳定性以及各组织的风险承受力。
对于某些可交付物采用适应型方法,而其他可交付物采用预测型方法的项目,总体合同可以使用主协议,适应性工作可以放在附录或增补中。这样一来,如果变更发生在适应性范围中,而不会对总体合同造成影响。
一旦选定供应商,就会对项目计划和文件进行更新,以包含供应商日期、资源、成本、质量要求、风险等。从这时起,供应商将成为项目干系人。在整个项目期间,干系人绩效域和测量绩效域中的信息将适用于供应商。
采购可以在项目期间的任何时候进行。所有采购活动都将被整合进项目运行之中。
2.5.7 监督新工作和变更
适应型项目中,可以预期到工作会有所演变和调整。因此,可以根据需要将新工作增加到产品待办事项列表中。但是,如果增加的工作多于正在完成的工作,或者增加的工作与正在完成的工作数量相同,项目将继续进行而不会结束。对于增加范围、对预算的影响以及项目团队成员可用性,项目经理会与产品负责人合作,管理这方面的期望。产品负责人会持续对项目待办事项列表进行优先级排序,以便完成优先级高的事项。如果进度或预算受到限制,当优先级最高的事项交付完毕,产品负责人即可认为项目已完成。
在预测型项目中,项目团队会积极管理工作变更,以确保范围基准中仅包含已批准的变更。然后,对范围的任何变更都将伴随对人员、资源、进度和预算的适当变更。范围变更可能会增加不确定性;因此,任何变更请求都应伴随对因范围扩大或变更而造成的任何新风险的评估。项目经理应与变更控制委员会和变更的请求者合作,通过变更控制流程指导变更请求。已批准的变更会被整合到适用的项目规划文件、产品待办事项列表和项目范围中,也会与适合的干系人沟通这些变更。
2.6.2 可交付物
项目通常有一个发起人,具体视组织的不同情况而定。项目发起人的决策领导力超出项目经理和项目团队的权限和职权。项目发起人的积极参与和监督为项目经理和项目团队提供支持,并最终推动取得项目成果。发起人还将项目团队与组织高级管理层的战略和全局视角联系起来。
和其他职能一起,发起人还履行下列职能:
▶ 向团队沟通愿景、目标和期望。
▶ 成为项目和团队的拥护者。
▶ 促使高级管理层做出决策。
▶ 帮助获得资源。
▶ 使项目与商业目标保持一致。
▶ 清除障碍。
▶ 解决项目团队职权之外的问题。
▶ 让高层管理人员注意到项目中出现的机会。
▶ 在项目结束后密切关注项目成果,以确保实现预期的业务收益。发起人在组织中的职位和从该职位看待问题的视角,使发起人能够在以下方面向团队提供关键支持:
▶ 愿景。制定和/或沟通项目的愿景和方向。
▶ 商业价值。始终与团队合作,保持与战略和商业目标的一致性。当市场、竞争和战略急剧波动且不断演变时,这可能需要频繁的互动来调整项目工作以适应不断变化的方向。
▶ 关注客户。平衡各个干系人的需要和优先级。当有多个干系人,特别是多个干系人的需要相互冲突时,可能有必要考虑干系人的需要的优先级并做出权衡。
▶ 决策。当做出的决策超出项目团队的职权范围时,应做出决策或指导相应的个人或群体做出决策。
如果团队无法做出决策,或者团队意见不一,发起人可以调解意见冲突并促进决策过程。
▶ 激励。发起人可通过让项目团队积极参与并向其提供支持,成为他们的激励源泉。
▶ 担责。发起人通常对项目成果担责,具体视角色的职权级别而定。在此角色中,他们可以接受或拒绝项目的可交付物。
2.6.2.3 完成的目标不断移动
在不确定和快速变化的环境中运行的项目面临着“足够好可以发布”或“已完成”的目标可能会发生变化的情况。在竞争对手频繁发布新产品的市场中,新的发布中计划的特性可能会有所更新。同样,新的技术趋势(例如移动设备或可穿戴设备)可能会触发方向变化或引入新的需求。
在这些环境中,正在交付或“已完成”的项目目标的定义正在不断移动。项目团队会跟踪计划的项目目标实现率(相对于进度完成率)。完成项目耗费的时间越长,与“完成”的项目目标的距离就越远。这有时被称为“完成漂移”。
图 2-21 显示了一个开发新智能手表的场景。初始进度计划显示,开发具有一组初始功能和特性的手表需要 12 个月。随着竞争对手类似产品的上市,在这组初始功能和特性的基础上不断扩增,以便紧跟市场变化,这将上市日期推迟至第 14 个月。第 13 个月,另一个竞争对手上市了一款功能更多的产品。增加这些功能会将上市日期延迟到第 16 个月。项目团队将在某个时点决定是否发布产品(即使它没有最新特性),或者在上市之前继续对这些特性做出更新。
图 2-21. 开发智能手表的场景
在更加稳定的环境中运行的项目通常会面临“范围蔓延”。在这种情况下,将接受额外的范围或需求,而不对相应的进度、预算或资源需要等做出调整。为了应对范围蔓延,项目团队会使用变更控制系统,在该系统中评估所有变更,以了解变更为项目带来的潜在价值,及实现该价值所需的潜在资源、时间和预算。然后,项目团队将这些变更提交给项目治理机构、产品负责人或高管发起人,以待其正式批准。
2.6.5 与其他绩效域的相互作用
交付绩效域是在规划绩效域中所执行所有工作的累积。交付节奏是基于开发方法和生命周期绩效域中工作的结构方式。项目工作绩效域通过建立各种过程、管理实物资源、管理采购等促使交付工作。项目团队成员为有关干系人在此绩效域中执行工作。创建交付的工作性质会影响项目团队驾驭不确定性的方式,该不确定性会对项目产生影响。
2.7.1.1 关键绩效指标
项目的关键绩效指标 (KPI) 是用于评估项目成功与否的可量化测量指标KPI 有两种类型:提前指标和滞后指标。
▶ 提前指标。提前指标可预测项目的变化或趋势。如果变化或趋势不利,项目团队将评估提前指标测量的根本原因,并采取行动扭转这一趋势。以这种方式,通过在可能绩效偏差超出公差临界值之前将其识别,提前指标可以降低项目的绩效风险。提前指标可以量化,如项目规模或待办事项列表中正在进展的事项的数量。其他提前指标更难以量化,但它们可提供潜在问题的预警信号。风险管理过程缺乏、干系人未到位或没有参与、或者项目成功标准定义不明确,这些都是项目绩效可能面临风险的提前指标的示例。
▶ 滞后指标。滞后指标可测量项目可交付物或事件。它们在事后提供信息。滞后指标反映的是过去的绩效或状况。滞后指标比提前指标更容易测量。示例包括已完成的可交付物的数量、进度偏差或成本偏差以及所消耗资源的数量。滞后指标也可用于寻找成果与环境变量之间的相关性。例如,显示进度偏差的滞后指标可表明与项目团队成员不满意度的相关性。这种相关性可以帮助项目团队找到根本原因,如果唯一的测量指标是进度状态,则根本原因可能并不明显。
就其本身而言,KPI 只是在使用之前没有实际用处的测量指标。讨论提前指标和滞后指标并视情况确定需要改进的方面可对绩效产生积极影响。
2.7.2 测量内容
测量内容、参数和测量方法取决于项目目标、预期成果以及开展项目的环境。常见的度量指标类别包括:
▶ 可交付物度量指标;
▶ 交付;
▶ 基准绩效;
▶ 资源;
▶ 商业价值;
▶ 干系人;
▶ 预测。
一组平衡的测量标准有助于让人了解项目及其绩效和成果的整体情况。
第 2.7.2.1 节至第 2.7.2.7 节将简要介绍这些类别。
2.7.2.3 基准绩效
最常见的基准是成本和进度。跟踪范围或技术基准的项目可以使用可交付物测量指标中的信息。
大多数进度测量指标会根据以下相关的计划绩效来跟踪实际绩效:
▶ 开始日期和完成日期。将实际开始日期与计划开始日期进行比较,并将实际完成日期与计划完成日期进行比较,可以测量工作按计划完成的程度。即使工作不在项目的最长路径(关键路径)上,延迟的开始日期和完成日期也表明项目未按计划执行。
▶ 人力投入和持续时间。实际人力投入和持续时间与计划人力投入和持续时间相比较,可表明工作量估算和工作所需时间估算是否有效。
▶ 进度偏差 (SV)。通过查看关键路径上的绩效来确定简单的进度偏差。使用挣值管理时,进度偏差表示为挣值与计划价值之差。图 2-24 显示了说明进度偏差的挣值图。
▶ 进度绩效指数 (SPI)。进度绩效指数是一种挣值管理测量指标,可表明计划工作的执行效率。
▶ 特性完成率。在频繁审查期间,检查特性验收比率有助于评估进展情况并估算完成日期和成本。
常见的成本测量指标包括:
▶ 与计划成本相比的实际成本。此成本测量指标将实际人工或资源的成本与估算成本进行比较。此术语也可称为燃烧率。
▶ 成本偏差 (CV)。通过比较可交付物的实际成本和估算成本来确定简单的成本偏差。使用挣值管理时,成本偏差表示为挣值与实际成本之差。图 2-24 显示了一张说明成本偏差的挣值图。
▶ 成本绩效指数 (CPI)。一种挣值管理测量指标,可表明相对于工作的预算成本,执行工作的效率。
图 2-24. 表明进度偏差和成本偏差的挣值分析
2.7.2.5 商业价值
商业价值测量指标用于确保项目可交付物与商业论证和收益实现计划保持一致。商业价值有许多方面,包括财务的和非财务的。测量财务的商业价值的度量指标包括:
▶ 成本效益比。这是针对具有初始成本的投资的预期现值的测量指标。成本效益比用于确定项目的成本是否超过其收益。如果成本高于收益,结果将大于 1.0。在这种情况下,除非有监管、社会利益或其他原因来做该项目,否则不应考虑该项目。一个类似的测量指标是效益成本比。效益成本比使用相同的测量指标,但分子是收益,分母是成本。对于此测量指标,如果比率大于 1.0,则应考虑该项目。
▶ 与实际收益交付相比的计划收益交付。作为商业论证的一部分,组织可以把价值确定为做该项目将交付的收益。对于预期在项目生命周期内交付收益的项目,测量所交付的收益和这些收益的价值,然后将这些信息与商业论证进行比较,可以提供信息用以证明继续开展项目,或在某些情况下取消项目的合理性。
▶ 投资回报率 (ROI)。ROI 是一种将财务回报金额与成本相比较的测量指标,它通常是作为开展项目决策的一种输入而开发的。在整个项目生命周期中,可能会在不同时点对 ROI 进行估算。通过在整个项目期间测量 ROI,项目团队可以确定继续投入组织资源是否有意义。
▶ 净现值 (NPV)。NPV 是一段时间内资本流入的现值与资本流出的现值之差,通常是在决定开展项目时开发的。通过在整个项目期间测量 NPV,项目团队可以确定继续投入组织资源是否有意义。
2.8.4 易变性
易变性存在于可能会快速且不可预测的变化的环境中。当可用技能组合或多种材料持续波动时,可能就会发生易变性。易变性通常会影响成本和进度。备选方案分析和成本或进度储备的使用可解决易变性问题。
▶ 备选方案分析。寻找和评估备选方案,例如寻找实现目标的不同方法(如使用不同的技能组合、对工作重新排序或将工作外包)。备选方案分析可包括确定在评估不同选项时要考虑的变量,以及每个变量的相对重要性或权重。
▶ 储备。成本储备可用于弥补由于价格波动造成的预算超支。在某些情况下,可以使用进度储备来处理由于资源可用性的波动而造成延迟。
有效地驾驭不确定性、模糊性、复杂性和易变性可提高对形势的预测、做出明智决策、规划和解决问题的能力。
2.8.5.1 威胁
图 3-4. 有效地干系人参与
干系人可能是能影响项目组合、项目集或项目的决策、活动或成果的个人、群体或组织,以及会受或自认为会受这些决策、活动或成果影响的个人、群体或组织。干系人还以积极或消极的方式直接或间接影响项目,及其绩效或成果。
干系人可以影响项目的许多方面,包括,但不限于:
▶ 范围 / 需求 — 通过表明需要增加、调整或删除范围和/或项目需求的要素;
▶ 进度 — 通过提出加快交付的想法,或者放慢或停止交付关键项目活动;
▶ 成本 — 通过帮助减少或取消计划支出,或者增加会提高成本或需要额外资源的步骤、需求或限制;
▶ 项目团队 — 通过限制或允许接触具备交付预期成果所需技能、知识和经验并可推动学习型文化的人员;
▶ 计划 — 通过为计划提供信息,或倡导对商定的活动和工作作出变更;
▶ 成果 — 通过开展或阻止实现为期望成果所需的工作;
▶ 文化 — 通过建立或影响甚至定义项目团队和更广泛组织参与的程度和特点;
▶ 收益实现 — 通过制定和确定长期目标,从而使项目交付预期的确定价值;
▶ 风险 — 通过界定项目的风险临界值,并参与后续的风险管理活动;
▶ 质量 — 通过识别和要求提供质量需求;
▶ 成功 — 通过定义成功因素并参与对成功的评估。
在项目的整个生命周期内,干系人可能会参与进来,也可能会退出。此外,随着时间的推移,干系人的利益、影响或作用可能也会有所变化。干系人(特别是那些影响力高且对项目持不赞同或中立观点的干系人)
需要有效地参与进来,以便项目团队了解他们的利益、顾虑和权利。然后,项目团队可以通过有效参与和支持来应对这些顾虑,这样就可能会成功地实现项目成果。
从项目开始到结束,识别、分析并主动争取干系人参与有助于项目取得成功。
项目团队是一组干系人。这些干系人会与其他干系人互动,以理解、思考、沟通并回应他们的利益、需要和意见。
有效果且有效率的参与和沟通包括确定干系人想要或应该进行参与的方式、时间、频率和情形。沟通是参与的关键部分,但深入的参与可让人了解他人的想法,吸收其他观点以及协同努力制定共同的解决方案。参与包括通过频繁的双向沟通建立和维持牢固的关系。它鼓励通过互动会议、面对面会议、非正式对话和知识共享活动进行协作。
干系人参与在很大程度上依赖于人际关系技能,包括积极主动、正直、诚实、协作、尊重、同理心和信心。这些技能和态度可以帮助每个人适应工作和彼此适应,从而增加成功的可能性。
参与有助于项目团队发现、收集和评估信息、数据和意见。这可形成共识和一致性,从而实现项目成果。此外,这些活动还有助于项目团队对项目进行裁剪,以识别、调整和应对不断变化的环境。
在整个项目进行期间,项目团队会积极让其他干系人参与,以最小化潜在消极影响并最大化积极影响。除了提高干系人满意度外,让干系人参与还使项目团队有机会取得更出色的项目绩效和成果。最后,其他干系人的参与有助于项目团队找到更能为更广泛的干系人接受的解决方案。
3.2 为什么要裁剪?
裁剪旨在更好地满足组织、运行环境和项目的需要。许多变量都是裁剪过程的考虑因素,包括项目的重要性和所涉及干系人的数量。以这些变量为例,关键项目(如建造核反应堆)所需的严谨、制衡和报告的要求显然要远远高于建造新办公楼。
同样,对于一个由 200 人组成的项目团队来说,一个由 10 人组成的项目团队所需的沟通和工作协调也是不够的。过程太少会忽略可支持有效项目管理的关键活动,而如果使用的过程多于所需数量,则引发成本高昂和浪费。因此,裁剪有助于对运行环境和项目需求进行适当管理。
用于交付项目的结构既可以规模很大也可以很小,既可以非常严密也可以是轻量级,既可以是稳健型的也可以是简单的。没有一种单一的方法可以一直应用于所有项目。相反,裁剪应反映每个项目的规模、持续时间和复杂性,并应适应组织所在的行业、组织文化和项目管理成熟度。
裁剪可为组织带来直接和间接的收益。这些属性包括但不限于:
▶ 帮助对方法进行裁剪的项目团队成员,可以做出更多承诺;
▶ 以客户为本(因为客户需要是组织发展的重要影响因素);
▶ 更有效地利用项目资源。
3.4.3.2 项目团队
Allan Drexler 和 David Sibbet 开发了团队绩效模型,共有七个步骤。第 1 步至第 4 步描述了建立项目团队过程中的各个阶段,第 5 步至第 7 步则涵盖了项目团队的可持续性和绩效。
▶ 第 1 步 : 确定方向“确定方向”回答了为什么这个问题。在这一阶段,项目团队会了解项目的目的和使命。这通常发生在开工会议上,或者会记录在商业论证、项目章程或精益创业画布中。
▶ 第 2 步 : 建立信任“建立信任”回答了谁这个问题。这一阶段阐明了谁会加入项目团队以及每个人会带来什么样的技能和能力。它还可以包括关于可能未加入项目团队但对项目团队有影响的关键干系人的信息。
▶ 第 3 步 : 澄清目标“澄清目标”回答了什么这个问题。在这一阶段,项目团队详细阐述了高层级的项目信息。这可能包括进一步了解干系人的期望、需求、假设条件和可交付物的验收标准。
▶ 第 4 步 : 承诺“承诺”解决了如何这个问题。在这一阶段,项目团队开始定义实现目标的计划。这可以包括里程碑进度计划、发布计划、高层级预算、资源需求等。
▶ 第 5 步 : 实施。高层级计划会分解为更详细的层级,例如详细的进度计划或待办事项列表。项目团队开始共同努力生成可交付物。
▶ 第 6 步 : 高绩效。项目团队合作一段时间后,项目团队成员的绩效达到了很高的水平。他们可以很好地协同工作,无需太多监督,并且项目团队会产生协同效应。
▶ 第 7 步 : 重新开始“重新开始”是应对项目团队或项目变更的阶段。可交付物、干系人、环境、项目团队领导或团队成员资格可能会发生变化。这会使项目团队考虑过去的行为和行动是否仍然足够,或者团队是否需要返回到以前的某一阶段,以重新设立期望和合作方式。
3.5.5 项目工作
首字母缩略词“PMO”可以指项目组合、项目集或项目管理办公室。在第 7 版《 PMBOK 指南》中,项目管理办公室 (PMO) 是一种管理结构,其对与项目相关的治理过程进行标准化,并促进资源、工具、方法论和技术共享。认识到在不同组织之间,甚至在同一组织内部,PMO 的特点和功能各不相同,本附录概述了各种PMO 的共同属性,并讨论了 PMO 如何支持项目工作。
4.2.6.2 Drexler/Sibbet 团队绩效模型
Allan Drexler 和 David Sibbet 开发了团队绩效模型,共有七个步骤。第 1 步至第 4 步描述了建立项目团队过程中的各个阶段,第 5 步至第 7 步则涵盖了项目团队的可持续性和绩效。
▶ 第 1 步 : 确定方向“确定方向”回答了为什么这个问题。在这一阶段,项目团队会了解项目的目的和使命。这通常发生在开工会议上,或者会记录在商业论证、项目章程或精益创业画布中。
▶ 第 2 步 : 建立信任“建立信任”回答了谁这个问题。这一阶段阐明了谁会加入项目团队以及每个人会带来什么样的技能和能力。它还可以包括关于可能未加入项目团队但对项目团队有影响的关键干系人的信息。
▶ 第 3 步 : 澄清目标“澄清目标”回答了什么这个问题。在这一阶段,项目团队详细阐述了高层级的项目信息。这可能包括进一步了解干系人的期望、需求、假设条件和可交付物的验收标准。
▶ 第 4 步 : 承诺“承诺”解决了如何这个问题。在这一阶段,项目团队开始定义实现目标的计划。这可以包括里程碑进度计划、发布计划、高层级预算、资源需求等。
▶ 第 5 步 : 实施。高层级计划会分解为更详细的层级,例如详细的进度计划或待办事项列表。项目团队开始共同努力生成可交付物。
▶ 第 6 步 : 高绩效。项目团队合作一段时间后,项目团队成员的绩效达到了很高的水平。他们可以很好地协同工作,无需太多监督,并且项目团队会产生协同效应。
▶ 第 7 步 : 重新开始“重新开始”是应对项目团队或项目变更的阶段。可交付物、干系人、环境、项目团队领导或团队成员资格可能会发生变化。这会使项目团队考虑过去的行为和行动是否仍然足够,或者团队是否需要返回到以前的某一阶段,以重新设立期望和合作方式。
4.4.1 数据收集和分析
最常见的基准是成本和进度。跟踪范围或技术基准的项目可以使用可交付物测量指标中的信息。
大多数进度测量指标会根据以下相关的计划绩效来跟踪实际绩效:
▶ 开始日期和完成日期。将实际开始日期与计划开始日期进行比较,并将实际完成日期与计划完成日期进行比较,可以测量工作按计划完成的程度。即使工作不在项目的最长路径(关键路径)上,延迟的开始日期和完成日期也表明项目未按计划执行。
▶ 人力投入和持续时间。实际人力投入和持续时间与计划人力投入和持续时间相比较,可表明工作量估算和工作所需时间估算是否有效。
▶ 进度偏差 (SV)。通过查看关键路径上的绩效来确定简单的进度偏差。使用挣值管理时,进度偏差表示为挣值与计划价值之差。图 2-24 显示了说明进度偏差的挣值图。
▶ 进度绩效指数 (SPI)。进度绩效指数是一种挣值管理测量指标,可表明计划工作的执行效率。
▶ 特性完成率。在频繁审查期间,检查特性验收比率有助于评估进展情况并估算完成日期和成本。
常见的成本测量指标包括:
▶ 与计划成本相比的实际成本。此成本测量指标将实际人工或资源的成本与估算成本进行比较。此术语也可称为燃烧率。
▶ 成本偏差 (CV)。通过比较可交付物的实际成本和估算成本来确定简单的成本偏差。使用挣值管理时,成本偏差表示为挣值与实际成本之差。图 2-24 显示了一张说明成本偏差的挣值图。
▶ 成本绩效指数 (CPI)。一种挣值管理测量指标,可表明相对于工作的预算成本,执行工作的效率。
图 2-24. 表明进度偏差和成本偏差的挣值分析
4.6.1 战略工件
在项目开始前或开始时创建的文件,涉及与项目有关的战略、商业或高层级的信息。战略工件是在项目开始时开发的,通常不会发生变化,但在整个项目期间可能会对其进行审查。
▶ 商业论证。商业论证是针对提议项目的价值主张,可能包含财务和非财务收益。
▶ 商业模式画布。这种工件是一页纸的可视化摘要,描述了价值主张、基础设施、客户和财务状况。它们通常用于精益创业情境。
▶ 项目简介。项目简介是项目的目的、可交付物和过程的高层级概述。
▶ 项目章程。项目章程是由项目启动者或发起人发布的,正式批准项目成立,并授权项目经理使用组织资源开展项目活动的文档。
▶ 项目愿景说明书。此文件是对项目的简要、高层级描述,介绍了项目的目的,并激励项目团队为项目做出贡献。
▶ 路线图。此文件提供的高层级时间线描述了里程碑、重要事件、审查活动和决策点。
4.6.4 层级图
层级图是从高层级信息开始,然后会渐进地分解为较多层级的详细信息。处于较高层级的信息包括处于较低或附属层级的所有信息。随着人们了解了更多有关项目的信息,层级图通常会渐进明细地分解为较多层级的详细信息。
▶ 组织分解结构。此图表是对项目组织的一种层级描述,展示了项目活动与执行这些活动的组织单元之间的关系。
▶ 产品分解结构。此图表是反映产品组件和可交付物的层级结构。
▶ 资源分解结构。此图表是对资源按类别和类型的层级描述。
▶ 风险分解结构。此图表是对潜在风险来源的层级描述。
▶ 工作分解结构 (WBS)。此图表是对项目团队为实现项目目标、创建所需可交付物,而需要实施的全部工作范围的层级分解。
4.6.5 基准
基准是经过批准的工作产品或计划的版本。会将实际绩效与基准进行比较,以识别偏差。
▶ 预算。成本基准是对整个项目、任一工作分解结构组件或任一进度活动所做的经批准的估算。
▶ 里程碑进度计划。用于显示有计划日期的里程碑,是一种进度计划类型。
▶ 绩效测量基准。整合在一起的范围、进度和成本基准被用来与项目执行情况相比较,以管理、测量和控制项目绩效。
▶ 项目进度计划。项目进度计划是进度模型的输出,为各个相互关联的活动标注了计划日期、持续时间、里程碑和资源等信息。
▶ 范围基准。此基准是经过批准的范围说明书、工作分解结构 (WBS) 和相应的 WBS 词典,能够通过正式的变更控制程序进行变更,并被用作与实际结果进行比较的依据。
附录X2 发起人
在不确定和快速变化的环境中运行的项目面临着“足够好可以发布”或“已完成”的目标可能会发生变化的情况。在竞争对手频繁发布新产品的市场中,新的发布中计划的特性可能会有所更新。同样,新的技术趋势(例如移动设备或可穿戴设备)可能会触发方向变化或引入新的需求。
在这些环境中,正在交付或“已完成”的项目目标的定义正在不断移动。项目团队会跟踪计划的项目目标实现率(相对于进度完成率)。完成项目耗费的时间越长,与“完成”的项目目标的距离就越远。这有时被称为“完成漂移”。
图 2-21 显示了一个开发新智能手表的场景。初始进度计划显示,开发具有一组初始功能和特性的手表需要 12 个月。随着竞争对手类似产品的上市,在这组初始功能和特性的基础上不断扩增,以便紧跟市场变化,这将上市日期推迟至第 14 个月。第 13 个月,另一个竞争对手上市了一款功能更多的产品。增加这些功能会将上市日期延迟到第 16 个月。项目团队将在某个时点决定是否发布产品(即使它没有最新特性),或者在上市之前继续对这些特性做出更新。
图 2-21. 开发智能手表的场景
在更加稳定的环境中运行的项目通常会面临“范围蔓延”。在这种情况下,将接受额外的范围或需求,而不对相应的进度、预算或资源需要等做出调整。为了应对范围蔓延,项目团队会使用变更控制系统,在该系统中评估所有变更,以了解变更为项目带来的潜在价值,及实现该价值所需的潜在资源、时间和预算。然后,项目团队将这些变更提交给项目治理机构、产品负责人或高管发起人,以待其正式批准。
X2.2 发起人的角色
项目通常有一个发起人,具体视组织的不同情况而定。项目发起人的决策领导力超出项目经理和项目团队的权限和职权。项目发起人的积极参与和监督为项目经理和项目团队提供支持,并最终推动取得项目成果。发起人还将项目团队与组织高级管理层的战略和全局视角联系起来。
和其他职能一起,发起人还履行下列职能:
▶ 向团队沟通愿景、目标和期望。
▶ 成为项目和团队的拥护者。
▶ 促使高级管理层做出决策。
▶ 帮助获得资源。
▶ 使项目与商业目标保持一致。
▶ 清除障碍。
▶ 解决项目团队职权之外的问题。
▶ 让高层管理人员注意到项目中出现的机会。
▶ 在项目结束后密切关注项目成果,以确保实现预期的业务收益。发起人在组织中的职位和从该职位看待问题的视角,使发起人能够在以下方面向团队提供关键支持:
▶ 愿景。制定和/或沟通项目的愿景和方向。
▶ 商业价值。始终与团队合作,保持与战略和商业目标的一致性。当市场、竞争和战略急剧波动且不断演变时,这可能需要频繁的互动来调整项目工作以适应不断变化的方向。
▶ 关注客户。平衡各个干系人的需要和优先级。当有多个干系人,特别是多个干系人的需要相互冲突时,可能有必要考虑干系人的需要的优先级并做出权衡。
▶ 决策。当做出的决策超出项目团队的职权范围时,应做出决策或指导相应的个人或群体做出决策。
如果团队无法做出决策,或者团队意见不一,发起人可以调解意见冲突并促进决策过程。
▶ 激励。发起人可通过让项目团队积极参与并向其提供支持,成为他们的激励源泉。
▶ 担责。发起人通常对项目成果担责,具体视角色的职权级别而定。在此角色中,他们可以接受或拒绝项目的可交付物。
X2.3 缺乏参与
如果发起人未参与进来或该角色空缺,则不会产生与第 X2.2 节所列活动相关的诸多收益。这可能会对项目的效果产生负面影响。更长的决策时间框和优先级的冲突,使得项目绩效受到影响。如果发起人不帮助获得资源,由此可能会对获得必要的团队成员或实物资源产生影响。如果没有直接的发起人支持,则项目团队的部分成员可能会被调出或取代。这些变化可能会对范围、质量、进度和预算产生负面影响,并降低实现预期成果和干系人满意度的可能性。
X2.4 发起人的行为
发起人展现的某些行为可以帮助团队有效地开展工作,从而改善项目成果:
▶ 资源。与组织联络,确保团队具备交付项目所需的必要技能组合和实物资源。
▶ 指南。提供一个激励人心、让团队能够团结起来的愿景。
▶ 保持一致。使组织的战略目标和项目成果保持一致。如果市场发生变化或组织的目标发生变化,则应与项目团队合作,确定项目方向以满足当前需要。
▶ 裁剪。与团队共同努力,对结构、文化、过程、角色和工作进行裁剪,以优化成果。
▶ 影响。实施所需的变革,以便应用于项目完成后的运营。这包括领导、参与以及与整个组织内的干系人协作。
▶ 沟通。进行从组织到团队以及从团队到组织的持续信息交流。
▶ 合作伙伴。与团队结成合作伙伴以取得成功。这包括教练、辅导和展示个人对项目目标的承诺。
▶ 检查。通过提问、质疑假设和培养创新,与团队进行互动,以激发批判性思维。
▶ 清除障碍。消除障碍因素,解决团队职权或能力之外的问题。
X2.5 结论
通过与组织的战略保持一致,发起人提供的战略联系既对项目团队赋能,又促使项目团队优化其绩效。发起人会引导参与和决策,并确保提供所需的技能和资源。这些活动和行为增加了实现预期项目成果的可能性。
X3.1 简介
首字母缩略词“PMO”可以指项目组合、项目集或项目管理办公室。在第 7 版《 PMBOK 指南》中,项目管理办公室 (PMO) 是一种管理结构,其对与项目相关的治理过程进行标准化,并促进资源、工具、方法论和技术共享。认识到在不同组织之间,甚至在同一组织内部,PMO 的特点和功能各不相同,本附录概述了各种PMO 的共同属性,并讨论了 PMO 如何支持项目工作。
X3.2 PMO价值主张—为什么要确立价值主张?
各组织会出于各种原因设立 PMO,但都会考虑一项核心收益:在进度、成本、质量、风险和其他方面改进项目管理PMO 在使工作与战略目标保持一致方面具有许多潜在角色:争取干系人参与和协作、培养人才以及实现项目投资的价值。
PMO 可以采用多种形式。了解在组织中如何使用 PMO 以及所承担的角色和职责,这样可以阐明PMO 能交付的一系列的收益:
▶ 一些 PMO 可提供项目管理指导,支持项目交付方式保持一致性。这些 PMO 可以提供良好实践的指南、模板和示例以及培训和教练。标准化的方法和工具有助于呈现各个项目的共同业务状况,并促进做出超越个别项目考虑问题的决策。这种 PMO 通常存在于刚刚开始改善项目管理能力的组织中。
▶ PMO 可以为规划活动、风险管理、项目绩效跟踪和类似活动提供项目支持服务PMO 的这种共享服务模式通常存在于具有独立或多元化业务部门的组织中,在为交付提供支持的同时,这些组织希望保持对其项目的更直接控制。
▶ PMO 可以是部门或业务单元的一部分,并监督项目的组合。监督可包括这样的活动:要求商业论证以便启动项目、分配财务资源和其他资源来交付项目、批准变更项目范围或活动的请求以及类似职能等。此类 PMO 可对项目进行集中化管理。这种结构存在于开展多个项目的部门,并提供重要战略结果(如 IT 能力或新产品开发)的组织中。
▶ 一个组织可能有一个企业级 PMO (EPMO),它将组织战略的实施与包括项目集和项目中交付具体结果、变更或产品的项目组合层级投资联系起来。这一结构存在于具有成熟项目管理能力的组织中,这些能力是直接关联的以实现组织战略和广泛的商业目标。
▶ 具有较为扁平化的结构、以客户为中心的举措和更多使用适应型交付方法的组织,可能会采用敏捷卓越中心 (ACoE) 或价值交付办公室 (VDO) 的结构ACoE/VDO 充当着促进者的角色,而非管理或监督职能。它侧重于教练团队,在整个组织内培养敏捷技能和能力,以及辅导发起人和产品负责人更有效地承担这些角色。这种类型的结构出现在更加去中心化的组织中,在这种组织中,团队需要对不断变化的客户需要做出快速响应。
PMO 可分为多个层级。例如,EPMO 可能具有从属的PMO 和 VDO,它们设置于特定的部门中。此类分级为在 EPMO 层级保持战略一致性,以及为在部门级 PMO 或 VDO 中特定的项目管理能力提供支持。
任何类型的 PMO 或 VDO 都是基于组织需要设立的。有助于塑造 PMO 或 VDO 的关键影响因素包括:所交付项目的类型、组织规模、组织结构、集中/分散决策的程度以及企业文化。当组织的需要随着时间发生变化,PMO 和 VDO 会相应发生演变。例如,PMO 可能转变为 VDO,或者 PMO 可能在履行完毕其章程后关闭。
X4.5 总结
全球化市场、多样性增强以及在更多产品中增加软件,使价值实现获得了更多支持、维持和时间框架。以客户为中心、聚焦于数字化的组织正在寻找优势,以组建稳定的团队,为这些新类别的产品提供终身支持,并使其保持增长。
产品生命周期可能看似与传统的项目交付结构(例如项目的临时性)相冲突。但是,随着项目思维(其中包括聚焦于客户价值)的演变,它们存在许多交叠之处。
此类环境中,组织可以在创建长期运作的稳定团队、分阶段提供资金和项目集管理结构方面找到一致性和额外资源。
2 常用缩写
自 1987 年以来《项目管理标准》一直代表着基于过程的项目管理标准《 PMBOK 指南》中包含的《项目管理标准》与一系列业务过程有关的项目管理准则和职能相保持一致。这些业务过程支持以下持续且可预测的实践:
▶ 可被记录;
▶ 通过这些实践可对过程的绩效作出评估;
▶ 通过这些实践可对过程做出改进,从而最大化效率并最小化威胁。
在支持良好实践方面,虽然这些做法是有效的,但从本质上看,基于过程的项目管理标准是规定性的。随着项目管理在按比以往更快的速度发展,过去基于过程导向的版本难以为继,无法反映价值交付的整个大环境。因此,本版指南转而采用基于原则的标准,为有效的项目管理提供支持,并更多地关注预期成果,而非可交付物。
在本版标准部分逐步发展过程中,来自全球各地不同行业和组织、担任不同职位、实施不同类型项目的从业者为该标准的草案编撰贡献了力量,并/或提供了反馈意见。此外,参与第 7 版《 PMBOK 指南》编写的各位负责人和工作人员还审阅了其他知识体系和专注于项目管理的著作,来探究这些资料中蕴含的有关项目管理原则的概念。这些共同的努力凸显了各界对我们的强有力支持,为我们确认本版指南中的指导原则以适用于项目管理涉及的整个范围提供了支持。
迄今为止,全球项目管理界已认同应将该标准转变为一份原则声明。这些原则声明充分体现并总结了项目管理实践的公认目标及其核心功能。这些原则声明还提供了广泛的参考因素,项目团队能够在这些参考因素范围内开展工作,并提供众多方法来契合这些原则的意图。
借助这些原则声明,PMI 提供了整个价值交付环境中有效的项目管理方法:从预测型到适应型,以及中间的各种方法。这些基于原则的方法还与《项目集管理标准(第 3 版和第 4 版)和《项目组合管理标准》(第 4 版)的发展保持一致《项目组合、项目集和项目的风险管理标准》和《收益实现管理:实践指南》,这两个标准是全球主题专家团队基于原则的方法开发的新产品的代表。
本版《项目管理标准》或《项目管理知识体系指南》中的任何内容都不否定与过去版本中基于过程的方法的一致性。对于指导其项目管理能力、调整其方法论并评估其项目管理能力,很多组织和从业人员仍然认为基于过程的方法非常有用。这种方法与新版本的内容仍是相关的。
本版《 PMBOK 指南》的另一个重要变化是从系统视角论述项目管理。这一转变始于将系统视角的价值交付作为《项目管理标准》的一部分,并继续呈现《 PMBOK 指南》的内容。该“价值交付系统”部分改变了原有视角,即从项目组合、项目集和项目治理到重点关注将它们与其他业务能力结合在一起的价值链,再进一步推进到组织的战略、价值和商业目标。在项目管理的背景下《项目管理标准》和《 PMBOK 指南》强调,项目不只是产生输出,更重要的是要促使这些输出推动实现成果,而这些成果最终会将价值交付给组织及其干系人。
这种系统视角反映了从过去版本的《 PMBOK 指南》中的“知识领域”转变为八个绩效域。绩效域是一组对有效地交付项目成果至关重要的相关活动。总的来说,绩效域所代表的项目管理系统体现了彼此交互、相互关联且相互依赖的管理能力,这些能力只有协调一致才能实现期望的项目成果。随着各个绩效域彼此交互和相互作用,变化也会随之发生。项目团队要有整体系统思维的意识,不断审查、讨论、适应并应对这些变化,而非只是关注发生变化的具体绩效域。遵照《项目管理标准》中的“价值交付系统”这一概念,团队会通过以成果为中心的测量指标,而非按照各个过程或生成的工件、计划等来对各绩效域中的有效绩效作出评估。
原先版本的《 PMBOK 指南》强调必须对项目管理方法进行裁剪,使之适应于各项目的独有特征及其运行背景。第 6 版明确包括了相关考虑因素,以帮助项目团队思考如何对其项目管理方法进行裁剪。这些内容包含在各知识领域章节的前言部分,同时介绍了各类项目环境的考虑因素。本版《 PMBOK 指南》特设“裁剪”一章,对这项内容作出了进一步阐述。
本版指南新增了“模型、方法和工件”一章,为支持项目管理提供了高层级组合的模型、方法和工件。
这一章中有原先版本指南中为项目管理提供支持的工具、技术和输出的链接,但对团队应在何时、如何使用哪种工具未做出规定。
最后一个变化反映了《 PMBOK 指南》发行史上最重要的创新,即推出了 PMIstandards+™ 这一交互式数字平台,该平台融合了当下、新兴和未来的实践、方法、工件及其他有用的信息。这些数字内容更好地反映了项目管理知识体系的动态性PMIstandards+ 向项目管理从业人员和其他干系人提供了更加丰富、范围更加广泛的信息和资源,这些信息和资源能够更加快速地顺应项目管理领域中的发展和变化。这些内容根据行业板块、项目类型或其他特征阐述了具体实践、方法或工具如何适用于具体的项目PMIstandards+首先介绍了《 PMBOK 指南》第 6 版的输入、工具和技术以及输出,同时会继续纳入支持项目管理发展的新资源。展望未来《项目管理标准》和 《 PMBOK 指南》的用户可以在 PMIstandards+ 中找到补充印刷版出版物的丰富信息。
下图说明了项目《项目管理标准》的修订内容,以及《 PMBOK 指南》从第 6 版到第 7 版的变化,此外还有与 PMIstandards+ 数字平台的连接。
修订了《项目管理标准》 ,并将《 PMBOK 指南》和 PMIstandards+ 数字内容平台从第 6 版过渡到第 7 版
3 定义
自 1987 年以来《项目管理标准》一直代表着基于过程的项目管理标准《 PMBOK 指南》中包含的《项目管理标准》与一系列业务过程有关的项目管理准则和职能相保持一致。这些业务过程支持以下持续且可预测的实践:
▶ 可被记录;
▶ 通过这些实践可对过程的绩效作出评估;
▶ 通过这些实践可对过程做出改进,从而最大化效率并最小化威胁。
在支持良好实践方面,虽然这些做法是有效的,但从本质上看,基于过程的项目管理标准是规定性的。随着项目管理在按比以往更快的速度发展,过去基于过程导向的版本难以为继,无法反映价值交付的整个大环境。因此,本版指南转而采用基于原则的标准,为有效的项目管理提供支持,并更多地关注预期成果,而非可交付物。
在本版标准部分逐步发展过程中,来自全球各地不同行业和组织、担任不同职位、实施不同类型项目的从业者为该标准的草案编撰贡献了力量,并/或提供了反馈意见。此外,参与第 7 版《 PMBOK 指南》编写的各位负责人和工作人员还审阅了其他知识体系和专注于项目管理的著作,来探究这些资料中蕴含的有关项目管理原则的概念。这些共同的努力凸显了各界对我们的强有力支持,为我们确认本版指南中的指导原则以适用于项目管理涉及的整个范围提供了支持。
迄今为止,全球项目管理界已认同应将该标准转变为一份原则声明。这些原则声明充分体现并总结了项目管理实践的公认目标及其核心功能。这些原则声明还提供了广泛的参考因素,项目团队能够在这些参考因素范围内开展工作,并提供众多方法来契合这些原则的意图。
借助这些原则声明,PMI 提供了整个价值交付环境中有效的项目管理方法:从预测型到适应型,以及中间的各种方法。这些基于原则的方法还与《项目集管理标准(第 3 版和第 4 版)和《项目组合管理标准》(第 4 版)的发展保持一致《项目组合、项目集和项目的风险管理标准》和《收益实现管理:实践指南》,这两个标准是全球主题专家团队基于原则的方法开发的新产品的代表。
本版《项目管理标准》或《项目管理知识体系指南》中的任何内容都不否定与过去版本中基于过程的方法的一致性。对于指导其项目管理能力、调整其方法论并评估其项目管理能力,很多组织和从业人员仍然认为基于过程的方法非常有用。这种方法与新版本的内容仍是相关的。
本版《 PMBOK 指南》的另一个重要变化是从系统视角论述项目管理。这一转变始于将系统视角的价值交付作为《项目管理标准》的一部分,并继续呈现《 PMBOK 指南》的内容。该“价值交付系统”部分改变了原有视角,即从项目组合、项目集和项目治理到重点关注将它们与其他业务能力结合在一起的价值链,再进一步推进到组织的战略、价值和商业目标。在项目管理的背景下《项目管理标准》和《 PMBOK 指南》强调,项目不只是产生输出,更重要的是要促使这些输出推动实现成果,而这些成果最终会将价值交付给组织及其干系人。
这种系统视角反映了从过去版本的《 PMBOK 指南》中的“知识领域”转变为八个绩效域。绩效域是一组对有效地交付项目成果至关重要的相关活动。总的来说,绩效域所代表的项目管理系统体现了彼此交互、相互关联且相互依赖的管理能力,这些能力只有协调一致才能实现期望的项目成果。随着各个绩效域彼此交互和相互作用,变化也会随之发生。项目团队要有整体系统思维的意识,不断审查、讨论、适应并应对这些变化,而非只是关注发生变化的具体绩效域。遵照《项目管理标准》中的“价值交付系统”这一概念,团队会通过以成果为中心的测量指标,而非按照各个过程或生成的工件、计划等来对各绩效域中的有效绩效作出评估。
原先版本的《 PMBOK 指南》强调必须对项目管理方法进行裁剪,使之适应于各项目的独有特征及其运行背景。第 6 版明确包括了相关考虑因素,以帮助项目团队思考如何对其项目管理方法进行裁剪。这些内容包含在各知识领域章节的前言部分,同时介绍了各类项目环境的考虑因素。本版《 PMBOK 指南》特设“裁剪”一章,对这项内容作出了进一步阐述。
本版指南新增了“模型、方法和工件”一章,为支持项目管理提供了高层级组合的模型、方法和工件。
这一章中有原先版本指南中为项目管理提供支持的工具、技术和输出的链接,但对团队应在何时、如何使用哪种工具未做出规定。
最后一个变化反映了《 PMBOK 指南》发行史上最重要的创新,即推出了 PMIstandards+™ 这一交互式数字平台,该平台融合了当下、新兴和未来的实践、方法、工件及其他有用的信息。这些数字内容更好地反映了项目管理知识体系的动态性PMIstandards+ 向项目管理从业人员和其他干系人提供了更加丰富、范围更加广泛的信息和资源,这些信息和资源能够更加快速地顺应项目管理领域中的发展和变化。这些内容根据行业板块、项目类型或其他特征阐述了具体实践、方法或工具如何适用于具体的项目PMIstandards+首先介绍了《 PMBOK 指南》第 6 版的输入、工具和技术以及输出,同时会继续纳入支持项目管理发展的新资源。展望未来《项目管理标准》和 《 PMBOK 指南》的用户可以在 PMIstandards+ 中找到补充印刷版出版物的丰富信息。
下图说明了项目《项目管理标准》的修订内容,以及《 PMBOK 指南》从第 6 版到第 7 版的变化,此外还有与 PMIstandards+ 数字平台的连接。
修订了《项目管理标准》 ,并将《 PMBOK 指南》和 PMIstandards+ 数字内容平台从第 6 版过渡到第 7 版