3.4.3 对项目进行裁剪

对项目进行裁剪受许多属性影响。这些属性包括但不限于:
文化
项目团队应该询问关于每个属性的问题,以帮助指导他们完成裁剪过程。对这些问题的回答有助于识别裁剪过程交付方法、生命周期、工具方法和工件的需要。
引用
3.3 有效地干系人参与

图 3-4. 有效地干系人参与
干系人可能是能影响项目组合、项目集或项目的决策、活动或成果的个人、群体或组织,以及会受或自认为会受这些决策、活动或成果影响的个人、群体或组织。干系人还以积极或消极的方式直接或间接影响项目,及其绩效或成果。
干系人可以影响项目的许多方面,包括,但不限于:
▶ 范围 / 需求 — 通过表明需要增加、调整或删除范围和/或项目需求的要素;
▶ 进度 — 通过提出加快交付的想法,或者放慢或停止交付关键项目活动;
▶ 成本 — 通过帮助减少或取消计划支出,或者增加会提高成本或需要额外资源的步骤、需求或限制;
▶ 项目团队 — 通过限制或允许接触具备交付预期成果所需技能、知识和经验并可推动学习型文化的人员;
▶ 计划 — 通过为计划提供信息,或倡导对商定的活动和工作作出变更;
▶ 成果 — 通过开展或阻止实现为期望成果所需的工作;
▶ 文化 — 通过建立或影响甚至定义项目团队和更广泛组织参与的程度和特点;
▶ 收益实现 — 通过制定和确定长期目标,从而使项目交付预期的确定价值;
▶ 风险 — 通过界定项目的风险临界值,并参与后续的风险管理活动;
▶ 质量 — 通过识别和要求提供质量需求;
▶ 成功 — 通过定义成功因素并参与对成功的评估。
在项目的整个生命周期内,干系人可能会参与进来,也可能会退出。此外,随着时间的推移,干系人的利益、影响或作用可能也会有所变化。干系人(特别是那些影响力高且对项目持不赞同或中立观点的干系人)
需要有效地参与进来,以便项目团队了解他们的利益、顾虑和权利。然后,项目团队可以通过有效参与和支持来应对这些顾虑,这样就可能会成功地实现项目成果。
从项目开始到结束,识别、分析并主动争取干系人参与有助于项目取得成功。
项目团队是一组干系人。这些干系人会与其他干系人互动,以理解、思考、沟通并回应他们的利益、需要和意见。
有效果且有效率的参与和沟通包括确定干系人想要或应该进行参与的方式、时间、频率和情形。沟通是参与的关键部分,但深入的参与可让人了解他人的想法,吸收其他观点以及协同努力制定共同的解决方案。参与包括通过频繁的双向沟通建立和维持牢固的关系。它鼓励通过互动会议、面对面会议、非正式对话和知识共享活动进行协作。
干系人参与在很大程度上依赖于人际关系技能,包括积极主动、正直、诚实、协作、尊重、同理心和信心。这些技能和态度可以帮助每个人适应工作和彼此适应,从而增加成功的可能性。
参与有助于项目团队发现、收集和评估信息、数据和意见。这可形成共识和一致性,从而实现项目成果。此外,这些活动还有助于项目团队对项目进行裁剪,以识别、调整和应对不断变化的环境。
在整个项目进行期间,项目团队会积极让其他干系人参与,以最小化潜在消极影响并最大化积极影响。除了提高干系人满意度外,让干系人参与还使项目团队有机会取得更出色的项目绩效和成果。最后,其他干系人的参与有助于项目团队找到更能为更广泛的干系人接受的解决方案。
3.7 根据环境进行裁剪

图 3-8. 根据环境进行裁剪
适应独特的目标、干系人和环境的复杂性有助于项目取得成功。裁剪是对有关项目管理方法、治理和过程做出深思熟虑的调整,使之更适合特定环境和当前任务。项目团队对适当的框架进行裁剪,该框架带来灵活性,在项目生命周期的环境内持续产生积极的成果。商业环境、团队规模、不确定性程度和项目复杂性都是如何裁剪项目系统的考虑因素。项目系统可以从整体角度进行裁剪,包括应考虑相互关联的复杂性。通过使用“刚好够”的过程、方法、模板和工件以实现项目期望的成果。裁剪旨在最大化价值、管理制约因素并提高绩效。
项目团队和 PMO 一起,并考虑治理因素,按每个项目逐一讨论并确定交付方法以及产生成果所需的资源。这包括选择要使用的过程、开发方式、方法和交付项目成果所需的工件。裁剪决策可以是接受既定方法论的隐性行动。相反,裁剪也可以是选择并混合特定要素以适应项目和项目环境的独特特征的显性行动。在一定程度上,每个项目都需要裁剪,因为每个项目都存在于特定环境中。
项目通常是独特的,即使项目可交付物看起来并不独特。这是因为项目环境不同之处在于组织及其客户、渠道、和环境都是动态要素。这些变化和不断发展的学问可能会导致项目团队使用或开发不同的方法或方式来追求成功。项目团队应审视每个项目的各种独特条件,以便他们能够确定产生期望成果的最适当方法。
现有的方法论或常见的工作方式可以使我们了解如何对项目进行裁剪。方法论是由专门学科的从业者所采用的实践、技术、程序和规则所组成的体系。项目团队可能需要采取上级组织的方法论,这就是说,项目团队采用的方法论体系由过程、治理、方法和模板组成,它们为如何开展项目提供指导。虽然这使组织内的项目保持了一定程度的一致性,但该方法论本身可能仍需要根据每个项目的情况进行裁剪。组织政策和程序规定了项目团队授权的可以裁剪的边界。
项目团队还可以考虑项目管理过程的时间和成本。未进行裁剪的过程可能对项目或其成果几乎没有什么价值,同时会导致成本增加和进度延长。对项目方法以及适当的过程、方法和工件进行裁剪,可以帮助项目团队就与过程相关的成本和与项目成果相关的价值贡献做出决策。
除了决定如何对方法进行裁剪外,项目团队还需要向与该方法有关的干系人沟通裁剪决策,每个团队成员都应了解与这些干系人及其角色相关的所选方法和过程。
项目团队应该对项目方法进行裁剪,以适应项目及其环境的独特特征,这有助于提高项目的绩效水平,增加项目成功的概率。经过裁剪的项目方法可以为组织产生直接和间接的收益,例如:
▶ 项目团队成员会做出更深入的承诺,因为他们参与了方法的定义;
▶ 行动或资源方面的浪费会有所减少;
▶ 以客户为本(因为客户和其他干系人的需要是项目裁剪的重要影响因素);
▶ 项目资源得到更有效的利用,因为项目团队意识到各个项目过程的权重。
裁剪项目可以带来以下积极成果:
▶ 提高创新、效率和生产力;
▶ 吸取经验教训,以便可以分享特定交付方法的改进之处,并将它们应用于下一轮工作或未来的项目;
▶ 采用新的实践、方法和工件,组织的方法论得到进一步改进;
▶ 通过实验发现了改进的成果、过程或方法;
▶ 在具有多个专业背景的项目团队内,用于交付项目结果的方法和实践得到有效整合;
▶ 从长远来看组织的适应性有所增强。
对方法进行裁剪具有迭代性,因此,在项目生命周期中它是一个持续的过程。项目团队需要收集所有干系人的反馈,了解在项目进展过程中各种方法和经裁剪的过程对他们有何效果,以评估这些方法和过程的有效性,并给组织增加价值。
2.8.5.1 威胁

图 3-4. 有效地干系人参与
干系人可能是能影响项目组合、项目集或项目的决策、活动或成果的个人、群体或组织,以及会受或自认为会受这些决策、活动或成果影响的个人、群体或组织。干系人还以积极或消极的方式直接或间接影响项目,及其绩效或成果。
干系人可以影响项目的许多方面,包括,但不限于:
▶ 范围 / 需求 — 通过表明需要增加、调整或删除范围和/或项目需求的要素;
▶ 进度 — 通过提出加快交付的想法,或者放慢或停止交付关键项目活动;
▶ 成本 — 通过帮助减少或取消计划支出,或者增加会提高成本或需要额外资源的步骤、需求或限制;
▶ 项目团队 — 通过限制或允许接触具备交付预期成果所需技能、知识和经验并可推动学习型文化的人员;
▶ 计划 — 通过为计划提供信息,或倡导对商定的活动和工作作出变更;
▶ 成果 — 通过开展或阻止实现为期望成果所需的工作;
▶ 文化 — 通过建立或影响甚至定义项目团队和更广泛组织参与的程度和特点;
▶ 收益实现 — 通过制定和确定长期目标,从而使项目交付预期的确定价值;
▶ 风险 — 通过界定项目的风险临界值,并参与后续的风险管理活动;
▶ 质量 — 通过识别和要求提供质量需求;
▶ 成功 — 通过定义成功因素并参与对成功的评估。
在项目的整个生命周期内,干系人可能会参与进来,也可能会退出。此外,随着时间的推移,干系人的利益、影响或作用可能也会有所变化。干系人(特别是那些影响力高且对项目持不赞同或中立观点的干系人)
需要有效地参与进来,以便项目团队了解他们的利益、顾虑和权利。然后,项目团队可以通过有效参与和支持来应对这些顾虑,这样就可能会成功地实现项目成果。
从项目开始到结束,识别、分析并主动争取干系人参与有助于项目取得成功。
项目团队是一组干系人。这些干系人会与其他干系人互动,以理解、思考、沟通并回应他们的利益、需要和意见。
有效果且有效率的参与和沟通包括确定干系人想要或应该进行参与的方式、时间、频率和情形。沟通是参与的关键部分,但深入的参与可让人了解他人的想法,吸收其他观点以及协同努力制定共同的解决方案。参与包括通过频繁的双向沟通建立和维持牢固的关系。它鼓励通过互动会议、面对面会议、非正式对话和知识共享活动进行协作。
干系人参与在很大程度上依赖于人际关系技能,包括积极主动、正直、诚实、协作、尊重、同理心和信心。这些技能和态度可以帮助每个人适应工作和彼此适应,从而增加成功的可能性。
参与有助于项目团队发现、收集和评估信息、数据和意见。这可形成共识和一致性,从而实现项目成果。此外,这些活动还有助于项目团队对项目进行裁剪,以识别、调整和应对不断变化的环境。
在整个项目进行期间,项目团队会积极让其他干系人参与,以最小化潜在消极影响并最大化积极影响。除了提高干系人满意度外,让干系人参与还使项目团队有机会取得更出色的项目绩效和成果。最后,其他干系人的参与有助于项目团队找到更能为更广泛的干系人接受的解决方案。
3 裁剪
裁剪涉及对有关方法、治理和过程进行考虑后作出调整,使之更适合特定环境和当前项目。它涉及对人员要素、所用过程和所用工具进行分析、设计和精心修改。裁剪过程包括四个步骤:
▶ 选择初始方法;
▶ 对组织进行裁剪;
▶ 对项目进行裁剪;
▶ 实施持续改进。
虽然裁剪过程通常由项目干系人进行,但裁剪的界限和方法则受制于组织指南。组织治理有助于确保项目团队之间的外部接口正确匹配,并以裁剪考虑因素的形式提供指导。
3.3.5 方法和工件
对项目进行裁剪受许多属性影响。这些属性包括但不限于:
▶ 产品/可交付物;
▶ 项目团队;
▶ 文化。
项目团队应该询问关于每个属性的问题,以帮助指导他们完成裁剪过程。对这些问题的回答有助于识别裁剪过程、交付方法、生命周期、工具、方法和工件的需要。
3.4 裁剪过程
裁剪过程并非单一的,一次性的过程。在渐进明细过程中,项目团队的工作方式、产品或可交付物的演变方式,以及其他知识等问题将表明哪些进一步的裁剪可以带来改进。审查点、阶段关口和回顾会议都提供了必要的检查和调整过程、开发方法和交付频率的机会。
让项目团队参与过程改进可以培养主人翁意识,并表现出对实施持续改进和质量的承诺。让项目团队参与寻找和实施改进措施也表明了对他们自己的技能和建议以及赋能的信任。项目团队参与裁剪展示了创新和改进而不是安于现状的思维模式。
图 3-6 中显示了增加、取消和变更这些过程的概念。

图 3-6. 实施持续改进
组织的裁剪方式本身就可以被裁剪。但大多数组织采取了以上描述的四个步骤中的部分或全部步骤。他们使用的要素包括选择初始方法、对组织进行裁剪、对项目进行裁剪以及实施持续改进(如图 3-7 所示)。

图 3-7. 裁剪过程
3.4.3.4 实施持续改进
裁剪过程并非单一的,一次性的过程。在渐进明细过程中,项目团队的工作方式、产品或可交付物的演变方式,以及其他知识等问题将表明哪些进一步的裁剪可以带来改进。审查点、阶段关口和回顾会议都提供了必要的检查和调整过程、开发方法和交付频率的机会。
让项目团队参与过程改进可以培养主人翁意识,并表现出对实施持续改进和质量的承诺。让项目团队参与寻找和实施改进措施也表明了对他们自己的技能和建议以及赋能的信任。项目团队参与裁剪展示了创新和改进而不是安于现状的思维模式。
图 3-6 中显示了增加、取消和变更这些过程的概念。

图 3-6. 实施持续改进
组织的裁剪方式本身就可以被裁剪。但大多数组织采取了以上描述的四个步骤中的部分或全部步骤。他们使用的要素包括选择初始方法、对组织进行裁剪、对项目进行裁剪以及实施持续改进(如图 3-7 所示)。

图 3-7. 裁剪过程
3.7 总结
裁剪涉及对有关方法、治理和过程进行考虑后作出调整,使之更适合特定环境和当前项目。它涉及对人员要素、所用过程和所用工具进行分析、设计和精心修改。裁剪过程包括四个步骤:
▶ 选择初始方法;
▶ 对组织进行裁剪;
▶ 对项目进行裁剪;
▶ 实施持续改进。
虽然裁剪过程通常由项目干系人进行,但裁剪的界限和方法则受制于组织指南。组织治理有助于确保项目团队之间的外部接口正确匹配,并以裁剪考虑因素的形式提供指导。