2.4 项目环境
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变更摘要
自 1987 年以来《项目管理标准》一直代表着基于过程的项目管理标准《 PMBOK 指南》中包含的《项目管理标准》与一系列业务过程有关的项目管理准则和职能相保持一致。这些业务过程支持以下持续且可预测的实践:
▶ 可被记录;
▶ 通过这些实践可对过程的绩效作出评估;
▶ 通过这些实践可对过程做出改进,从而最大化效率并最小化威胁。
在支持良好实践方面,虽然这些做法是有效的,但从本质上看,基于过程的项目管理标准是规定性的。随着项目管理在按比以往更快的速度发展,过去基于过程导向的版本难以为继,无法反映价值交付的整个大环境。因此,本版指南转而采用基于原则的标准,为有效的项目管理提供支持,并更多地关注预期成果,而非可交付物。
在本版标准部分逐步发展过程中,来自全球各地不同行业和组织、担任不同职位、实施不同类型项目的从业者为该标准的草案编撰贡献了力量,并/或提供了反馈意见。此外,参与第 7 版《 PMBOK 指南》编写的各位负责人和工作人员还审阅了其他知识体系和专注于项目管理的著作,来探究这些资料中蕴含的有关项目管理原则的概念。这些共同的努力凸显了各界对我们的强有力支持,为我们确认本版指南中的指导原则以适用于项目管理涉及的整个范围提供了支持。
迄今为止,全球项目管理界已认同应将该标准转变为一份原则声明。这些原则声明充分体现并总结了项目管理实践的公认目标及其核心功能。这些原则声明还提供了广泛的参考因素,项目团队能够在这些参考因素范围内开展工作,并提供众多方法来契合这些原则的意图。
借助这些原则声明,PMI 提供了整个价值交付环境中有效的项目管理方法:从预测型到适应型,以及中间的各种方法。这些基于原则的方法还与《项目集管理标准(第 3 版和第 4 版)和《项目组合管理标准》(第 4 版)的发展保持一致《项目组合、项目集和项目的风险管理标准》和《收益实现管理:实践指南》,这两个标准是全球主题专家团队基于原则的方法开发的新产品的代表。
本版《项目管理标准》或《项目管理知识体系指南》中的任何内容都不否定与过去版本中基于过程的方法的一致性。对于指导其项目管理能力、调整其方法论并评估其项目管理能力,很多组织和从业人员仍然认为基于过程的方法非常有用。这种方法与新版本的内容仍是相关的。
本版《 PMBOK 指南》的另一个重要变化是从系统视角论述项目管理。这一转变始于将系统视角的价值交付作为《项目管理标准》的一部分,并继续呈现《 PMBOK 指南》的内容。该“价值交付系统”部分改变了原有视角,即从项目组合、项目集和项目治理到重点关注将它们与其他业务能力结合在一起的价值链,再进一步推进到组织的战略、价值和商业目标。在项目管理的背景下《项目管理标准》和《 PMBOK 指南》强调,项目不只是产生输出,更重要的是要促使这些输出推动实现成果,而这些成果最终会将价值交付给组织及其干系人。
这种系统视角反映了从过去版本的《 PMBOK 指南》中的“知识领域”转变为八个绩效域。绩效域是一组对有效地交付项目成果至关重要的相关活动。总的来说,绩效域所代表的项目管理系统体现了彼此交互、相互关联且相互依赖的管理能力,这些能力只有协调一致才能实现期望的项目成果。随着各个绩效域彼此交互和相互作用,变化也会随之发生。项目团队要有整体系统思维的意识,不断审查、讨论、适应并应对这些变化,而非只是关注发生变化的具体绩效域。遵照《项目管理标准》中的“价值交付系统”这一概念,团队会通过以成果为中心的测量指标,而非按照各个过程或生成的工件、计划等来对各绩效域中的有效绩效作出评估。
原先版本的《 PMBOK 指南》强调必须对项目管理方法进行裁剪,使之适应于各项目的独有特征及其运行背景。第 6 版明确包括了相关考虑因素,以帮助项目团队思考如何对其项目管理方法进行裁剪。这些内容包含在各知识领域章节的前言部分,同时介绍了各类项目环境的考虑因素。本版《 PMBOK 指南》特设“裁剪”一章,对这项内容作出了进一步阐述。
本版指南新增了“模型、方法和工件”一章,为支持项目管理提供了高层级组合的模型、方法和工件。
这一章中有原先版本指南中为项目管理提供支持的工具、技术和输出的链接,但对团队应在何时、如何使用哪种工具未做出规定。
最后一个变化反映了《 PMBOK 指南》发行史上最重要的创新,即推出了 PMIstandards+™ 这一交互式数字平台,该平台融合了当下、新兴和未来的实践、方法、工件及其他有用的信息。这些数字内容更好地反映了项目管理知识体系的动态性PMIstandards+ 向项目管理从业人员和其他干系人提供了更加丰富、范围更加广泛的信息和资源,这些信息和资源能够更加快速地顺应项目管理领域中的发展和变化。这些内容根据行业板块、项目类型或其他特征阐述了具体实践、方法或工具如何适用于具体的项目PMIstandards+首先介绍了《 PMBOK 指南》第 6 版的输入、工具和技术以及输出,同时会继续纳入支持项目管理发展的新资源。展望未来《项目管理标准》和 《 PMBOK 指南》的用户可以在 PMIstandards+ 中找到补充印刷版出版物的丰富信息。
下图说明了项目《项目管理标准》的修订内容,以及《 PMBOK 指南》从第 6 版到第 7 版的变化,此外还有与 PMIstandards+ 数字平台的连接。
修订了《项目管理标准》 ,并将《 PMBOK 指南》和 PMIstandards+ 数字内容平台从第 6 版过渡到第 7 版
1.1 《项目管理标准》的目的
《项目管理标准》为了解项目管理及其如何实现预期成果提供了基础。本标准适用于任何行业、地点、规模或交付方式(例如预测型、混合型或适应型)的项目。它描述了项目运作的系统,包括治理、可能的职能、项目环境以及针对项目管理和产品管理之间关系的考虑因素。
2 价值交付系统
本章中的信息提供了价值交付、治理、项目职能、项目环境和产品管理的背景信息。
▶ 第 2.1 节 创造价值。本节描述了项目如何在系统内运作,从而为组织及其干系人创造价值。
▶ 第 2.2 节 组织治理系统。本节描述了治理如何支持价值交付系统。
▶ 第 2.3 节 与项目有关的职能。本节明确了支持项目的职能。
▶ 第 2.4 节 项目环境。本节明确了影响项目和价值交付的内部和外部因素。
▶ 第 2.5 节 产品管理考虑因素。本节明确了项目组合、项目集、项目和产品之间的关联方式。
2.3.2 提出目标和反馈
具有此职能的人员提供客户和最终用户的观点、见解和清晰指导。客户和最终用户并非总是同义词。本标准对客户的定义是:提出项目申请或提供项目资金的个人或群体。最终用户是将直接使用项目可交付物的个人或群体。
项目需要客户和最终用户就项目需求、成果和期望作出明确指导。在适应型和混合型项目环境中,项目更需要获得持续反馈,因为项目团队正在探索和开发特定增量中的产品要素。在某些项目环境中,客户或最终用户会参与到项目团队,以便进行定期审查和反馈。在某些项目中,客户代表会加入项目团队的工作。对客户和最终用户意见和反馈的需要取决于项目性质以及所需的指导或指引。
2.5 产品管理考虑因素
《项目管理标准》为了解项目管理及其如何实现预期成果提供了基础。本标准适用于任何行业、地点、规模或交付方式(例如预测型、混合型或适应型)的项目。它描述了项目运作的系统,包括治理、可能的职能、项目环境以及针对项目管理和产品管理之间关系的考虑因素。
3.6 展现领导力行为
图 3-7. 展现领导力行为
项目对有效领导力有独特的需要。有别于通用业务运营(角色和职责通常已经确定并保持一致),项目通常涉及多个组织、部门、职能或供应商,他们会不定期互动。此外,项目的利害关系和期望可能高于常规的运营职能。因此,更广泛的经理、高管、资深贡献者和其他干系人会试图影响项目,这往往造成更大程度的困惑和冲突。因此,与大多数项目相比,高绩效项目会有更多的人,更频繁地表现出有效的领导力行为。
优先考虑愿景、创造力、激励、热情、鼓励和同理心的项目环境可以支持更好的成果,这些特质往往与领导力有关。领导力包括对项目团队内外的个人施加影响以便实现预期成果的态度、才能、性格和行为。
领导力并非任何特定角色所独有。高绩效项目可能会有多名成员表现出有效的领导力技能,例如项目经理、发起人、干系人、高级管理层甚至项目团队成员。任何开展项目工作的人员都可以展现有效的领导力特质、风格和技能,以帮助项目团队执行和交付所要求的结果。
必须指出的是,当太多的参与者试图在多个、不一致的方向上施加项目影响时,可能会出现更多的冲突和困惑。但是,高绩效的项目会表现出一种由更多影响者组成的看似矛盾的联合体,每位影响者以互补的方式贡献更多的领导力技能。例如,如果发起人清楚地说明了优先级,那么技术主管就会开启关于交付选项的讨论。在该讨论中,个人贡献者会坚定地陈述利弊,直到项目经理使对话达成策略共识。成功的领导力使人能够在任何情况下影响、激励、指导和教练他人。它还包含了源自组织的文化和实践的很多特征。
领导力不应与职权混淆,后者是指向组织内人员赋予控制地位,以促进其以有效果和有效率的方式全面履行职能。职权是指行使权力的权利,通常通过正式手段(例如章程文件或指定的职务)授予某人。然后,此人即可拥有可表明其职权的某种角色或职位。职权是指对特定活动、个人行为或在某些情况下的决策承担责任。虽然个人可利用自己的职权来影响、激励、指导他人,或在他人未按要求或指示行事时采取行动,但这与领导力不同。例如,组织的高管可能授予某人组建项目团队以交付某项成果的职权。然而,仅仅拥有职权是不够的,还需要领导力来激励团队实现共同目标,影响他们调整个人利益以支持集体努力,取得项目团队成功而非个人成功。
有效的领导力会借鉴或结合各种领导力风格的要素。根据文献,有各种各样的领导力风格,从专制型、民主型、放任型、指令型、参与型、自信型、支持型到共识型等。在所有这些领导力风格中,没有一种领导力风格已被证明是公认为最好或得到普遍推荐的方法。相反,有效的领导力只有在最适合的特定情况时才会表现出来。例如:
▶ 在混乱无序的时刻,指令型的行动比协作型解决问题更清晰、更有推动力。
▶ 对于拥有高度胜任且敬业员工的环境,授权比集中式协调更有效。
当这些高级经理的优先事项发生冲突时,中立的引导要比提出详细建议更有帮助。有效的领导力技能是可以培养的,也是可以学习和发展的,从而成为个人的专业资产,为项目及其干系人带来收益。高绩效项目显示出一种持续改进的普遍模式,该模式直至个人层面。项目团队成员通过增加或实践各种技能或技术的组合,以加深领导力智慧,具体方法包括,但不限于:
▶ 让项目团队聚焦于商定的目标;
▶ 阐明项目成果的激励性愿景;
▶ 为项目寻求资源和支持;
▶ 就最好的前进方式达成共识;
▶ 克服项目进展的障碍;
▶ 协商并解决项目团队内部以及项目团队与其他干系人之间的冲突;
▶ 调整沟通风格和消息传递方式,使之与受众相关;
▶ 教练和辅导项目团队成员;
▶ 欣赏并奖励积极行为和贡献;
▶ 为技能增长和发展提供机会;
▶ 引导协同决策;
▶ 运用有效对话和积极倾听;
▶ 向项目团队成员赋能并向他们授予职责;
▶ 建立勇于担责、有凝聚力的项目团队;
▶ 对项目团队和干系人的观点表现出同理心;
▶ 对自己的偏见和行为有自我意识;
▶ 在项目生命周期内管理和适应变革;
▶ 通过承认错误,促进快速失败/快速学习的思维方式;
▶ 就期望的行为进行角色示范。
领导者的个性很重要。一个人可能具有很强的领导力技能,但随后可能会因给人留下自私自利或不可信赖的感觉而削弱其影响力。有效的领导者寻求成为在诚实、正直和合乎道德行为方面的角色楷模。他们专注于保持透明,行为无私,并能够寻求帮助。他们也明白,项目团队成员会仔细审视并仿效领导者所展现的价值观、道德和行为。因此,领导者还有额外的职责,即通过自身的行动展示期望的行为。
当领导者了解激励他人的因素时,项目会达到最佳的运作状态。当项目团队成员展现出符合干系人特定需要和期望的适当领导力特质、技能和特征时,项目团队就可以蓬勃发展。应了解如何以最佳方式与他人沟通、激励他人或者在必要时采取行动,这样有助于提高项目团队绩效并应对项目取得成功所面临的障碍。当一个项目中有多人发挥领导力时,这种领导力可以促使大家对项目目标担起共同的责任,而从另一方面又可以促进营造健康和充满活力的环境。激励因素包括资金、认可、自主权、令人信服的目标、成长机会和个人贡献等动力。
有效的领导力可促成项目取得成功,且有助于项目取得积极成果。在领导有方的项目中,单个项目团队、项目团队成员和其他干系人都会积极参与其中。每名项目团队成员都会心系共同的愿景,努力实现共享的成果,从而聚焦于交付结果。有效的领导力对于帮助项目团队维护有职业道德且易于适应的环境至关重要。
此外,各干系人可以根据被委派的职责和职权来履行商业义务。共享型领导力不会削弱或减少组织指定的领导者的角色或职权,也不会减少该领导者在适当的时间运用适当的领导力风格和技能的必要性。
通过融合各种风格、持续增长技能和利用激励因素,任何项目团队成员或干系人,不论其角色或职位如何,都可以激励、影响、教练和培养项目团队。
3.7 根据环境进行裁剪
图 3-8. 根据环境进行裁剪
适应独特的目标、干系人和环境的复杂性有助于项目取得成功。裁剪是对有关项目管理方法、治理和过程做出深思熟虑的调整,使之更适合特定环境和当前任务。项目团队对适当的框架进行裁剪,该框架带来灵活性,在项目生命周期的环境内持续产生积极的成果。商业环境、团队规模、不确定性程度和项目复杂性都是如何裁剪项目系统的考虑因素。项目系统可以从整体角度进行裁剪,包括应考虑相互关联的复杂性。通过使用“刚好够”的过程、方法、模板和工件以实现项目期望的成果。裁剪旨在最大化价值、管理制约因素并提高绩效。
项目团队和 PMO 一起,并考虑治理因素,按每个项目逐一讨论并确定交付方法以及产生成果所需的资源。这包括选择要使用的过程、开发方式、方法和交付项目成果所需的工件。裁剪决策可以是接受既定方法论的隐性行动。相反,裁剪也可以是选择并混合特定要素以适应项目和项目环境的独特特征的显性行动。在一定程度上,每个项目都需要裁剪,因为每个项目都存在于特定环境中。
项目通常是独特的,即使项目可交付物看起来并不独特。这是因为项目环境不同之处在于组织及其客户、渠道、和环境都是动态要素。这些变化和不断发展的学问可能会导致项目团队使用或开发不同的方法或方式来追求成功。项目团队应审视每个项目的各种独特条件,以便他们能够确定产生期望成果的最适当方法。
现有的方法论或常见的工作方式可以使我们了解如何对项目进行裁剪。方法论是由专门学科的从业者所采用的实践、技术、程序和规则所组成的体系。项目团队可能需要采取上级组织的方法论,这就是说,项目团队采用的方法论体系由过程、治理、方法和模板组成,它们为如何开展项目提供指导。虽然这使组织内的项目保持了一定程度的一致性,但该方法论本身可能仍需要根据每个项目的情况进行裁剪。组织政策和程序规定了项目团队授权的可以裁剪的边界。
项目团队还可以考虑项目管理过程的时间和成本。未进行裁剪的过程可能对项目或其成果几乎没有什么价值,同时会导致成本增加和进度延长。对项目方法以及适当的过程、方法和工件进行裁剪,可以帮助项目团队就与过程相关的成本和与项目成果相关的价值贡献做出决策。
除了决定如何对方法进行裁剪外,项目团队还需要向与该方法有关的干系人沟通裁剪决策,每个团队成员都应了解与这些干系人及其角色相关的所选方法和过程。
项目团队应该对项目方法进行裁剪,以适应项目及其环境的独特特征,这有助于提高项目的绩效水平,增加项目成功的概率。经过裁剪的项目方法可以为组织产生直接和间接的收益,例如:
▶ 项目团队成员会做出更深入的承诺,因为他们参与了方法的定义;
▶ 行动或资源方面的浪费会有所减少;
▶ 以客户为本(因为客户和其他干系人的需要是项目裁剪的重要影响因素);
▶ 项目资源得到更有效的利用,因为项目团队意识到各个项目过程的权重。
裁剪项目可以带来以下积极成果:
▶ 提高创新、效率和生产力;
▶ 吸取经验教训,以便可以分享特定交付方法的改进之处,并将它们应用于下一轮工作或未来的项目;
▶ 采用新的实践、方法和工件,组织的方法论得到进一步改进;
▶ 通过实验发现了改进的成果、过程或方法;
▶ 在具有多个专业背景的项目团队内,用于交付项目结果的方法和实践得到有效整合;
▶ 从长远来看组织的适应性有所增强。
对方法进行裁剪具有迭代性,因此,在项目生命周期中它是一个持续的过程。项目团队需要收集所有干系人的反馈,了解在项目进展过程中各种方法和经裁剪的过程对他们有何效果,以评估这些方法和过程的有效性,并给组织增加价值。
3.9 驾驭复杂性
图 3-10. 驾驭复杂性
项目是由相互作用的要素组成的系统。复杂性是由于人类行为、系统行为和模糊性而难以管理的项目或其环境的特征。交互的性质和数量决定了项目的复杂程度。复杂性源于项目要素、项目要素之间的交互以及与其他系统和项目环境的交互。虽然复杂性无法控制,但项目团队可以对其活动作出调整,以应对复杂性造成的影响。
项目团队通常无法预见复杂性的出现,因为它是风险、依赖性、事件或相互关系等许多因素交互的结果。另外,一些原因可能交汇在一起,产生单一的复杂影响,这使得很难分离出造成复杂性的特定原因。
项目复杂性是由项目和整个项目系统中的单个要素造成的。例如,项目的复杂性可能会随着更大数量和多样性的干系人(例如监管机构、国际金融机构、多个供应商、多个专业分包商或当地社区)而加深。这些干系人可以单独或共同对项目的复杂性产生重大影响。
一些更常见的复杂性来源包括:
▶ 人类行为。人类行为是人的行为、举止、态度和经验的相互作用。主观因素(例如与项目目的和目标相冲突的个人议程)的引入也可能会使人类行为的复杂性加深。位于偏远地区的干系人可能地处不同的时区,讲不同的语言,遵守不同的文化规范。
▶ 系统行为。系统行为是项目要素内部和项目要素之间动态相互依赖的结果。例如,不同技术系统的集成可能会导致威胁,从而影响项目的成果和成功。项目系统各组件之间的交互可能导致相互关联的风险,造成新出现或不可预见的问题,并产生不清晰和不相称的因果关系。
▶ 不确定性和模糊性。模糊性是一种不清晰、不知道会发生什么情况或如何理解某种情况的状态。选项众多或不清楚哪个是最佳选项可能会导致模糊性。不清晰或误导性事件、新出现的问题或主观情况也可能会导致模糊性。不确定性是指缺乏对问题、事件、要遵循的路径或要追求的解决方案的理解和认识。它涉及替代行动、反应和成果的概率,其中包括未知的未知和黑天鹅事件,它们是完全超出了现有的知识或经验的新兴因素。在复杂的环境中,不确定性和模糊性可以混合在一起,使因果关系模糊,以至于概率和影响定义不清。不确定性和模糊性很难降低到使因果关系可以很好定义并加以有效处理的程度。
▶ 技术创新。技术创新可能导致产品、服务、工作方式、流程、工具、技术、程序等的颠覆。台式电脑和社交媒体的出现是技术创新的范例,它们从根本上改变了项目工作的执行方式。新技术及其使用方式存在的不确定性会增加复杂性。创新有可能有助于项目产生解决方案,但若与其有关的不确定性未得到确定,则可能会导致项目混乱,从而使复杂性增加。
复杂性可能会出现在任何领域和项目生命周期的任何时点,并使项目受到影响。通过持续关注项目组件和整个项目,项目团队可以留意出现复杂性的迹象,从而识别贯穿整个项目的复杂性要素。如能了解系统思考、复杂的自适应系统、过往项目工作的经验,项目团队就能增强驾驭复杂性的能力。如能警惕出现复杂性的迹象,项目团队就能够调整自己的方法和计划,驾驭潜在的混乱,以有效地交付项目。
3.10 优化风险应对
图 3-11. 优化风险应对
风险是一旦发生即可能对一个或多个目标产生积极或消极影响的不确定事件或条件。已识别的风险可能会也可能不会在项目中发生。在整个生命周期内,项目团队应努力识别和评估项目内部和外部的已知和新出现的风险。
项目团队应力求最大化地增加积极风险(机会),减少消极风险(威胁)敞口。威胁可能会导致诸多问题,例如进度延迟、成本超支、技术故障、绩效下降或声誉受损等。机会可以带来诸多收益,例如时间缩短、成本下降、绩效改进、市场份额增加或声誉提升等。
项目团队还应监督整体项目风险。整体项目风险是不确定性对项目整体的影响。整体风险源自所有不确定性来源,包括众多单个风险,它表示干系人面临的项目成果变化的影响(包括正面影响和负面影响)的风险敞口。整体项目风险管理旨在将项目风险敞口保持在可接受的范围内。管理策略包括减少威胁的驱动因素,促进机会的驱动因素以及最大化地提高实现总体项目目标的可能性。
项目团队成员应该争取相关干系人参与,了解他们的风险偏好和风险临界值。风险偏好是描述为了预期的回报,组织或个人愿意承担不确定性的程度。风险临界值是围绕目标可接受的偏差范围的测量指标,它反映了组织和干系人的风险偏好。由于风险临界值能够反映风险偏好,因此,与 ±10% 的风险临界值相比,围绕成本目标±5% 的风险临界值反映的风险偏好更低。风险偏好和风险临界值可让项目团队了解如何驾驭项目中的风险。
有效且适当的风险应对可以减少单个和整体项目威胁,并增加单个和整体项目机会。项目团队应始终如一地确定潜在的风险应对措施,同时应谨记,这些应对措施应具有以下特征:
▶ 适当性和及时性与风险的重要性匹配;
▶ 具有成本效益;
▶ 在项目环境中切合实际;
▶ 相关干系人达成共识;
▶ 由一名责任人承担。
风险可能存在于企业、项目组合、项目集、项目和产品中。项目可能是某一项目集的一个组件,在该项目集中,风险可能会增强或减少收益实现,从而影响价值。项目可能是某一包含相关或不相关工作的项目组合的一个组件,在该项目组合中,风险可能会增强或减少项目组合的总体价值,及商业目标的实现。
采用一致的风险评估、规划并积极主动地管理风险的组织和项目团队通常会发现,以上投入会比在风险发生时对问题作出反应的成本要低。
有关风险管理的更多信息,请参阅《项目组合、项目集和项目的风险管理标准》[3]。
3.11 拥抱适应性和韧性
图 3-12. 拥抱适应性和韧性
大多数项目在某个阶段都会遇到挑战或障碍。如果项目团队开展项目的方法同时具备适应性和韧性,则有助于项目适应各种影响并蓬勃发展。适应性是指应对不断变化的情形的能力。韧性由两个具有互补性的特质组成:吸收冲击的能力和从挫折或失败中快速恢复的能力。适应性和韧性是任何开展项目的人员应具备的有益特征。
项目很少会按最初的计划执行。项目会受到内部和外部因素(新需求、问题、干系人影响等因素)影响,这些因素存在于一个有各种相互作用的系统中。项目中的某些要素可能会失败或达不到预期,这需要项目团队重新组合、重新思考和重新规划。例如,在基础设施项目中,法院在项目执行期间的裁决可能会导致设计和计划的变更。在技术项目中,技术方面的电脑化模型可能会显示各个组件可以正常协同工作,但它们在实际应用时却发生故障。在这两个案例中,项目团队都需要应对此情形,以便推进项目。有一种观点认为,项目应严格遵守早期阶段的计划和承诺,即使在出现新的或不可预见的因素之后亦是如此。这种观点对包括客户和最终用户在内的干系人是没有益处的,因为这束缚了产生价值的可能性。但是,应该从整体的角度做到适应性,例如应采用适当的变更控制过程,以避免诸如范围蔓延等问题。在项目环境中,支持适应性和韧性的能力包括:
▶ 较短的反馈循环,以便快速适应;
▶ 持续学习和改进;
▶ 拥有宽泛技能组合的项目团队,同时还有在每个所需技能领域具有广博知识的个人;
▶ 定期检查和调整项目工作,以识别改进机会;
▶ 多样化的项目团队,以获得广泛的经验;
▶ 开放和透明的规划,让内部和外部干系人参与;
▶ 小规模的原型法和实验,以测试想法和尝试新方法;
▶ 充分运用新的思考方式和工作方式的能力;
▶ 平衡工作速度和需求稳定性的过程设计;
▶ 组织的开放式对话;
▶ 具有宽泛的技能组合、文化和经验的多样性项目团队,同时还有各个所需技能领域的主题专家;
▶ 对过去相同或类似工作中所获学习成果的理解力;
▶ 预测多种潜在情景,并为多种可能的情况做好准备的能力和意愿;
▶ 将决策推迟到最后责任时刻;
▶ 管理层支持;
▶ 平衡速度和稳定性的开放式设计。
预期的成果而非可交付物能够促成解决方案,进而可利用比原始计划更好的结果。例如,项目团队可找到替代解决方案,以提供比原始定义的可交付物更优的成果。虽然探寻替代方案通常属于商业论证的范畴,但技术和其他能力的演变非常快,以至于在商业论证完成和项目收尾之间的任何时候都可能会出现解决方案。项目期间可能会出现适应项目的机会,届时项目团队应向项目发起人、产品负责人或客户说明为何要抓住这一机会。根据合同类型,因适应项目而进行的某些变更可能需要客户批准。在项目发起人、产品负责人或客户的支持下,项目团队应准备好调整其计划和活动以利用这一机会。
项目系统中的意外变更和情况也可能会带来机会。为了优化价值交付,项目团队应该针对变更和计划外事件运用问题解决和整体思维方法。发生计划外事件时,项目团队应寻找可能获得的潜在积极成果。
例如,将项目时间线后期发生的变更包含进来,这样就可以成为市场上第一个提供该功能的产品,从而增加竞争优势。
在项目中保持适应性和韧性,可使项目团队在内部和外部因素发生变化时聚焦于期望成果,这有助于他们从挫折中恢复过来。这些特征还有助于项目团队学习和改进,以便他们能够从失败或挫折中快速恢复,并继续在交付价值方面取得进展。
3.1 概述
裁剪是对有关项目管理方法、治理和过程深思熟虑后作出调整,使之更适合特定环境和当前工作。
在项目环境中,裁剪会考虑开发方法、过程、项目生命周期、可交付物以及与其共同参与工作人员的选择。裁剪过程受《项目管理标准》[1] 中的指导性项目管理原则、组织价值观和组织文化的驱动。例如,如果核心的组织价值观是“以客户为中心”,那么为启发需求和确认范围而选择的活动就要倾向于采用以客户为中心的方法。这种方法符合“有效地干系人参与”这一原则。同样,在项目的整个生命周期,风险偏好较低的组织可能有许多流程和程序来指导项目。而在同一市场上运营但风险承受能力高的类似公司可能会有较少的流程和程序。在这两个示例中,尽管各个组织的偏好、流程和程序各不相同,但它们都遵守“优化风险应对”这一原则。
使用裁剪需要谨慎选择和调整多个项目因素,无论是否使用“裁剪”标签皆是如此。
剪裁的替代方案是使用未经修改的框架或方法论。有许多方法论可以描述项目中使用的过程、阶段、方法、工件和模板。这些方法论及其组件不是根据组织环境定制的。
它们中的大多数都有明确的指导说明,它指出不应只是严格遵守,而是要经过一个裁剪过程,以便根据项目的特定类型、规模和复杂性确定哪些要素最有用。可是一些经验不足的从业者试图完完全全地应用该方法论,而不考虑项目规模、复杂性、持续时间或组织环境。
进行裁剪时需要了解项目背景、目的和运行环境。项目的运行环境非常复杂,需要平衡下列潜在的互相矛盾的要求,包括但不限于:
▶ 尽快交付;
▶ 最小化项目成本;
▶ 优化所交付的价值;
▶ 创建高质量的可交付物和成果;
▶ 遵守监管标准;
▶ 满足不同干系人的期望;
▶ 适应变化。
需要理解、评估和平衡这些因素,以便为项目创造切实可行的运行环境。
有些情况可能会限制项目团队调整其方法的程度,例如,当组织政策要求使用特定方法或合同强制规定了某种方法时。
2 常用缩写
自 1987 年以来《项目管理标准》一直代表着基于过程的项目管理标准《 PMBOK 指南》中包含的《项目管理标准》与一系列业务过程有关的项目管理准则和职能相保持一致。这些业务过程支持以下持续且可预测的实践:
▶ 可被记录;
▶ 通过这些实践可对过程的绩效作出评估;
▶ 通过这些实践可对过程做出改进,从而最大化效率并最小化威胁。
在支持良好实践方面,虽然这些做法是有效的,但从本质上看,基于过程的项目管理标准是规定性的。随着项目管理在按比以往更快的速度发展,过去基于过程导向的版本难以为继,无法反映价值交付的整个大环境。因此,本版指南转而采用基于原则的标准,为有效的项目管理提供支持,并更多地关注预期成果,而非可交付物。
在本版标准部分逐步发展过程中,来自全球各地不同行业和组织、担任不同职位、实施不同类型项目的从业者为该标准的草案编撰贡献了力量,并/或提供了反馈意见。此外,参与第 7 版《 PMBOK 指南》编写的各位负责人和工作人员还审阅了其他知识体系和专注于项目管理的著作,来探究这些资料中蕴含的有关项目管理原则的概念。这些共同的努力凸显了各界对我们的强有力支持,为我们确认本版指南中的指导原则以适用于项目管理涉及的整个范围提供了支持。
迄今为止,全球项目管理界已认同应将该标准转变为一份原则声明。这些原则声明充分体现并总结了项目管理实践的公认目标及其核心功能。这些原则声明还提供了广泛的参考因素,项目团队能够在这些参考因素范围内开展工作,并提供众多方法来契合这些原则的意图。
借助这些原则声明,PMI 提供了整个价值交付环境中有效的项目管理方法:从预测型到适应型,以及中间的各种方法。这些基于原则的方法还与《项目集管理标准(第 3 版和第 4 版)和《项目组合管理标准》(第 4 版)的发展保持一致《项目组合、项目集和项目的风险管理标准》和《收益实现管理:实践指南》,这两个标准是全球主题专家团队基于原则的方法开发的新产品的代表。
本版《项目管理标准》或《项目管理知识体系指南》中的任何内容都不否定与过去版本中基于过程的方法的一致性。对于指导其项目管理能力、调整其方法论并评估其项目管理能力,很多组织和从业人员仍然认为基于过程的方法非常有用。这种方法与新版本的内容仍是相关的。
本版《 PMBOK 指南》的另一个重要变化是从系统视角论述项目管理。这一转变始于将系统视角的价值交付作为《项目管理标准》的一部分,并继续呈现《 PMBOK 指南》的内容。该“价值交付系统”部分改变了原有视角,即从项目组合、项目集和项目治理到重点关注将它们与其他业务能力结合在一起的价值链,再进一步推进到组织的战略、价值和商业目标。在项目管理的背景下《项目管理标准》和《 PMBOK 指南》强调,项目不只是产生输出,更重要的是要促使这些输出推动实现成果,而这些成果最终会将价值交付给组织及其干系人。
这种系统视角反映了从过去版本的《 PMBOK 指南》中的“知识领域”转变为八个绩效域。绩效域是一组对有效地交付项目成果至关重要的相关活动。总的来说,绩效域所代表的项目管理系统体现了彼此交互、相互关联且相互依赖的管理能力,这些能力只有协调一致才能实现期望的项目成果。随着各个绩效域彼此交互和相互作用,变化也会随之发生。项目团队要有整体系统思维的意识,不断审查、讨论、适应并应对这些变化,而非只是关注发生变化的具体绩效域。遵照《项目管理标准》中的“价值交付系统”这一概念,团队会通过以成果为中心的测量指标,而非按照各个过程或生成的工件、计划等来对各绩效域中的有效绩效作出评估。
原先版本的《 PMBOK 指南》强调必须对项目管理方法进行裁剪,使之适应于各项目的独有特征及其运行背景。第 6 版明确包括了相关考虑因素,以帮助项目团队思考如何对其项目管理方法进行裁剪。这些内容包含在各知识领域章节的前言部分,同时介绍了各类项目环境的考虑因素。本版《 PMBOK 指南》特设“裁剪”一章,对这项内容作出了进一步阐述。
本版指南新增了“模型、方法和工件”一章,为支持项目管理提供了高层级组合的模型、方法和工件。
这一章中有原先版本指南中为项目管理提供支持的工具、技术和输出的链接,但对团队应在何时、如何使用哪种工具未做出规定。
最后一个变化反映了《 PMBOK 指南》发行史上最重要的创新,即推出了 PMIstandards+™ 这一交互式数字平台,该平台融合了当下、新兴和未来的实践、方法、工件及其他有用的信息。这些数字内容更好地反映了项目管理知识体系的动态性PMIstandards+ 向项目管理从业人员和其他干系人提供了更加丰富、范围更加广泛的信息和资源,这些信息和资源能够更加快速地顺应项目管理领域中的发展和变化。这些内容根据行业板块、项目类型或其他特征阐述了具体实践、方法或工具如何适用于具体的项目PMIstandards+首先介绍了《 PMBOK 指南》第 6 版的输入、工具和技术以及输出,同时会继续纳入支持项目管理发展的新资源。展望未来《项目管理标准》和 《 PMBOK 指南》的用户可以在 PMIstandards+ 中找到补充印刷版出版物的丰富信息。
下图说明了项目《项目管理标准》的修订内容,以及《 PMBOK 指南》从第 6 版到第 7 版的变化,此外还有与 PMIstandards+ 数字平台的连接。
修订了《项目管理标准》 ,并将《 PMBOK 指南》和 PMIstandards+ 数字内容平台从第 6 版过渡到第 7 版
3 定义
自 1987 年以来《项目管理标准》一直代表着基于过程的项目管理标准《 PMBOK 指南》中包含的《项目管理标准》与一系列业务过程有关的项目管理准则和职能相保持一致。这些业务过程支持以下持续且可预测的实践:
▶ 可被记录;
▶ 通过这些实践可对过程的绩效作出评估;
▶ 通过这些实践可对过程做出改进,从而最大化效率并最小化威胁。
在支持良好实践方面,虽然这些做法是有效的,但从本质上看,基于过程的项目管理标准是规定性的。随着项目管理在按比以往更快的速度发展,过去基于过程导向的版本难以为继,无法反映价值交付的整个大环境。因此,本版指南转而采用基于原则的标准,为有效的项目管理提供支持,并更多地关注预期成果,而非可交付物。
在本版标准部分逐步发展过程中,来自全球各地不同行业和组织、担任不同职位、实施不同类型项目的从业者为该标准的草案编撰贡献了力量,并/或提供了反馈意见。此外,参与第 7 版《 PMBOK 指南》编写的各位负责人和工作人员还审阅了其他知识体系和专注于项目管理的著作,来探究这些资料中蕴含的有关项目管理原则的概念。这些共同的努力凸显了各界对我们的强有力支持,为我们确认本版指南中的指导原则以适用于项目管理涉及的整个范围提供了支持。
迄今为止,全球项目管理界已认同应将该标准转变为一份原则声明。这些原则声明充分体现并总结了项目管理实践的公认目标及其核心功能。这些原则声明还提供了广泛的参考因素,项目团队能够在这些参考因素范围内开展工作,并提供众多方法来契合这些原则的意图。
借助这些原则声明,PMI 提供了整个价值交付环境中有效的项目管理方法:从预测型到适应型,以及中间的各种方法。这些基于原则的方法还与《项目集管理标准(第 3 版和第 4 版)和《项目组合管理标准》(第 4 版)的发展保持一致《项目组合、项目集和项目的风险管理标准》和《收益实现管理:实践指南》,这两个标准是全球主题专家团队基于原则的方法开发的新产品的代表。
本版《项目管理标准》或《项目管理知识体系指南》中的任何内容都不否定与过去版本中基于过程的方法的一致性。对于指导其项目管理能力、调整其方法论并评估其项目管理能力,很多组织和从业人员仍然认为基于过程的方法非常有用。这种方法与新版本的内容仍是相关的。
本版《 PMBOK 指南》的另一个重要变化是从系统视角论述项目管理。这一转变始于将系统视角的价值交付作为《项目管理标准》的一部分,并继续呈现《 PMBOK 指南》的内容。该“价值交付系统”部分改变了原有视角,即从项目组合、项目集和项目治理到重点关注将它们与其他业务能力结合在一起的价值链,再进一步推进到组织的战略、价值和商业目标。在项目管理的背景下《项目管理标准》和《 PMBOK 指南》强调,项目不只是产生输出,更重要的是要促使这些输出推动实现成果,而这些成果最终会将价值交付给组织及其干系人。
这种系统视角反映了从过去版本的《 PMBOK 指南》中的“知识领域”转变为八个绩效域。绩效域是一组对有效地交付项目成果至关重要的相关活动。总的来说,绩效域所代表的项目管理系统体现了彼此交互、相互关联且相互依赖的管理能力,这些能力只有协调一致才能实现期望的项目成果。随着各个绩效域彼此交互和相互作用,变化也会随之发生。项目团队要有整体系统思维的意识,不断审查、讨论、适应并应对这些变化,而非只是关注发生变化的具体绩效域。遵照《项目管理标准》中的“价值交付系统”这一概念,团队会通过以成果为中心的测量指标,而非按照各个过程或生成的工件、计划等来对各绩效域中的有效绩效作出评估。
原先版本的《 PMBOK 指南》强调必须对项目管理方法进行裁剪,使之适应于各项目的独有特征及其运行背景。第 6 版明确包括了相关考虑因素,以帮助项目团队思考如何对其项目管理方法进行裁剪。这些内容包含在各知识领域章节的前言部分,同时介绍了各类项目环境的考虑因素。本版《 PMBOK 指南》特设“裁剪”一章,对这项内容作出了进一步阐述。
本版指南新增了“模型、方法和工件”一章,为支持项目管理提供了高层级组合的模型、方法和工件。
这一章中有原先版本指南中为项目管理提供支持的工具、技术和输出的链接,但对团队应在何时、如何使用哪种工具未做出规定。
最后一个变化反映了《 PMBOK 指南》发行史上最重要的创新,即推出了 PMIstandards+™ 这一交互式数字平台,该平台融合了当下、新兴和未来的实践、方法、工件及其他有用的信息。这些数字内容更好地反映了项目管理知识体系的动态性PMIstandards+ 向项目管理从业人员和其他干系人提供了更加丰富、范围更加广泛的信息和资源,这些信息和资源能够更加快速地顺应项目管理领域中的发展和变化。这些内容根据行业板块、项目类型或其他特征阐述了具体实践、方法或工具如何适用于具体的项目PMIstandards+首先介绍了《 PMBOK 指南》第 6 版的输入、工具和技术以及输出,同时会继续纳入支持项目管理发展的新资源。展望未来《项目管理标准》和 《 PMBOK 指南》的用户可以在 PMIstandards+ 中找到补充印刷版出版物的丰富信息。
下图说明了项目《项目管理标准》的修订内容,以及《 PMBOK 指南》从第 6 版到第 7 版的变化,此外还有与 PMIstandards+ 数字平台的连接。
修订了《项目管理标准》 ,并将《 PMBOK 指南》和 PMIstandards+ 数字内容平台从第 6 版过渡到第 7 版